Обеспечение сохранности документов в электронной форме

16.2. Обеспечение  сохранности документов в электронной  форме

 
Один из основных вопросов, определяющих успешное использование компьютерных технологий в любом офисе — это надежность хранения документов в электронной форме. Решение проблемы сохранности электронных документов складывается из: 
 
• устойчивого электропитания; 
 
• резервного копирования; 
 
• антивирусной защиты; 
 
• профилактики и диагностики с использованием специальных утилит (вспомогательных программ). 
 
Первая задача, наиболее просто решаемая, — это обеспечение надежного бесперебойного электропитания компьютеров. Для этого служат устройства, которые так и называются — источник бесперебойного питания (ИБП). 
 
Вторая задача — обеспечение резервного копирования документов организации, фирмы, отдела, подразделения и конкретного сотрудника, — призвана обеспечить восстановление утраченных документов. 
 
Под резервным копированием понимается создание копий документов на сменном внешнем носителе (дискете, магнитной ленте, магнитооптическом диске, CD-ROM и т.п.). 
 
Наличие резервной (страховой) копии позволяет восстановить документы при случайном их удалении или поломке компьютера. 
 
Задача организации резервного копирования включает в себя: 
 
• выбор оптимального устройства, на которое будет производиться резервное копирование; 
 
• организацию процедуры периодического копирования. 
 
На компьютерах, не объединенных в локальную сеть, для хранения небольших объемов документов могут использоваться стандартные дискеты. 
 
Если все компьютеры организации объединены в локальную сеть, то используют один-два накопителя большой емкости, осуществляющих копирование данных со всех компьютеров сети. В небольших фирмах копирование с отдельно стоящих компьютеров может осуществляться путем использования подключаемого внешнего устройства. 
 
Не менее важна организация процесса резервного копирования. 
 
Процедура резервного копирования не занимает много времени. Но важно обеспечить ее правильную организацию и периодичность. Многие сотрудники пренебрегают резервным копированием, пока не случится утеря важных документов. Необходимо разъяснять работникам, что только регулярное сохранение всех созданных и измененных в течение дня документов на внешний носитель гарантирует от утери проделанной ими работы. 
 
Периодичность копирования устанавливается с учетом объема документов, создаваемых в организации, их важности и наличия бумажных копий. Лицо, ответственное за делопроизводство, с установленной периодичностью делает либо полную копию папок, выделенных для общих документов, либо копирует только новые и измененные файлы. Для организации копирования важно, чтобы сотрудники помещали создаваемые ими документы в установленные папки. Ежедневное проведение архивации данных может занимать всего 5—15 мин и полностью окупает себя, обеспечивая сохранность информации. 
 
Третье направление обеспечения сохранности документов в электронной форме — использование специального программного обеспечения, гарантирующего защиту данных от разрушения вирусами. 
 
Антивирусные программы предотвращают проникновение вирусов на компьютеры организации, выявляют инфицированные файлы и осуществляют «лечение» зараженного компьютера. Особенно опасны вирусы в условиях локальной сети, когда, проникнув на один компьютер, вирус может поразить все компьютеры, объединенные в сеть. Основные источники вирусов: 
 
• нелегальное программное обеспечение (чаще всего игры); 
 
• дискеты, зараженные вирусом, находящимся в загрузочном секторе; 
 
• документы MS Word и Excel, зараженные макровирусами. 
 
Каждый сотрудник, обменивающийся информацией на дискетах, должен первым делом, получив дискету, запустить антивирусную программу и потратить минуту на проверку дискеты на наличие вирусов. Эта процедура должна быть обязательной для всех сотрудников организации, работающих с дискетами, и записана как обязанность в их должностных инструкциях. 
 
Простейший способ сократить вероятность заражения компьютера, подключенного к локальной сети — отключить дисководы большей части сотрудников. Параллельно такая мера обеспечивает и предотвращение несанкционированной утечки информации. В этом случае запись информации на дискеты и ввод информации, полученной на дискетах, осуществляется уполномоченными сотрудниками, обязательно осуществляющими предварительную проверку дискет на наличие вирусов. Еще один плюс от такого мероприятия — сотрудники не будут устанавливать на свои компьютеры игровые программы, которые часто являются носителями вирусов, а также приводят к потерям рабочего времени. 
 
Проверку компьютера, выявление вирусов и их уничтожение осуществляет ряд антивирусных программ. Наиболее известны отечественные программы фирм «Диалог-Наука» (Aidstest, Doctor Web, ADinf) и «Ками» (AntiViral Toolkit Pro), из зарубежных — Norton AntiVirus фирмы Symantec. 
 
Четвертая задача — осуществление диагностики состояния компьютера с использованием программ, предотвращающих «зависание» системы, обеспечивающих сохранение данных в случае «краха системы» и т.п. Работа таких вспомогательных программ направлена на сохранение данных даже в случае сбоев в работе программного обеспечения. 
 
Часто сбои в работе компьютера связаны с недоработками в программном обеспечении или с некорректным взаимодействием установленных на компьютере программ между собой. Существуют тысячи программ, многие из которых предоставляют те или иные дополнительные возможности по работе с текстами, графикой, с Internet, настройке компьютера и т.п. Однако общие принципы работы программ в среде Windows — взаимодействие программ между собой и использование общих элементов (программных модулей) — требуют длительной процедуры отладки программы и проверки на совместимость с другими. А так как общая тенденция, связанная с конкуренцией в развитии программного обеспечения, — быстрый выпуск новых программ и появление их новых версий каждые два-три года, то нельзя быть уверенным, что новая программа всегда будет работать с уже имеющимися на компьютере. Какой же из этого вывод? Не устанавливайте на компьютер новых программ сверх необходимого! 
 
Чем меньше программ установлено на компьютере, тем меньше вероятность случайных сбоев и отказов в работе. Если же все-таки необходимо установить новую программу, рекомендуется использовать специальные программы для отслеживания процесса установки новой программы и в случае необходимости — корректного ее удаления. 
 
В конечном счете для обеспечения нормальной работы компьютера следует соблюдать лишь несколько правил, отнимающих минимум времени: 
 
• все время должна работать в фоновом режиме антивирусная программа, чтобы не допустить заражения компьютера вирусами; 
 
• каждая дискета, побывавшая в чужом компьютере, каждое сообщение, поступившее по электронной почте в виде присоединенного файла, должны быть сразу же проверены на наличие вируса; 
 
• результаты работы должны регулярно сохраняться на сменном носителе. 
 
В целом, хранение документов в электронной форме позволяет не только кардинально ускорить поиск необходимой информации, но и в случае больших объемов документооборота значительно сократить стоимость хранения за счет сокращения занимаемых документами площадей. 

16.3. Архивное хранение

 
Особенность электронного хранения состоит  в направлении документов в электронный  архив сразу по завершению работы с ними в делопроизводстве. Это  позволяет обеспечить сохранность документов, их централизованное хранение, быстрый поиск и распределенный доступ к документам как с помощью локальной сети, так и (при необходимости) с использованием удаленного доступа (по телефону и через Internet). 
 
База данных о документах формируется в процессе их регистрации. 
 
Данные о документах за истекший год хранятся отдельно и после того, как все документы за истекший год будут исполнены. База данных используется только для справочной работы и может быть переписана на внешний носитель информации. В зависимости от объема информации это может быть дискета, магнитная лента, CD-ROM или другой архивный носитель. В случае возникновения необходимости поиска документов за предшествующие годы информация считывается с архивного носителя. В связи с этим если документы за прошедшие годы требуются крайне редко, то для их хранения можно использовать стример (запись на магнитную ленту), требующий восстановления данных на жестком диске для их использования. Если же необходимость в наведении справок по документам за прошедшие годы возникает достаточно часто, то для хранения баз данных (БД) и самих документов лучше использовать устройства со сменными дисками, емкость и тип которых определяются потребностями организации. 
 
Особенно актуальным перенос информации на сменные носители становится в организациях с большим объемом документооборота. Документы постоянного и долговременного сроков хранения обычно записываются на CD-ROM, а документы временного срока хранения — на носители, обеспечивающие их стирание по истечении срока хранения и перезапись (магнитооптика и т.п.). 
 
В организациях с высокими требованиями к оперативному поиску документов могут использоваться системы, поддерживающие автоматическую миграцию (перенос) неиспользуемых документов на внешние, более медленные носители информации и восстановление информации на жестком диске компьютера в случае частого к ней обращения. 
 
Сроки хранения документов не зависят от формы их существования — бумажной или электронной — и определяются, как уже сказано выше, специальными справочниками — перечнями документов с указанием сроков хранения (типовым и ведомственными). Кроме того, в каждой организации имеется номенклатура дел. Она также вносится в компьютер и является самостоятельной таблицей в базе данных о документах организации. 
 
Сроки хранения, заложенные в номенклатуре дел, позволяют при выборе в регистрационной карточке документа номера дела, в которое помещается документ, автоматически определять его срок хранения и инициировать перемещение или копирование документа в соответствующий раздел архива. 
 
В качестве места для хранения документов архива обычно используется логический диск или несколько папок компьютера, оборудованного устройством записи данных на внешний носитель. При наличии программ типа «электронный архив» учет и копирование документов производятся автоматически. В небольших организациях это делается вручную: документы разделяются по срокам хранения, создаются папки, соответствующие годовым разделам описей. При небольшом количестве документов одного срока хранения они располагаются в одной папке. При значительном количестве документов, особенно постоянного хранения, они располагаются внутри годового раздела в папках соответствующих подразделений. 
 
После накопления на жестком диске документов за определенный период производится их копирование на внешний носитель. На один носитель копируются документы одного срока хранения. Для обеспечения сохранности и экономии места на жестком диске на внешние носители могут переноситься и неиспользуемые документы временного срока хранения. Это особенно актуально для бухгалтерских документов, которые занимают заметное место в общем объеме документации учреждения. Минимальный срок их хранения установлен Федеральным законом «О бухгалтерском учете» — пять лет с правом уничтожения только после проведения ревизии. При этом для документов постоянного и долговременного сроков хранения особое внимание необходимо уделять сохранности носителя информации. (Например, если документы копируются на дискеты, магнитную ленту, сменный жесткий диск — эти носители следует защитить от возможного магнитного воздействия — плотно упаковать, положить в сейф и т.п.). Обязательное условие — проверка качества записи после переноса данных и периодическая проверка сохранности данных в течение срока хранения носителей информации. 
 
Если документы используются в оперативной работе, они могут оставаться и на жестком диске или быть скопированы на него в случае необходимости. 
 
Оптимальным вариантом для документов постоянного и долговременного хранения является сегодня CD-R, гарантирующий от случайного стирания информации и позволяющий считывать файлы практически на любом компьютере, оборудованном CD-ROM. 
 
Организации, полностью перешедшие на безбумажный документооборот, имеют таким образом возможность сэкономить значительные площади, занимаемые ранее под архивохранилища. Документы в этом случае выводятся на бумажный носитель только по требованию правоохранительных и контролирующих органов или деловых партнеров. 
 
Однако документы постоянного и долговременного сроков хранения (по личному составу) в большинстве организаций пока еще традиционно оформляются и хранятся в бумажной форме. Автоматизированные технологии и здесь позволяют существенно ускорить делопроизводственные операции по подготовке дел к архивному хранению — составление описей дел постоянного и долговременного хранения, внутренних описей дел, актов на выделение дел к уничтожению. Для автоматизации этих операций необходимо указание в регистрационной карточке исполненного документа номера дела, в которое помещен бумажный документ (либо копия — для исходящих документов, когда подлинник отправляется по почте). 
 
По окончании делопроизводственного года производится сортировка по делам всей базы данных о документах учреждения, сформировавшейся в течение года в процессе регистрации документов. Данные о документах организации за истекший год используются для составления описи всех документов, сгруппированных по делам. Внутри дела документы располагаются по порядку поступления (в основном в хронологическом порядке). Для дел постоянного и долговременного хранения такой список документов дела распечатывается в виде внутренней описи и подшивается в начале дела. 
 
Архивные правила предусматривают составление описей дел постоянного и долговременного сроков хранения. Наличие автоматизированной системы учета позволяет составлять подокументные описи, невозможные раньше при традиционной бумажной технологии ввиду их трудоемкости. Такие описи значительно облегчают и ускоряют поиск необходимых документов в архиве, обеспечивают их учет и сохранность. 
 
В случае передачи документов на государственное хранение по требованию архивных органов на основе подокументных описей легко могут быть сформированы обобщенные описи на дела постоянного и долговременного сроков хранения.