Обработка и хранение конфиденциальных документов

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

Государственное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

ВЛАДИМИРСКИЙ  ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ 

Кафедра «Экономика и стратегическое управление» 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

РЕФЕРАТ 
 

по дисциплине: «Документирование управленческой деятельности»

на тему: «Обработка и хранение конфиденциальных документов» 
 
 
 
 
 
 

Выполнил:

студент гр. ЗЭУСвд-110

Мусаткин  М.Г. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Владимир 2011 г

     Содержание 

Введение…………………………………………………………………………..3

Глава 1. Документооборот как объект защиты…………………………………5

1.1. Состав, ценность и  безопасность  информации…………………………...5

1.2. Понятие  и виды конфиденциальных документов………………………...10

Глава 2. Защита информации в документопотоках,

обработка и хранение конфиденциальных документов………………………16

2.1 Основные  направления обработки и защиты информации……………….16

2.2 Функционирование  системы защиты………………………………………20

2.3. Архивное  хранение конфиденциальных  документов……………………26

Заключение……………………………………………………………………….28

Список  литературы………………………………………………………………29 
 
 
 

 

      Введение 

     При рыночных условиях и конкуренции коммерческая тайна выступает как элемент маркетинга и предприимчивости, как способ увеличения прибыли предприятия и как условие для создания его преимущества. Утечка коммерческих секретов может привести к снижению доходов предприятия или даже к его банкротству.

     Сотрудник (служащий) обязан строго хранить в тайне сведения, отнесенные к коммерческой тайне предприятия, ставшие ему известными по службе или иным путем. Разглашение коммерческой тайны предприятия, передача третьим лицам, публикация без согласия предприятия, а также использование для занятия любой деятельностью, которая в качестве конкурентного действия может нанести ущерб предприятию, влечет уголовную, административную, гражданско-правовую или иную ответственность в соответствии с законодательством.

     Насколько важна любая информация, относящаяся к бизнесу понятно большинству людей так или иначе связанных с бизнесом. Пользуясь собранной и обработанной информацией, можно успешно конкурировать на своем рынке и захватывать новые. Информация помогает в поиске партнеров и способствует четкому определению позиции по отношению к ним.

     Говоря  проще: кто владеет достоверной  и полной информацией — тот  владеет ситуацией, а кто владеет  ситуацией — тот способен управлять ею в своих интересах, а кто способен управлять — тот способен побеждать. Вот простая формула успеха любой деятельности.

     Вопросы безопасности — важная часть концепции  внедрения новых информационных технологий во все сферы жизни  общества. Широкомасштабное использование вычислительной техники и телекоммуникационных систем в рамках территориально-распределенной сети, переход на этой основе к безбумажной технологии, увеличение объемов обрабатываемой информации и расширение круга пользователей приводят к качественно новым возможностям несанкционированного доступа к ресурсам и данным информационной системы, к их высокой уязвимости.

     Смена общественно-экономической формации в стране, появление наряду с государственной  частной формы собственности  и ряд других факторов привели к необходимости пересмотра отдельных действовавших норм, созданию новых законов, других правовых актов, в том числе в той или иной мере связанных с вопросами защиты информации. Вопрос, что надо делать в области защиты документированной информации, относительно четко сформулирован, а как – по отдельным направлениям не решен и сегодня.

 

      Глава 1. Документооборот как объект защиты

1.1. Состав, безопасность и защита  информации

     В современной российской рыночной экономике  обязательным условием успеха предпринимателя в бизнесе, получения прибыли и сохранения в целостности созданной им организационной структуры является обеспечение экономической безопасности его деятельности. Одна из главных составных частей экономической безопасности – информационная безопасность.

     Необходимо  помнить о том, что информацию очень сложно сохранить, не дать ей уйти за пределы организации.

     С появлением новых технологий (компьютеры и оргтехника) защитить информацию становится все труднее. Множество  конкурентов не упустят малейшей возможности получить конфиденциальную информацию фирмы-конкурента и использовать ее в своих целях. Для того чтобы избежать утечки информации, составляющей тайну фирмы, создаются службы по контролю за документами конфиденциального характера, их передвижением и хранением в организации.

     Безопасность  ценной документируемой информации определяется степенью ее защищенности от последствий экстремальных ситуаций, в том числе стихийных бедствий, а также пассивных и активных попыток злоумышленника создать потенциальную или реальную угрозу несанкционированного доступа к документам с использованием организационных и технических каналов, в результате чего могут произойти хищение и неправомерное использование злоумышленником информации в своих целях, ее модификация, подмена, фальсификация, уничтожение.

     Злоумышленник – это недобросовестный конкурент, лицо, действующее в интересах  конкурента, противника или в личных корыстных интересах (агенты иностранных  спецслужб, промышленного и экономического шпионажа, криминальных структур, отдельные преступные элементы, психически больные лица и др.). Понятие «злоумышленник» тесно связано с понятием «постороннее лицо», то есть любое лицо, не имеющее непосредственного отношения к деятельности фирмы (работники коммунальных служб, экстремальной помощи, прохожие и др.), посетители фирмы, работники других организационных структур, а также сотрудники данной фирмы, не имеющие права доступа в определенные помещения, к конкретному документу, информации, базе данных.

     Документируемая информация, используемая предпринимателем в бизнесе и управлении предприятием, организацией, банком, компанией или другой структурой (далее – фирма), является его собственной или частной информацией, представляющей для него значительную ценность, его интеллектуальной собственностью.

     Ценность  информации может быть стоимостной  категорией, характеризующей конкретный размер прибыли при ее использовании  или размер убытков при ее утрате. Информация часто становится ценной ввиду ее правового значения для  фирмы или развития бизнеса, например учредительные документы, программы и планы, договоры с партнерами и посредниками и т. д. Ценность информации может также отражать ее перспективное научное, техническое или технологическое значение¹.

     Информация, имеющая интеллектуальную ценность для предпринимателя, обычно разделяется на два вида:

     - техническая, технологическая: методы изготовления продукции, программное обеспечение, производственные показатели, химические формулы, результаты испытаний опытных образцов, данные контроля качества и т. п.;

     - деловая: стоимостные показатели, результаты исследования рынка, списки клиентов, экономические прогнозы, стратегия действий на рынке и т. п.

     Ценная  информация охраняется нормами гражданского, патентного и авторского права или включается в категорию информации, составляющую тайну фирмы.

     Выявление и регламентация реального состава  информации, представляющей ценность для предпринимателя и составляющей тайну фирмы, – основополагающие части системы защиты информации. Состав ценной информации фиксируется в специальном перечне, определяющем срок и уровень (гриф) ее конфиденциальности (то есть недоступности для всех), список сотрудников фирмы, которым предоставлено право использовать эти сведения в работе. Перечень, основу которого составляет типовой состав защищаемых сведений фирм данного профиля, является постоянным рабочим материалом руководства фирмы, служб безопасности и конфиденциальной документации. Он представляет собой классифицированный список типовой и конкретной ценной информации о проводимых работах, производимой продукции, научных и деловых идеях, технологических новшествах. В перечень включаются действительно ценные сведения о каждой работе фирмы.

     Дополнительно может составляться перечень документов, в которых эти сведения отражаются (документируются). В перечень включаются также документы, не содержащие защищаемую информацию, но представляющие ценность для фирмы и подлежащие охране.

     Перечни формируются индивидуально каждой фирмой в соответствии с рекомендациями специальной комиссии и утверждаются первым руководителем фирмы. Эта же комиссия регулярно вносит текущие изменения в перечни в соответствии с динамикой выполнения фирмой конкретных работ.

     Коммерческая  ценность информации, как правило, недолговечна и определяется временем, необходимым конкуренту для выработки той же идеи или ее хищения и воспроизводства, опубликования и перехода информации в категорию общеизвестных. Степень ценности информации и надежность ее защиты находятся в прямой зависимости.

     Документы, содержащие ценную информацию, входят в состав информационных ресурсов фирмы, которые могут быть: а) открытыми (доступными для работы персонала без специального разрешения) и б) ограниченными для доступа к ним персонала (отнесенными к одному из видов тайны – государственной или негосударственной). Документы, содержащие сведения, которые составляют негосударственную тайну (служебную, коммерческую, банковскую, тайну фирмы и др.) или содержат персональные данные, именуются конфиденциальными.

     Несмотря  на то, что конфиденциальность является синонимом секретности, этот термин широко используется исключительно для обозначения информационных ресурсов ограниченного доступа, не отнесенных к государственной тайне. Конфиденциальность отражает ограничение, которое накладывает собственник информации на доступ к ней других лиц, то есть собственник устанавливает правовой режим этой информации в соответствии с законом. Вместе с тем к конфиденциальным документам нельзя относить учредительные документы, уставы предпринимательских структур, финансовую документацию, сведения о заработной плате персонала и другую документированную информацию, необходимую правоохранительным и налоговым государственным органам.

     Под конфиденциальным документом понимается необходимым образом оформленный  носитель документированной информации, содержащий сведения, которые относятся к негосударственной тайне и составляют интеллектуальную собственность юридического или физического лица. Обязательным признаком конфиденциального документа является наличие в нем информации, подлежащей защите².

     С точки зрения защиты информации, непонятно, почему к конфиденциальному документу  ограничивается доступ лишь персонала; что понимать под «необходимым образом  оформленным носителем…»; почему конфиденциальная информация обязательно должна содержать «интеллектуальную собственность».

     Открытый  документ также может содержать  в себе результаты интеллектуальной деятельности. Более того, выделение  «интеллектуальной собственности» как мерила конфиденциальности является, на наш взгляд, попыткой привести в соответствие с четвертой частью Гражданского кодекса РФ существующий понятийный аппарат.

     Напомним, что к коммерческой тайне относятся  «сведения …любого характера, в  том числе о результатах интеллектуальной деятельности».

     Некоторые авторы настойчиво проводят мысль, что конфиденциальное делопроизводство существенно отличается от открытого, является самостоятельным видом деятельности, мотивируя это тем, что оно: