Общее положение и понятие документирования

Первым способом фиксирования информации является ручной способ - нанесение знаков от руки. Такие документы называются рукописями или рукописными книгами. Рукописная книга написана от руки с нарисованными вручную иллюстрациями.

С изобретением пишущей машинки и началом ее промышленного производства (1867 г.) появилась машинопись как способ текстового фиксирования. Она вытеснила ручной способ и используется для создания и копирования документов. Документ, отпечатанный на пишущей машинке, считается рукописью, или машинописной рукописью. В настоящее время большинство архивных, деловых, неопубликованных документов выполнены машинописным способом на пишущих машинках или ЭВМ.

Потребность в более широком распространении информации нашла свое выражение в механизированном размножении фиксированных сообщений. Новый технологический прием фиксации и размножения письменного документа осуществлялся посредством печатного станка, а затем и других средств полиграфии. С появлением в 40-х годах XV в. типографий началась эпоха книгопечатания - печати с наборной формы, инструмента для стандартной отливки литер, типографского сплава и краски, печатного пресса. Переход к тиражному размножению книг был качественным скачком в истории книжного дела и всей мировой культуры. Благодаря появлению полиграфии - отрасли техники, специализированной на множественном воспроизведении текста и изображений, возникла печатная продукция. Печатный документ изготовлен при помощи полиграфических или других средств массового размножения документов. Произведения печати - изделия полиграфического производства, полученные печатанием или тиснением. На печатном документе запись информации производится преимущественно путем нанесения красочного слоя на его поверхность, а также тиснением и выдавливанием знаков шрифта Брайля. Вторая разновидность печатных документов - это те, которые получены с помощью копировально-множительной техники. К процессам оперативного размножения документов относятся офсетная, трафаретная, гектографическая печать. Текст на оттисках получается путем переноса краски с печатной формы на материал оттиска (бумагу, картон). Благодаря полиграфии появились такие виды печатной продукции, как книги, брошюры, журналы, газеты, плакаты и малые печатные формы - листовки, билеты, открытки, этикетки, бланки, буклеты и т.д.

В 1740 г. впервые была применена механическая запись информации для составления перфокарт, а с 1888 г. - для фиксации звука на грампластинках. Механическая запись производится с помощью изменения физического состояния поверхности или структуры носителя. Различают термопластическую - осуществляемую путем нагревания носителя записи; поперечную - при которой направление колебаний резца параллельно к поверхности носителя записи; глубокую - при которой направление колебаний резца перпендикулярно к поверхности носителя записи (грампластинка, фонограмма, перфокарта).

Потребность в оперативной передаче информации и надежном ее хранении привела к возникновению фотографии, звукозаписи и т.д., а также к использованию телеграфа, фототелеграфа, факса и т.д. Так появились новые, более совершенные формы фиксирования и передачи информации. Открытие фотографической записи датируется 1839 г., когда получил известность фотографический процесс, названный дагерротипией. Фотографическая запись - оптическая, осуществляемая при помощи фотографического процесса изменением оптической плотности носителя записи соответственно сигналам записываемой информации. Разновидностью фотографической записи является электронно-фотографическая запись, осуществляемая электронным пучком. В 1870 г. на практике проверяется возможность многократного уменьшения и воспроизведения текстов. Это послужило толчком к развитию микро-фильмирования на базе фотографии. К фотографическим носителям информации относятся: фотографии, диафильмы, диапозитивы, кино-, микрофильмы, апертурные карты. В 1960-е годы бурное развитие получает телефаксовая связь. Наряду с рулонным микрофильмом появляются его разновидности: в отрезке, апертурная карта и дискета. Применение голографии и растровой фотографии привело к возникновению голограмм.

В 1895 г. изобретен кинематограф (Франция). На кинодокументе содержание передано фотографическим способом в виде последовательно расположенных на кинопленке изображений.

В начале XX в. появилась магнитная запись. Она осуществляется под влиянием магнитного поля путем изменения состояния носителя записи или его отдельных частей при воздействии сигналов записываемой информации. Различают запись с продольным и поперечным намагничиванием, а также термомеханическую запись.

Существует также электромагнитная и магнитооптическая запись. Первыми появились фонодокументы с электрической записью звука.

Одним из основных способов фиксирования информации является звукозапись - это запись звука на носителе. Документы, содержащие звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи, называют фонодокументами. Первые попытки записи звука относятся к 1807 г. Однако первые фонодокументы, воспроизводящие звук, были созданы в 1877 г. Массовое производство пластинок было начато в конце 90-х годов XIX в.

В 70-е годы XX в. возникла оптическая запись информации сфокусированным пучком электромагнитного поля оптического или близкого к нему диапазона излучения, который, воздействуя на рабочий слой носителя записи, изменяет его состояние под воздействием сигнала записываемой информации. Запись и считывание информации могут выполняться и посредством лазерного луча (оптический диск, диски типа CD-ROM, компакт-диск, голограмма).

Документы, содержание которых полностью или частично выражено перфорациями, матричной магнитной записью, матричным расположением стилизованных знаков и т.д., приспособленные для автоматического считывания, принято называть машиночитаемыми документами. Они содержат информацию на специальных матричных полях, матрицах. Для чтения информации используют специальные машины. Появление машинного документирования не отменяет предшествующих способов фиксирования информации, а лишь дополняет их.

Постоянное расширение способов записи (фиксирования) информации приводит к возникновению все более сложных нетрадиционных видов документов, которые сочетаются с традиционными документами, рукописными и печатными.

В зависимости от характера знаковых средств фиксирования информации можно выделить текстовое документирование. В результате текстового документирования возникает текстовой документ. Это документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи. Текстовое документирование получило самое широкое распространение.

Следует выделить и стенографию, как один из способов фиксирования информации. Стенография - это скоростное письмо особыми знаками, позволяющими быстро записать живую речь. Скорость записи достигается более кратким, чем в обычном письме, начертанием букв, а также применением ряда сократительных приемов. В наши дни, несмотря на обилие средств, обеспечивающих техническую фиксацию звучащей речи (диктофон), владение навыками стенографии по-прежнему высоко цениться Стенография используется на различным международных конференциях, встречах на высшем уровне, заседаниях правительства, пресс-конференциях и т.д.

Особого внимания заслуживает техническое документирование, являющееся способом фиксирования технической мысли. Технические документы - обобщающее название документов, отражающих результат строительного и технологического проектирования, конструирования, инженерных изысканий и других работ по строительству зданий и сооружений и изготовлению изделий промышленного производства. Технические документальные материалы ведут записи процессов труда, средств производства (чертежи, рисунки, расчеты, графики, технические описания и др.) Это также документация, связанная с геодезией, картографией, гидрометеослужбой.

Музыка, отражающая действительность в звуковых художественных образах, также нуждается в закреплении. Задолго до возникновения каких-либо систем звукозаписи возникло нотное письмо. Осуществляется это при помощи нотного письма. Нотный документ - это запись музыкального произведения условными графическими знаками (нотами), представляющими собой систему - нотную запись.

4. СУЩНОСТЬ ЮРИДИЧЕКОЙ СИЛЫ ДОКУМЕНТА

Юридическая сила документа - это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

Юридическая сила документа обеспечивается установленным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов - обязательных элементов оформления официального документа. Основным документом, устанавливающим состав реквизитов и требования к их оформлению, является ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Однако кроме данного стандарта существуют другие правовые акты и нормативные документы, положения которых должны соблюдаться при создании и оформлении документов.

При подготовке документа обычно сначала создают его проект, который проходит процедуру редактирования и согласования. Проекты готовятся на стандартных листах бумаги. После согласования проекта документа всеми заинтересованными лицами документ окончательно оформляется и подписывается. При этом большинство организационно-распорядительных документов: письма, справки, протоколы, приказы, распоряжения, положения, инструкции и т.д. - должны проходить процедуру окончательного оформления на бланках документов.

Бланк документа - это набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа, или другими словами, можно сказать, что бланк документа представляет собой лист бумаги стандартного формата, на котором различными техническими средствами нанесены реквизиты, содержащие постоянную для данного вида документа информацию .

Документ - это своего рода овеществленная идея, мысль. Материализация мысли происходит здесь при помощи письма, как способности человека трансформировать идею в определенный логический набор символов, информационный код, и переносить его на носитель. При этом доказательственное значение имеет только само содержание документа в виде материальной идеи, а не его основа. Сведения, необходимые суду для установления искомых обстоятельств дела, воспринимаются из содержания данного текста, а не из свойств предмета, на которые он нанесен. Наибольшее распространение в арбитражном процессе имеют официальные письменные доказательства. Все официальные письменные доказательства могут быть объединены одним родовым понятием "документы". Официальный характер этим письменным доказательствам придает то обстоятельство, что они исходят из государственных органов, предприятий, организаций, учреждений, должностных лиц в связи с осуществлением ими своей компетенции. Характерной чертой официальных документов является наличие определенной формы, порядка их издания, составления, выдачи необходимых реквизитов. Но очевидно, что официальные письменные доказательства, объединенные общим понятием "документы", весьма различны по субъективному составу лиц, от которых они исходят, по содержанию, форме, правовой направленности и значимости. Так, например, официальным доказательством может выступать как акт органа государственного управления, так и письмо должностного лица организации, и справка, выдаваемая соответствующим органом.

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

На сегодняшний день следование тенденциям оптимизации и рационализации деловых процессов, в том числе документирования, свидетельствует о высокой организации системы, её нацеленности на становление, выживание, развитие и процветание.

Проведенный анализ выявленного состояния дел в практике свидетельствует о том, что в настоящий момент мир и Российская Федерация, в частности, дошли до того этапа в развитии, на котором остро встаёт проблема повышения качества управления и всех сопутствующих ему операций.

В ходе написания работы были получены основные навыки по разработке и оформлению типовых управленческих документов, информация о документировании и организации работы с документами в соответствии с требованиями действующих законодательных и других нормативных актов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

Басаков, М. И. Современное делопроизводство [Текст]: учебное пособие для вузов / М. И. Басаков. — Ростов н/Д : Феникс, 2007.

Бондырева, О. И. Документирование управленческой деятельности [Текст]: курс лекций / О. И. Бондырева. — М.: Высшая школа, ИНФРА–М, 2006.

Виханский, О. С. Менеджмент [Текст]: учебное пособие для вузов / О. С. Виханский, А. И. Наумов. — Изд. 4–е, перераб. и доп. — М.: Наука, 2006.

Гузилова, Г. В. Документирование в историческом аспекте [Текст] / Г. В. Гузилова // Делопроизводство: информационно–аналитический журнал. — М., 2008.

Дёмин, С. Н. Документационный менеджмент [Текст]: учебное пособие для вузов / С. Н. Дёмин. — СПб: Проспект, 2005.

Долан, Э.Микроэкономика [Текст]: учебное пособие для вузов / Э. Долан, Д. Линдсей; пер. с англ. В. Лукашевича. — СПб: Проспект, 2004.

Непомнящий, Е. Г. Финансы и статистика [Текст]: учебное пособие для вузов / Е. Г. Непомнящий. — М.: ИНФРА–М, 2004.

Нуреев, Р. М. Управление инвестициями [Текст]: учебное пособие для вузов / Р. М. Нуреев. — М.: Тандем, 2006.

Рубцов, В. М. Государственное регулирование ДОУ [Текст] / В. М. Рубцов // Делопроизводство: информационно–аналитический журнал. — 2008.

Рузавин, Г. И. Экономика предприятий [Текст]: учебное пособие для вузов / Г. И. Рузавин. — М.: ИНФРА–М, 2004.