Общие понятия о документах бухгалтерского учета. Классификация документов

Общие понятия о документах бухгалтерского учета. Классификация документов

Документирование  хозяйственных операций является исходным элементом, посредством которого в  дальнейшем ведется бухгалтерский  учет. Любая хозяйственная операция отражается на счетах бухгалтерского учета лишь на основе надлежащим образом  оформленных документов. Понятие  и основные требования, предъявляемые  к первичным учетным документам, даны в статье 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете».

Под первичным документом понимают письменное доказательство, что хозяйственная операция совершена или разрешение на ее проведение получено.

Информация о совершенных  или разрешенных к проведению операций должна быть зафиксирована  на материальных носителях. Унификация документов заключается в том, что  первичные документы, отражающие однородные по своему экономическому содержанию хозяйственные операции, создаются  на бланках типовых форм, разрабатываемых  и утверждаемых Госкомстатом РФ, а  также на бланках специализированных форм, разрабатываемых и утверждаемых Министерствами и ведомствами РФ. Следует обратить внимание, что постановлением Госкомстата РФ и Минфина РФ от 29 мая, 18 июня 1998 г. № 57а, 27н «Об утверждении  порядка поэтапного введения в организациях независимо от формы собственности, осуществляющих деятельность на территории Российской Федерации, унифицированных  форм первичной учетной документации»  установлено: с 1 января 1999 года первичные  учетные документы принимаются  к учету, если они составлены по унифицированным  формам, утвержденным Госкомстатом РФ, начиная с 1997 года.

Любой документ должен содержать  ряд показателей. Показатель документа  в бухгалтерском учете принято  называть реквизитом.

Каждый документ содержит обязательные реквизиты:

1. наименование документа;
2. дата составления документа;
3. наименование организации, от имени которой составлен документ;
4. содержание хозяйственной операции;
5. измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
6. наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
7. личные подписи указанных лиц.

Перечень лиц, имеющих  право подписи первичных учетных  документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным  бухгалтером. За своевременность и  качество оформления первичных учетных  документов, передачу их в установленные  сроки для отражения в бухгалтерском  учете, а также за достоверность  содержащихся в них данных, ответственность  несут лица, составившие и подписавшие  эти документы.

Для отражения хозяйственных  операций используется большое количество разнообразных документов. Для правильного  применения документов их принято группировать по целому ряду признаков. Рассмотрим классификацию документов по следующим  шести признакам: по назначению; по месту возникновения; по объему содержания; по порядку составления; по способу  исполнения, по структуре (рис.1). 
ПО НАЗНАЧЕНИЮ документы бывают распорядительные, исполнительные, комбинированные, документы бухгалтерского оформления. 
Распорядительными называются документы, в которых содержатся задания на проведение хозяйственных операций (приказ на отпуск материалов со склада, приказ на премирование персонала организации, чеки на получение наличных денег из банка, наряд на отгрузку продукции). Однако они не подтверждают факта их осуществления.

Исполнительными (оправдательными) называются документы, составляемые в момент совершения операции или же тотчас после ее совершения и служащие доказательством ее выполнения (акт о приемке основных средств, расходная накладная на отпуск материалов со склада во исполнение распорядительного документа - требования). Эти документы служат основанием для отражения хозяйственных операций в бухгалтерском учете.

Комбинированные (распорядительно-исполнительные) документы имеют одновременно распоряжение на совершение операции и доказательство о проведении операции (расходный кассовый ордер - содержит в верхней части распоряжение о совершении операции («выдать»), в нижней части – отметку о выплате наличных денег из кассы («получил»)). Использование в бухгалтерском учете комбинированных документов целесообразно, поскольку уменьшается их общее количество, снижается вероятность ошибок и описок в них.

Рис. 1. Классификация документов по различным признакам

Документы бухгалтерского оформления составляются бухгалтерией организации по данным оправдательных документов для учетных целей (ведомость распределения материалов, расчет о начислении заработной платы, расчет о начислении амортизации, калькуляции, учетные регистры). Они не содержат фактов, подтверждающих совершение хозяйственных операций. Они составляются бухгалтером для подготовки информации с целью отражения ее в учетных регистрах.

ПО МЕСТУ СОСТАВЛЕНИЯ  различают документы внешние (поступившие из других организаций - например, счет на продукцию, отпущенную со склада какому-либо заводу) ивнутренние (составленные в данной организации - приходная накладная склада готовой продукции, составленная при поступлении продукции из цеха).

ПО ОБЪЕМУ СОДЕРЖАНИЯ документы  подразделяются на первичные и сводные. Первичный документ применяется для фиксации одной хозяйственной операции (акт раскроя материала, накладная на отпуск материала, кассовый ордер). Сводный документ составляется на основе нескольких первичных документов (материальный отчет склада, к которому приложены документы на поступление и расход материалов, сводная ведомость распределения заработной платы за месяц).

Первичные и сводные документы  могут составляться на бумажных и  машинных носителях информации. В  последнем случае организация обязана  изготовлять за свой счет копии таких  документов на бумажных носителях для  других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством  РФ, суда и прокуратуры. В соответствии с вышеуказанным требованием  первичные документы ПО СПОСОБУ  ИСПОЛНЕНИЯ делятся на составленные ручным способом и машинным. В данных автоматизированного бухгалтерского учета реквизиты первичных документов могут быть зафиксированы в виде кодов.

ПО ПОРЯДКУ СОСТАВЛЕНИЯ  документы делятся на разовые  и накопительные.

Разовые документы отражают одну хозяйственную операцию, например расходный кассовый ордер, приходный кассовый ордер, наряд на сдельную работу, накладная на отпуск материалов.

Накопительные документы содержат однородные операции за определенный промежуток времени (неделю, декаду, месяц), например лимитно-заборная карта - документ, в котором сделаны отметки об отпуске в течение месяца материалов со склада.

Нарушением способа использования  документа является составление  разового документа накопительным  путем ("открытая" платежная ведомость  в кассе) или накопительного - в  один рабочий прием (заборный лист, составляемый в конце дня по итогам черновых записей). 
СТРУКТУРОЙ документа называется порядок расположения реквизитов в документе. Прианкетной структуре реквизиты документа расположены как в обычной анкете. Документ легко заполняется и читается, но сложно обрабатывается на машинах. При табличной структуре реквизиты документа содержатся в определенной таблице, тем самым имеется возможность выделить зону для реквизитов, которые легко поддаются машинной обработке. В комбинированных документах ряд реквизитов располагается по анкетной структуре, ряд – по табличной.

Каждый бухгалтерский  документ может быть классифицирован  одновременно по всем шести перечисленным  основаниям.

На основе рассмотрения классификации  и основных характеристик бухгалтерских  документов сформулируем основные требования, предъявляемые к документам.