Официальная корреспонденция

Тема: Официальная корреспонденция.

Цель: Сформировать основные умения написания деловой корреспонденции.

Основные понятия: Официальная корреспонденция, общение в миниатюре, секреты писем, рекламное письмо.

План  
1. Виды официальной корреспонденции.

2. Общение в миниатюре.

3. Виды писем по целее и характеру.

4. Основные оформления деловых писем. 

 

Теоретическая часть

Термин «официальная переписка» охватывает любое письмо или другую форму корреспонденции, направляемые любым официальным лицом в этом его качестве, от его имени и в силу занимаемого им поста.

Два вида официальной корреспонденции

Всё разнообразие официальной корреспонденции может быть условно разделено на два основных вида:

а) официальная переписка между государственными организациями различных стран, иностранными представительствами и их должностными лицами (ноты, меморандумы, памятные записки). Этот вид корреспонденции используется в основном в дипломатической практике; 
б) деловые (коммерческие) письма, имеющие часто полуофициальный характер и широко применяемые при организации деловых контактов между фирмами, организациями и т.д.

Переписка – это общение в миниатюре

важнейшее средство общения в мире;

основа управленческой и коммерческой деятельности;

служебное послание;

официальный документ;

нелегкий труд и искусство;

по форме это:

- деловые письма;

- служебные записки;

- торговые соглашения, сделки и  другая подобная корреспонденция.

Виды писем по целям и характеру

• письма – извещения,

• письма – напоминания,

• письма – приглашения,

• письма – просьбы,

• письма – предложения,

• письмо – запрещение

• письма – подтверждения;

• письма – соглашения,

• письма – отказы,

• информационно – разъяснительные письма,

• письма – циркуляры

• письма – разрешения,

• сопроводительные письма,

• гарантийные письма.

Типовая схема письма

1) Письмо желательно строить  по такой схеме:

	1
2
4		3
5
6
	7
	8
9
10	ИЛИ	9
11		10
12

 

 Требования, предъявляемые к деловой корреспонденции 
1) Излагать содержание делового письма следует точно и лаконично. В тексте предпочтительны простые распространенные предложения. 
2) Одно из главных требований к письму – оно должно быть не длинным! 
3) Письмо должно отражать индивидуальность автора, отдела или компании, где он работает. Из письма должно быть ясно, что это за компания, чем она занимается, прочно ли стоит на ногах т.д.

4) Доказательства, соображения подкрепляются  лишь самыми важными аргументами, фактами или цифрами (цифры, перечни, списки и т.д. даются в приложении).

5) Текст делового письма следует  делить на абзацы. Каждый абзац должен содержать законченную мысль и начинаться с новой строки. Нормальным считается, если абзац содержит 2-3 предложения.

6) Тон письма должен быть уважительным  и «корректным», даже если назревает конфликтная ситуация.

7) Суть просьбы, предложение условий для сотрудничества и т.д. нужно излагать в доступной форме и логической последовательности. 

8) Деловое письмо обычно носит  четко поделённый характер и  посвящается одному вопросу, содержание  которого следует целиком подчинить его решению:

- заключение сделки,

- изложение делового предложения,

- передача информации и т.д.

9) Важнейшее требование к содержанию  письма - честность и правдивость.

10) Задержка с ответом, бессознательно  допущенная ошибка, неточность должны  повлечь за собой извинительные  просьбы.

Основные правила оформления деловых писем

1) Деловое письмо обычно состоит из:

- заголовка;

- основного текста;

- концовки.

Заголовок содержит:

• название фирмы (учреждения), отправляющей письмо;

• почтовый и телеграфный адрес;

• телетайп и телефакс;

• номера телефонов;

• расчётный счёт;

• дату отправления: месяц пишут словом.

Обычно эти реквизиты присутствуют на фирменном бланке.

- В заголовке рядом с датой обычно помещается ссылка на содержание письма или повод, по которому оно написано.

Пример: 
- «Относительно (касательно____________)…»

- «По вопросу поставки (заказа)…»

- «На №… от …»

- «На Ваш №… от …»

На деловом письме ставиться исходный номер. Ставить исходящий номер на письмах, адресуемых за рубеж, не рекомендуется. Там ограничиваются датой отправки и содержанием письма.

В деловой переписке, помимо адреса и названия фирмы или учреждения, написанного на конверте, названные атрибуты помещаются и в заголовке (в правой верхней части письма).

Если письмо адресовано фирме или учредителю, то сначала указываются наименование фирмы (учреждения) в именительном падеже, а затем почтовый адрес. В документе, направляемом на имя руководителя (организации), наименование организации входит в состав наименования должности руководителя.

Пример: «Президенту компании … господину …» В письме, адресованном частному лицу, сначала пишутся почтовый адрес, а затем фамилия и инициалы адресата. Перед именем адресата можно поставить слово Attn., например Attn. Mr. Black (Вниманию мистера Блэка). 
Если известна должность адресата, желательно указать её после имени. Например:  
Attn. Mr. Black, Head of Department (Вниманию мистера Блэка, начальника отдела). При обращениях к отдельным лицам употребляется неформальное выражение Дорогой. Например, Dear Sir, Dear Madam, Dear Mr. Brawn, Dear John, а при обращении к фирме – формальное Dears Sirs (Европа), Gentleman (США). 
Следует иметь в виду, что имена, адреса, обращения, каждое слово официального названия, должности названия объектов переписки пишутся с заглавной буквы.

После обращения обычно следует вводная фраза. Она формулируется в зависимости от типа письма и его цели.

- В правой верхней части письма  помещаются наименование фирмы – получателя письма в именительном падеже, а затем почтовый адрес.

- В документе, направляемом на  имя руководителя, наименование  организации входит в состав  наименования должности руководителя.

- В письме, адресованному частному  лицу, сначала пишут почтовый адрес, а затем фамилию и инициалы адресата.

- После обращения обычно следует  вводная фраза, которая формулируется  в зависимости от типа письма и его цели. Поэтому вступление характеризуется большим разнообразием. Вместе с тем есть ряд этикетных оборотов, которые употребляются при написании наиболее часто и являются стереотипными. Знание их или наличие под рукой сокращают время написания послания и во многих случаях повышают культуру письма.

C уважением, Администрация Psychologo.