Оформление служебных документов

СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ. 
 
 
Управление осуществляет управленческую деятельность посредством издания организационно-распорядительных документов и ведения переписки с вышестоящими, сторонними, подведомственными организациями и физическими лицами по вопросам, входящим в его компетенцию. 
 
Служебные документы, создаваемые в Управлении, печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 с использованием текстового редактора Word или в другом совместимом с ним формате, шрифтом Times New Roman размером 13 или 14 через 1-2 межстрочных интервала, а для оформления табличных материалов допускается использование шрифта размером № 12.  
 
Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.  
 
При оформлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля страницы. 
 
Для выделения части текста документа, наименования, заголовка, примечания могут использоваться полужирное начертание, курсив, подчеркивание или смещение относительно границ основного текста.  
 
Отдельные внутренние документы (заявление, анкета, объяснительная записка и т.п.) разрешается писать от руки. 
 
 
^ 3.1. Основные виды служебных документов. 
 
 
3.1.1. В Управлении издаются и применяются, следующие виды документов: 
 
распорядительные документы (приказы, распоряжения); 
 
утверждаемые документы (инструкции, положения, планы, акты, графики, и др.); 
 
решения оперативных совещаний при начальнике Управления (протоколы оперативных совещаний); 
 
служебные письма; 
 
аналитические и информационные материалы (отчеты Управления, информационные бюллетени, справки, доклады, обзоры и др.); 
 
ответы на обращения граждан; 
 
докладные, служебные и объяснительные записки, заявления и иные документы. 
 

Форма деловой  переписки, на сегодняшний день, должна быть не только понятной и Форма  деловой переписки, на сегодняшний  день, должна быть не только понятной и  ясной, но и краткого содержания. 
Существуют несколько типов деловых писем. Рассмотрим их. 
 
 Первый тип - это письмо - просьба. Оно формулируется четко и кратко. Если есть пояснения к просьбе, то следует их изложить как можно сжатее. Обязательно подчеркните личную заинтересованность и за ранее поблагодарите за исполнение вашей просьбы. В некоторых случаях будет уместно закончить письмо "Заверяем Вас, что представленная вами информация будет использованная строго конфиденциально". 
 
 Второй тип делового письма - письмо - извещение. Это письмо посылается, как жест вежливости (за быстрый ответ, выражение готовности к сотрудничеству и т. д.) или же как определённое информационное сообщение. Под таким письмом достаточно подписи секретаря или референта. 
 
 Третий тип - письмо - напоминание. Такое письмо отправляется адресату в тех случаях, когда не удаётся в результате телефонных переговоров или личных контактов добиться своевременного результата. Цель письма - тактично напомнить адресату о взятых им на себя обязательств и сроках их выполнения. Лишь при крайних обстоятельствах можно намекнуть на санкции. которые могут впоследствии возникнуть. 
 
 Четвёртый тип - письмо - подтверждение. Чаще всего оно является подтверждением данных ранее гарантий и обещаний. Такое письмо выполняет не столько юридическую функцию. скорее моральную. Выражает готовность поддержать предложение адресата. Или же подтверждение своевременного получения документов. 
 
 Пятый тип - письмо - претензия. Это письмо, своего рода, официального предупреждения. В нём должны содержаться основания для предъявления претензии, сами претензии, конкретные требования стороны, предъявляющей претензии. 
 
 Шестой тип - письмо - отказ. В этом письме содержится ответ на претензию клиента или партнёра. Правильно составленное письмо помогает, не смотря на отказ, дальнейшему сотрудничеству сторон. 
В начале письма должен располагаться нейтральный комментарий, в котором перечисляется с чем вы согласны, затем причины отказа. Конец письма должен нести позитивный характер, не смотря на то, что вы не удовлетворили высказанную претензию. Упомяните о готовности к дальнейшему сотрудничеству. 
 
 Седьмой тип - письмо - извинение. Бывают ситуации, когда приходится составлять письмо - извинение, по какому - либо поводу. Обычно оно содержит изложение причин, по которым что - то не состоялось, встреча, конференция или же вы не присутствовали на каком - то важном мероприятии. 
 
 Восьмой тип - гарантийное письмо. Является формой письма как обязательство оплаты за покупку, услуги... Содержит конкретный вид операции, которую стоит произвести. Конец письма гарантирует оплату и указываются банковские реквизиты. Имеет две подписи, руководителя и главного бухгалтера. 
 
 Девятый тип - циркулярное письмо. Цель таких писем донести одну и ту же информацию нескольким адресатам (дочерним фирмам, филиалам). Рассылает эти письма руководящая организацией, личная подпись нужна только на первом экземпляре, а на остальных - факсимиле.