Организационная документация

Тема 9. Организационная документация

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Содержание

1.  Виды организационной документации и ее назначение

2. Состав и расположение реквизитов организационной документации согласно ГОСТу Р 6.30-2003 и дополнения к нему

Практическое  задание: 

Составьте примерную  должностную инструкцию кассира  закрытого Акционерного общества «Грань» 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Виды организационной документации и ее назначение

  Управленческая деятельность осуществляется с помощью документов, которые являются и источником, и результатом, и инструментом этой деятельности.

Важная  роль принадлежит  внутренним организационным документам, которые разрабатываются и принимаются  самими учреждениями, организациями  и предприятиями.

Именно они регламентируют управленческие действия, то есть устанавливают  порядок и фиксируют определенные условия их эффективного выполнения в конкретной организации.

 Среди таких условий  можно выделить определение четкой  структуры и правового статуса  определенного звена управления, закрепление его функций и  порядок функционирования, кооперацию  и разделение труда работников.

Кроме того, очень важно  разработать и закрепить правила  выполнения различных видов работ, в частности по документационному  обеспечению управления.

Необходимость разработки внутренних документов диктуется  законодательством, которое определяет их как регуляторы внутренней жизни  любой структуры.

Являясь локальными нормативными актами, они составляют правовую основу деятельности конкретной организации, так как содержат нормы, обязательные для исполнения, как органами управления, так и работниками.    

Деятельность  учреждений фиксируется в разных видах документов.

Согласно действующему законодательству организации, учреждения и частные  предприятия издают уставы, положения, инструкции, штатное расписание.

Все эти виды составляют группу организационных документов.

 

Организационные документы - комплекс взаимоувязанных  документов, регламентирующих структуру, задачи, функции  предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность  руководства и специалистов предприятия.

Одна  из основных управленческих функций, реализуемых  в деятельности учреждений, организаций, предприятий, фирм — организация систем и процессов  управления, т.е.:

- создание организации, включая выбор ее организационно-правовой формы;

-   регистрация организации;

-   установление ее структуры;

- определение штатной численности, номенклатуры должностей руководителей, специалистов, технических исполнителей и присвоение им разрядов по Единой тарифной сетке (ETC);

- регламентация деятельности структурных подразделений и работников;

-    формирование коллегиальных и совещательных органов управления;

-    регламентация деятельности аппарата управления;

-    лицензирование деятельности в необходимых случаях;

-    установление режима работы и системы охраны;

-    организация труда работников и оценка труда работников;

-    реорганизация организации;

-    ликвидация организации и некоторые другие виды работ.

  Организационная деятельность учреждения фиксируется  в организационных документах, содержащих правила, нормы, положения, определяющие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений и работников их права, обязанности, ответственность и др.

 Организационные документы  содержат положения, основанные  на нормах административного  права  и обязательные для  исполнения. Эти  документы являются  правовой основой  деятельности  организации.

 Организационные документы  в обязательном порядке проходят  процедуру утверждения уполномоченным  на это органом — вышестоящей  организацией, руководителем данной  организации, коллегиальным органом  (например, общим собранием акционеров, советом директоров и др.) или  руководителем структурного подразделения  — в зависимости от вида  и разновидности документа.

Утверждаться организационные  документы могут непосредственно  руководителем, распорядительным документом руководителя (приказом или распоряжением) или коллегиальным органом.

 С точки зрения срока  действия организационные документы  относятся к бессрочным: они действуют впредь до их отмены или до утверждения новых (исключение составляет штатное расписание, которое разрабатывается и утверждается ежегодно).

По мере изменения характера  деятельности учреждения и организации  труда в организационные документы  могут вноситься изменения, для  чего руководитель издает распорядительный документ (приказ или распоряжение). В случае реорганизации деятельности разрабатываются и утверждаются новые организационные документы.

Порядок внесения изменений  или их пересмотра зависит от вида этих документов.

Разрабатывает организационные  документы руководство  учреждения или подразделения с  привлечением службы и квалифицированных  специалистов, хорошо знающих работу учреждения.

Организационные документы  оформляются на стандартном  листе.

ГОСТ 6.30-2003)3 реквизитов: название учреждения и подразделения (если документ утверждается руководителем подразделения), наименование вида документа, дата, номер  документа, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. Датой организационного документа является дата его утверждения.

Текст большинства организационных  документов состоит из разделов, имеющих  собственные  заголовки и разделенных  на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими  цифрами.

 В процессе подготовки  организационные  документы в  обязательном порядке  проходят  процедуру согласования (визирования)  со всеми заинтересованными подразделениями   и лицами, юридической службой  (юристом), заместителями руководителя  организации или одним из заместителей, курирующим соответствующее направление  деятельности организации.

Организационная документация входит в состав организационно-распорядительной документации, которая среди большого разнообразия видов документов, обращающихся на предприятиях и в организациях, занимает центральное место и является наиболее широко используемым видом документации.

К организационной  документации относят: устав, положения, правила внутреннего трудового распорядка, инструкции, штатное расписание.

Устав предприятия - свод правил, регулирующих деятельность организаций, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в сфере государственной или хозяйственной деятельности.

Устав является учредительным  документом, устанавливающим правовой статус юридического лица, необходимым  согласно закону для его государственной  регистрации.

Устав разрабатывается и утверждается учредителями (участниками) хозяйственных обществ, производственных кооперативов и других юридических лиц.

Если хозяйственное общество создается одним лицом, то это  лицо и утверждает Устав.

Устав производственного  кооператива утверждается общим  собранием его членов.

Устав государственного и  муниципального унитарного предприятия  утверждается уполномоченным на то государственным  органом или органом местного самоуправления.

Положение о подразделении - документ, регламентирующий организацию работы подразделения предприятия, акционерного общества.

Данный организационный документ включает в себя следующие разделы: общие положения; порядок найма и высвобождения работников; обязанности персонала; обязанности администрации; рабочее время и его использование; поощрения за успешные результаты работы; ответственность персонала за нарушение трудовой дисциплины.

Правила внутреннего  трудового распорядка - организационный документ, в котором отражаются следующие вопросы:

- организация работы предприятия;

- взаимные обязанности  работников и администрации;

- предоставление отпусков;

- командирование сотрудников;

- внутриобъектный режим.

  Правила составляются  на бланке предприятия, согласовываются   путем обсуждения на собрании  работников предприятия, визируется  юристом и утверждается руководителем  предприятия.

Инструкция - документ, имеющий правовой статус.

Инструкция издается в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, финансовые и иные стороны деятельности организаций.

На каждого работника  организации, например, должна составляться должностная инструкция, которая имеет унифицированную форму и одинаковую для всех должностей структуру текста.

Она оформляется на общем  бланке. Инструкция утверждается непосредственно  руководителем или специальным  распорядительным актом (приказом по организации).

Штатное расписание - документ, который определяет структуру организации и численность должностей каждого наименования в конкретных структурных подразделениях и в целом в организации.

В соответствии с КЗоТ РФ штатное расписание разрабатывается  организациями самостоятельно и  составляется и утверждается по состоянию  на 1 января ежегодно.

Изменения в штатное расписание вносятся приказом руководителя предприятия.

 

 Состав и  расположение реквизитов организационной  документации согласно ГОСТу  Р 6.30-2003 и дополнения к нему

С 1 июля 2003 года введён ГОСТ Р 6.30-2003 – «Унифицированные системы документации.  Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». 

Государственный стандарт Р6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» устанавливает состав реквизитов документов, требования к оформлению управленческих документов, которыми фиксируются решения административных и организационных вопросов, вопросов управления органов государственной власти, предприятий, организаций, их объединений независимо от организационно-правовой формы и вида деятельности.

При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

01 – Государственный герб  Российской Федерации;

02 – герб субъекта Российской  Федерации;

03 – эмблема организации  или товарный знак (знак обслуживания);

04 – код организации;

05– основной государственный  регистрационный номер (ОГРН)    юридического лица;

06 – идентификационный  номер налогоплательщика/код причина  постановки на учет (ИНН/КПП);

07 – код формы документа;

08 – наименование организации;

09 – справочные данные  об организации;

10 – наименование вида  документа;

11 – дата документа;

12 – регистрационный номер  документа;

13 – ссылка на регистрационный  номер и дату документа;

14 – место составления  или издания документа;

15 – адресат;

16 – гриф утверждения  документа;

17 – резолюция;

18 – заголовок к тексту;

19 – отметка о контроле;

20 – текс документа;

21 – отметка о наличии  приложения;

22 – подпись;

23 – гриф согласования  документа;

24 – визы согласования  документа;

25 – оттиск печати;

26 – отметка о заверении копии;

27 – отметка об исполнителе;

28 – отметка об исполнении  документа и направлении его  в дело;

29 – отметка о поступлении  документа в организацию;

30 – идентификатор электронной  копии документа. 

Некоторые виды документов разрешается оформлять рукописным способом (заявления, объяснительные записки  и др.), но обычно служебные документы  изготавливают с помощью различных  печатных устройств.

Оформляя документы, на бланках  или на листах бумаги устанавливают  следующие размеры полей (не менее):

– левое и верхнее – 20 мм;

– правое и нижнее – 10 мм.

При расположении реквизитов документа используют восемь положений  табулятора[2], восемь контрольных точек, после которых начинают оформлять реквизиты документа. Счет при этом ведётся от границы левого поля листа.

0   1        2      3     4     5      6     7

...................................................  

  5уд             16уд     24уд     32уд    40 уд    48уд    56уд

0-е положение  табулятора (граница левого поля)