Организационные документы и порядок их оформления

Оглавление

Введение ……………………………………………………………………...3

Глава 1. Характеристика понятия информации ..………………….………5

Глава 2. Характеристика документа как системного объекта

           2.1. Свойства документа .……………………….…………………...11

           2.2. Документообразующие признаки ...……….…………………...13

           2.3. Функции документа ..……………………….…………………..15

Глава 3. Особенности информационных свойств документа

      3.1. Документированная информация и ее свойства ..………….....18

      3.2. Сущность информационных уровней документа .……………23

Заключение…………………………………….……………………………..27

Список использованных источников и литературы...……………………..28

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Информационные свойства документа - одна из важных и актуальных тем на сегодняшний день.

Тема работы актуальна потому, что информационные процессы активно воздействуют на все стороны человеческой жизни. Использование новейших информационных технологий многократно усиливает это влияние. Чтобы реализовать свои потенциальные возможности, достичь профессиональных успехов, стать гармонично развитой личностью, современный человек должен обладать достаточно высоким уровнем информационной культуры. Между тем большая часть информации фиксируется на материальных носителях, содержится в разнообразных документах.

Документирование информации, её поиск, обработка, хранение, передача требуют значительных финансовых, материальных, трудовых ресурсов и времени. Поэтому организация эффективной работы с документами, совершенствование всех информационно-документационных процессов как в масштабе общества в целом, так и на уровне отдельных предприятий, организаций, учреждений является важнейшим направлением управленческой деятельности.

Таким образом, знание информационно-документационных процессов, основ работы с документами является неотъемлемой частью информационной культуры человека.

Актуальность исследования определила цель работы.

Целью работы является рассмотрение информационных свойств документа.

Основные задачи:

1. Изучить литературу по проблеме исследования.
2. На основе теоретического анализа изучения проблемы систематизировать знания о понятии информации.
3. Рассмотреть сущность и специфику информационных свойств документа.
4. Систематизировать и обобщить существующие в специальной литературе, научные подходы к данной проблеме.

При написании работы я использовала следующие группы источников:

1. Законодательные и нормативно-методические документы и материалы.

2. Специальная научная отечественная и зарубежная литература, статистические справочники.

3. Архивные материалы.
4. Адреса сайтов Интернет.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 1. Характеристика сущности понятия информации

 

Слово «информация» (лат. informatio — разъяснение, изложение) имеет множество значений, из которых наиболее общее и широкое — «отраженное многообразие». Такое значение позволяет рассматривать как информационные многие процессы, происходящие в технических механизмах, живой и неживой природе, в обществе.

В информатике под информацией принято понимать сведения, сообщения, изложенные знания и т.п. В теории информации все многообразие ее форм принято делить на элементарную — информацию, циркулирующую в неживой природе; биологическую — циркулирующую в живой природе; социальную — осмысленную человеческим сообществом.

Функцию элементарной информации кратко можно свести к передаче энергии путем структурного взаимодействия материальных объектов. Биологическая информация включает в себя как кодирование генетической информации, так и управление сложными психологическими процессами у высших животных на основе передачи энергии. Социальная информация создается и используется обществом (социумом).

Впервые вопрос о социальной информации был поставлен учеными еще в 1920—1930-е годы. Однако наиболее приемлемое ее определение дал           А.В. Соколов в конце 1980-х годов. Позже, наиболее глубоко сущность социальной информации раскрыл Ю.Н. Столяров. Современную классификацию социальной информации разработали А.Д. Урсул, А.И. Михайлов, А.И. Черный, Р.С. Гиляревский, С.Г. Кулешов и др.

Социальная информация — это способ (форма) передачи знаний, эмоций и волевых воздействий в обществе. Обобщенно социальную информацию можно определить как сведения, предназначенные для передачи в обществе. Именно такая информация, содержащаяся в документе, является объектом изучения документоведения, а также информатики, книго-, библиотеко-, библиографе-, архивоведения, теории массовых коммуникаций и других наук документно-коммуникативного цикла.

Социальная  информация — явление сложное, подразделяемое на виды по разным принципам деления.

Первым принципом деления  социальной информации является ее социальное назначение. С этой точки зрения информация подразделяется на массовую и специальную. Массовая информация — социальная, предназначенная для всех членов общества. Информация этого рода доступна любому человеку, поэтому она называется массовой. Специальная информация предназначена для отдельных социальных групп, в частности, специалистов. Массовая в свою очередь делится на публицистическую, эстетическую и обыденную. Специальная — на научную, техническую, планово-экономическую, коммерческую и другие виды. Это обусловливает содержание и целевое назначение различных видов и типов документов, распространение их через каналы специальных и неспециальных (массовых) коммуникаций.

При этом обе коммуникативные  структуры могут включать одну и ту же соответственно оформленную информацию, четко направленную определенному адресату. Исключение составляют произведения искусства и художественная литература, адресованные преимущественно массовой аудитории.

Второй принцип деления  основан на способе отражения информации человеческим сознанием. Когда человек воспринимает информацию различного рода анализаторами, он раскодирует (отражает) ее головным мозгом, который функционально асимметричен. Левое полушарие головного мозга осуществляет логическую деятельность, правое — образно-ассоциативную. В соответствии с этим информация условно подразделяется на логическую и эстетическую.¹

Логическая информация — результат познания и логического  осмысления законов природы, общества и мышления. Она передается в знаковой форме путем отражения окружающей действительности левым полушарием головного мозга и аккумулирует все знания, накопленные человечеством за долгий период освоения природы общества и мышления. Логическая информация разнообразна и различается в соответствии с принадлежностью к различным областям человеческой деятельности. Чаще всего она дифференцируется по принадлежности к познавательной и практически-преобразующей деятельности. В познавательной деятельности человека принимают участие такие виды информации, как научно-вспомогательная, научно-просветительская, художественно-познавательная. Практически-преобразующая деятельность предполагает функционирование таких видов информации, как технологическая, организационно-производственная, управленческая.²

Данный вид информации в соответствии с принадлежностью  к различным областям человеческой деятельности определяет виды документов по целевому назначению, среди них выделяются научные, научно-популярные, технологические, нормативные, производственно-практические, управленческие и т.д.

Эстетическая информация — результат образно-ассоциативного, преимущественно художественно-эстетического отражения действительности. В совокупности с физиологическими особенностями восприятия эстетическая информация распространяется следующими видами искусства: 1) живопись и графика, пространственные формы (архитектура, скульптура) и т.д.; 2) музыка, художественное слово и т.д.; 3) театр, хореография, кино и т.д.³

После фиксации информации на соответствующих материальных носителях получают различные виды документов (визуальные, аудиальные, аудиовизуальные), циркулирующие преимущественно в сфере искусства. В реальности логическая и эстетическая информация тесно взаимосвязаны. Как научно-познавательная деятельность невозможна без творческого элемента, образного представления, так и продукт эстетической деятельности не может не иметь смысла. Можно говорить лишь о большей степени участия в процессе отражения информации правого или левого полушария головного мозга.

Третий принцип деления базируется на физиологических особенностях восприятия информации человеком. С этой целью природа предопределила человеку следующие органы чувств: зрение, слух, обоняние, осязание, вкус. Различают следующие виды информации:

1. Визуальная — воспринимается зрением;

2. Аудиальная — слухом;

3. Обонятельная — анализаторами запаха;

4. Тактильная — осязанием;

5. Вкусовая — анализаторами вкуса.

Дифференциация социальной информации в соответствии с физиологическими особенностями восприятия предопределяет соответствующий признак видовой классификации документов. Исключение составляет обонятельная и вкусовая информация, которая в человеческом обществе, по сравнению с миром животных, свое познавательное значение утрачивает и документированию не подлежит.

Социальная информация различается по ряду других признаков.

1. По способу распространения социальная информация делится на два вида: опубликованная (распространяемая посредством тиражного размножения документов) и неопубликованная (не рассчитанная на широкое распространение и не прошедшая официальной апробации).

2. По степени переработки социальная информация подразделяется на первичную, содержащую непосредственные результаты НИР, и вторичную (результат переработки первичной информации).

Каждый из названных  видов информации может быть объектом отражения в документе. Эти сферы можно расширить за счет отраслевого деления информации (медицинская, сельскохозяйственная, биологическая, историческая и т.п.).

Сведения, предназначенные  для передачи, находятся в сообщении. Информация — это содержание некоторого сообщения. Одну и ту же информацию можно передавать с помощью разных сообщений, например, на разных языках.

Передачу информации одним человеком другому можно  рассматривать как процесс передачи сообщений, закодированных в виде знаков. Смысл и значение этих знаков требует соответствующего восприятия и понимания.

Совокупность знаков для потребителя может остаться только сообщением и не превратиться для него в информацию, если он не может декодировать совокупность этих знаков (например, текст на иностранном языке, произведение авангардной живописи, математические формулы и т.п.). Способность воспринимать информацию целиком зависит от получателя, его возможностей, способностей и т.д.

Приемником информации может быть человек либо техническое устройство (ЭВМ, контрольно-измерительный прибор и т.п.), следовательно, понятие информации субъективно: без воспринимающего субъекта информация не реализуется, остается «вещью в себе». От психофизиологических или технических характеристик приемника информации зависят объем, глубина, качество и другие параметры информации. Иными словами, информация имеет объектную форму в виде сообщений и субъектную — как процесс ее восприятия и понимания. С субъектной точки зрения информация есть результат ее восприятия (выделение сигнала из окружающей среды), ее распознавания (идентификации), верификации (расшифровка значения и смысла), перекодирования и систематизации (отнесение к тем или иным классам понятий).

В профессиональной деятельности, объектом которой является документ, следует различать понятия «документная информация», «информация документа», «информация на документе», «документальная информация».⁴

Информация может быть недокументной — не зафиксированной  на материальном носителе — и документной — закрепленной на нем. Документоведение имеет дело с документной информацией.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 2. Характеристика документа как системного объекта

2.1. Свойства документа

Как и всякий объект, документ обладает множеством свойств (отличительных качеств). Наиболее существенные из них следующие:

1.    Атрибутивность документа, т.е. наличие неотъемлемых слагаемых, без которых он существовать не может.