Организация архивного дела в Российской Федерации

Организация архивного дела в Российской Федерации.

Оглавление

Введение 3

1. Система архивации в России. История и современность. 5

2. Образцы организационно – распорядительных документов,  находящихся в архиве. 10

Заключение 16

Список литературы 17

 

 

Введение

«Сегодня никто не может взять  под сомнение тот факт, что документ является одним из важнейших элементов  любого цивилизованного общества. Деятельность любого человека во всех проявлениях  не может существовать без документального  обеспечения. Документ, фиксирует факты, события, явления объективной действительности и мыслительной деятельности человека, является главным носителем информации»¹. «Основу информационной среды любого предприятия, организации или учреждения составляют документы»².

Но не достаточно только составлять документы, главное это правильная организация документооборота –  движения документов в организации  с момента создания или получения  до отправки или передачи их на хранение. Именно о хранении документов, как  о важнейшем элементе документооборота написана эта работа.

Архивы являются хранилищами опыта  цивилизации, накопленного на протяжении веков. Они делают этот опыт для всех и, в том числе обеспечивают базу исторических исследований.

В менее широком смысле, благодаря  архивам и документам, хранящимся в них сегодня, люди могут подтвердить  то, что они, например: были участниками  ВОВ, или при начислении им пенсии, засвидетельствовать, что работали в какой-либо незафиксированной  в трудовой книжке организации, или  при утере аттестата, могут восстановить его и т.д. Архивные документы являются важнейшим источником достоверной информации практически обо всех возможных аспектах развития общества. Поэтому считаю работу о рассмотрении организации архивного дела в России актуальной.

Цель данной работы - рассмотреть  состояние архивного дела в нашей стране.

В соответствии с поставленной целью  сформулируем задачи стоящие перед  данной работой:

• Рассмотреть историю архивного дела в России
• Осветить систему архивации в Российской Федерации на современном этапе
• Привести примеры организационно-распорядительных документов, хранящихся в архиве образовательного учреждения.

В первой части данной работы описано, как развивалась архивная деятельность в нашей стране, каким законом  сегодня закреплена эта деятельность, приведены наиболее важные и интересные статьи из этого закона, на каком  этапе находиться система архивации  в России сегодня, какие формы  хранения документов существуют.

Во второй части работы приведены  конкретные примеры организационно-распорядительных документов, хранящихся в архиве Муниципального бюджетного образовательного учреждения Средней общеобразовательной школе  №2 города Болотного Болотнинского района Новосибирской области со сроками архивации. Для более наглядного примера, образцы документов предоставлены в отсканированном виде.

 

 

1. Система архивации в России. История и современность.

«В системе сохранения исторической памяти наибольшие возможности ее концентрации обеспечивают архивы, которые отражают систему государственной власти и государственного устройства в стране. Архивный документ – это ценный материальный носитель информации. Архивная служба представляет собой неотъемлемый элемент государственности»³.

«Архивы как хранилище документов функционировали в России с появлением государственности (IX—X вв.). Местом хранилища были казна при соборах и специальные лари, а должность хранителя именовалась ларником.

Официально архивы как присутственные места были узаконены Генеральным  регламентом в 1720 г. Он ввел новую  должность хранителя, которая именовалась  архивариусом.

Специальным декретом 1 июня 1918 г.были созданы государственная архивная служба и единый государственный архивный фонд (ЕГАФ), которым управлял правительственный орган — Главное управление архивным делом»⁴.

Сегодня организация архивного  дела в нашей стране законодательно закреплена Федеральным законом Российской Федерации от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»

 «Настоящий Федеральный закон регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства»⁵.

«В состав Архивного фонда Российской Федерации входят находящиеся на территории Российской Федерации архивные документы независимо от источника их происхождения, времени и способа создания, вида носителя, форм собственности и места хранения, в том числе юридические акты, управленческая документация, документы, содержащие результаты научно-исследовательских, опытно-конструкторских и технологических работ, градостроительная документация, кино-, фото-, видео- и фонодокументы, электронные и телеметрические документы, рукописи, рисунки, чертежи, дневники, переписка, мемуары, копии архивных документов на правах подлинников, а также архивные документы государственных организаций, находящихся в иностранных государствах»⁶.

"В настоящее время архивным делом в стране руководит Федеральное архивное агентство (Росархив), которое является федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по оказанию государственных услуг в сфере архивного дела. Росархив находится в ведении Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации.

Основными задачами Росархива являются:

— оказание государственных услуг  в области архивного дела;

— государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации;

Росархив проводит единую государственную политику в области архивного дела. Он осуществляет межотраслевое организационно-методическое руководство и контроль за организацией документов в учреждениях независимо от формы их собственности. К полномочиям Росархива относятся хранение, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации.

В каждом субъекте Российской Федерации (республике, крае, области) действует своя Государственная архивная служба (ГАС): орган управления архивным делом и сеть госархивов.

Специалисты госархивов наделены правом проверять состояние делопроизводства в организациях независимо от форм их собственности.

Архивные учреждения предоставляют  квалифицированную консультацию и методическую помощь по организации делопроизводства и архивного дела.

В Российской Федерации действуют  около 2 267 госархивов и центров документации, в которых хранятся вечно наиболее ценные документы за всю историю славянской письменности.

Существуют архивные документы, относящиеся  к государственной, собственности  субъекта Федерации, муниципальной  и частной собственности:

• К федеральной собственности относятся архивные документы например, «хранящиеся в федеральных государственных архивах, федеральных музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (за исключением архивных документов, переданных в эти архивы, музеи, библиотеки, организации Российской академии наук на основании договора хранения без передачи их в собственность) или отнесенные к федеральной собственности федеральными законами»⁷.
• «К собственности субъекта Российской Федерации относятся такие архивные документы, как:  хранящиеся в государственных архивах субъекта Российской Федерации, музеях и библиотеках субъекта Российской Федерации и документы государственных органов и организаций субъекта
• К муниципальной собственности относятся архивные документы: органов местного самоуправления и муниципальных организаций и хранящиеся в муниципальных архивах, музеях и библиотеках
• К частной собственности относятся архивные документы: организаций, действующих на территории Российской Федерации и не являющихся государственными или муниципальными, в том числе общественных объединений или созданные гражданами или законно приобретенные ими»⁸.

 «У различных документов, подлежащих  архивации в нашей стране, существуют  различные формы хранения:

Постоянное хранение - вечное хранение архивных документов в архивах, библиотеках, музеях.

Временное хранение - хранение документов учреждениями и организациями в создаваемых ими архивах в течение периода, установленного нормативными правовыми актами. Временное хранение документов Архивного фонда РФ до их передачи на постоянное хранение в учреждения Федеральной архивной службы осуществляют ведомственные архивы органов государственной власти и управления государственных учреждений. Временное хранение - хранение документов Архивного фонда РФ до их передачи на постоянное хранение в учреждения ФАС, которое осуществляют ведомственные архивы органов государственной власти и управления государственных учреждений, организаций, предприятий, а также государственные отраслевые фонды. Муниципальные (районные и городские) архивы могут осуществлять временное хранение в учреждении ФАС (это архивы с переменным составом документов). Обычно временное хранение осуществляется в интересах учреждений и ведомств, пока документы нужны для информационного обеспечения работы данного учреждения. Сроки передачи документов на постоянное хранение строго ограничены законом.

Депозитарное хранение - хранение документов в архиве, музее и библиотеке на условиях, определяемых соглашением - договором между собственником документов и архивом, музеем и библиотекой с сохранением за собственником права распоряжаться архивными документами»⁹.

«В Новосибирской области архивная служба состоит из органа управления архивным делом — Управления государственной архивной службой администрации Новосибирской области и государственными муниципальными архивами:

— областное государственное учреждение — государственный архив Новосибирской  области;

— архивный отдел — городской  архив мэрии г. Новосибирска;

— архивные отделы муниципальных  образований области»¹⁰.

 

2. Образцы организационно – распорядительных документов,  находящихся в архиве.

В данной части контрольной работы предоставлены отсканированные организационно-распорядительные документы, находящиеся в архиве Муниципального образовательного учреждения школы №2 Болотнинского района Новосибирской области.

• Организационный документ – положение о порядке проведения аттестации в переводных классах. В номенклатуре дел образовательного учреждения зафиксировано, что положение должно храниться в архиве школы 5 лет.
• Распорядительный документ – приказ о проведении промежуточной аттестации. Согласно номенклатуре хранится 75 лет.
• Справочно-информационный документ – расписание промежуточной аттестации учащихся 7, 8, 10 классов. Хранится в архиве 1 год.

 

 

Заключение

Архивный документ – это ценный материальный носитель информации. Архивная служба представляет собой неотъемлемый элемент государственности

Официально архивы как присутственные места были узаконены Генеральным  регламентом в 1720 г. Он ввел новую  должность хранителя, которая именовалась  архивариусом.

Сегодня организация архивного  дела в нашей стране законодательно закреплена Федеральным законом Российской Федерации от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

В настоящее время архивным делом  в стране руководит Федеральное архивное агентство (Росархив). Росархив находится в ведении Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации.

Существуют архивные документы, относящиеся  к государственной, собственности  субъекта Федерации, муниципальной  и частной собственности.

У различных документов, подлежащих архивации в нашей стране, существуют различные формы хранения: постоянное, временное и депозитарное.

В Новосибирской области архивная служба состоит из органа управления архивным делом — Управления государственной  архивной службой администрации  Новосибирской области и государственными муниципальными архивами:

— областное государственное учреждение — государственный архив Новосибирской  области;

— архивный отдел — городской  архив мэрии г. Новосибирска;

— архивные отделы муниципальных  образований области

Список литературы

1. Алексеева Е.В. и др. Архивоведение – М.: ПрофОбрИздат, 2004. – 272 С.
2. Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М., Осичкина Г.А. Архивоведнические аспекты в делопроизводстве: организация документов и дел архивного фонда Российской федерации // Секретарское дело. – 2000. - №3.
3. Документоведение и делопроизводство : метод. пособие / сост. Л. И. Евдокимова. – Новосибирск : СибАГС, 2006. 76 С.
4. Савенкова Т.М. Документоведение и делопроизводство: учеб.-метод. комплекс для дистанц. обучения / Т. М. Савенкова; СибАГС. - Новосибирск, 2002. – 170 С.
5. Федеральный закон Российской Федерации от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» // Официальный сайт: Российская газета. Режим доступа: http://www.rg.ru/2004/10/27/arhiv-dok.html

 

¹ Документоведение и делопроизводство : метод. пособие / сост. Л. И. Евдокимова. – Новосибирск : СибАГС, 2006. С. 3.