Организация дел и документов в пределах описи

Законченная опись вместе с титульным листом и справочным аппаратом к ней заключается в твердую обложку и переплетается.

В годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения включаются заголовки дел, отложившихся в течение года в деятельности структурных подразделений.

Годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения составляется по установленной форме

Систематизация заголовков дел в годовом разделе сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения соответствует систематизации заголовков дел в сводной номенклатуре дел за этот же год.

Годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения печатается в двух экземплярах и одобряется вначале ЦЭК (ЭК) организации, а затем утверждается ее руководителем.

Заголовки дел в годовом разделе сводной описи дел по личному составу систематизируются по номинальному признаку с учетом следующей последовательности:

-приказы (распоряжения) по  личному составу;

-списки личного состава;

-карточки по учету  личного состава (при отсутствии  отдельной описи личных дел);

-личные дела (при отсутствии  отдельной описи личных дел);

-лицевые счета рабочих  и служащих по заработной плате (расчетные ведомости по зарплате);

-невостребованные трудовые  книжки (при отсутствии отдельной  описи);

-акты о несчастных  случаях.

Указанные виды документов, образующиеся в организации в больших объемах, могут выделяться в самостоятельные годовые разделы описи (личные дела, трудовые книжки и т.п.). Личные дела (личные карточки) вносятся в сводный годовой раздел описи по году увольнения лица, на которое заведено личное дело, и систематизируются по алфавиту.

При необходимости к годовому разделу сводной описи дел и к законченной описи дел по личному составу составляются оглавления, указатели и списки сокращенных слов.

Годовой раздел сводной описи дел по личному составу организации, передающей документы на постоянное хранение, печатается в трех экземплярах, подписывается составителем, заверяется начальником отдела кадров (инспектором по кадрам) и представляется на рассмотрение ЦЭК (ЭК) организации. После одобрения раздела ЦЭК (ЭК) он подлежит согласованию с ЭПК соответствующего архивного учреждения и утверждению руководителем организации.

 

ГЛАВА 2. СПРАВОЧНЫЙ АППАРАТ ОПИСИ, ТРЕБОВАНИЯ К ЕГО СОСТАВЛЕНИЮ.

Для более эффективного использования документной информации, содержащейся в описях архивных фондов, в научных и практических целях к ним создается справочный аппарат, который включает: титульный лист, содержание (оглавление), предисловие, список сокращений, переводные таблицы шифров (в случае переработки описи), указатели. Каждый из указанных элементов справочного аппарата описи несет определенную информационную нагрузку, а состав элементов, которым снабжается опись, определяется дифференцированно, с учетом информативности архивных фондов. Справочный аппарат к описи выполняет функцию первого ознакомления с документами фонда (титульный лист, оглавление), а так же способствует поиску необходимой информации (указатели); уточнению смыслового содержания описи (список сокращений) и поисковых данных (переводные таблицы шифров). При составлении-научно справочного аппарата к описи необходимо правильно и точно оформлять его елементы.

Титульный лист.

На титульном листе описи помещаются: полное название архива, название фонда, номер фонда, номер описи, название описи; крайние даты документов, внесенных в опись. Титульный лист законченной описи, составленной в делопроизводстве учреждений и ведомственных архивах, по каторой в госархив принимаются документы учреждений, содержит следующие реквизиты: название государственного архива, название фонда, номер фонда, номер описи, название описи с указанием категорий включенных в нее документов (постоянного, временного хранения и т.д.).

Предисловие.

Предисловие может составляться как общее ко всем описям фонда, так и к отдельной описи. Общее предисловие к описям фонда помещается в первой описи.

В предисловии, общем ко всем описям фонда, излагаются: история фондообразователя, история фонда; аннотация состава и содержания документов фонда (при этом выделяются наиболее типичные группы единиц хранения по их видам и разновидностям, по содержанию); состав справочного аппарата к описям.

При составлении отдельных предисловий к каждой описи фонда все общие данные по истории таможенного органа - фондообразователя и истории фонда помещаются в предисловии к первой описи.

Список сокращений.

Основное назначение списка сокращений слов – сократить объем и провести унификацию приемов описания как в тексте самой описи, так и в справочном аппарате к ней. В список сокращений слов вносятся все сокращения слов и понятий, употребляемых в описи, кроме общепринятых, а также сокращенные обозначения названий учреждений, организаций, предприятий, кроме хорошо известных. Названия учреждений, организаций и предприятий при внесении их в опись в первый раз пишутся полностью и в круглых скобках дается их сокращенное название, а при повторном внесении их в опись они приводятся только в сокращении.

Переводная таблица шифров.

Переводная таблица шифров составляется к переработанной описи после ее переработки в случае изменения номеров единиц хранения, т.е. при их перешифровке. Переводная таблица устанавливает соотношение старых и новых шифров единиц хранения внутри фонда по форме: № единицы хранения по старой описи, № единицы хранения по новой описи, примечания. Она составляется на основе карточек, на которых проводилось описание единиц хранения: в левой стороне карточки указан старый шифр единицы хранения, в правой – новый шифр. Систематизация карточек проводится по порядку старых шифров.

Переводная таблица помещается в конце описи. При наличии в фонде нескольких описей, составляются переводные таблицы к каждой описи.

Указатели.

К описи могут составляться указатели (как общие, так и специальные). Ссылочные данные указателя к описи даются на порядковые номера единиц хранения, единиц учета. Такой указатель представляет собой перечень предметов, встречающихся в заголовках описи, которые раскрывают необходимыми пояснениями и ссылочными данными. Указатели могут включать сведения из заголовков единиц хранения как одной описи, так и всех описей фонда.

Основным элементом указателя является рубрика, которая состоит из предметного понятия и поисковых данных.

Назначение указателя влияет на состав рубрики: она может быть простой, т.е. не иметь подрубрик, сложной, т.е. иметь подрубрику или гнездовой, т.е. иметь две или несколько подрубрик.

 

ГЛАВА 3. ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛ И ДОКУМЕНТОВ В ПРЕДЕЛАХ ОПИСИ.

По завершении описания единицы хранения составляется окончательная схема их систематизации внутри описи. Схема систематизации является каркасом внутренней организации документов фонда и закрепляется описью дел фонда. Систематизация единиц хранения внутри описи проводится с учетом следующих признаков: структурного, хронологического, функционального, отраслевого, тематического, предметно-вопросного, номинального, корреспонденского, географического, авторского.

При распределении единиц хранения в соответствии со схемами систематизации необходимо иметь в виду следующее:

= дела относятся к тому  году, в котором они начаты  производством или в котором  поступили в данную организацию (структурное подразделение) из другой  организации для продолжения  производства;

= планы, отчеты, сметы и  прилагаемые к ним документы  относятся к тому году, на который  или за который они составлены, независимо от даты их составления; многолетние планы относятся  к начальному году их действия, а отчеты за эти годы –  к последнему году отчетного  периода;

= дела, начатые производством  в одном подразделении и переданные  для продолжения в другое подразделение, относятся к тому подразделению, в котором они закончены;

= в пределах года или  хронологического периода единицы  хранения располагаются по значимости  структурных частей фонда;

= личные дела систематизируются  по датам увольнения лиц, документы  которых образуют единицы хранения, м в алфавитном порядке их фамилий.

Группы единиц хранения в пределах последних ступеней систематизации распределяются по их значимости, хронологии или алфавитном порядке.

Принадлежность единиц хранения к структурному подразделению устанавливается по названию структурного подразделения, обозначенному на обложке единицы хранения, индексам, присваиваемым структурным подразделекниям, резолюциям, подписям должностных лиц, регистрационному штампу, содержанию документов.

При расположении единиц хранения по хронологии необходимо сначала помещать единицы хранения, датированные числом, месяцем и годом, затем – единицы хранения, датированные месяцем и годом, и, наконец – единицы хранения, датированные только годом.

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

 

1. Справочная правовая система «Консультант Плюс»
2. ГОСТ Р. 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и
3. определения (утверждено постановлением Госстандарта России от
4. 27.02.1998 №28).
5. «Основные правила работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002)
6. Федеральный закон от 22.10.2004 №125 – ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (принят ГД ФС РФ 01.10.2004)
7. Составление архивных описей: Методические рекомендации /Росархив. ВНИДАД. – М., 2003.
8. Типовая инструкция по делопроизводству в Федеральных органах
9. исполнительной власти, утверждённая приказом Федеральной архивной
10. службы Росси от 27.11.2000 №68
11. Кузнецова И.Н. «Делопризводство».
12. Андреева И.Н. статья в журнале «Справочник секретаря и офис-менеджера» Систематизация документов и формирование дел.
13. Алексеева Е.В. Архивоведение учебник для нач. проф. образования – М.:ПрофОбр-Издат, 2002.