Организация документационного обеспечения управления персоналом федеральных казенных учреждений на примере ФКУ Дом отд

Следующим шагом является анализ документационного обеспечения. Последовательность шагов является относительной, поскольку исследование системы управления и системы ДОУ проходит параллельно. Основной задачей на данном этапе является определение степени соответствия существующей системы ДОУ предъявленным требованиям. Для этого необходимо сопоставить документацию, сопровождающую процессы, с теми потребностями и целями, которые выявлены на предыдущем шаге [12, с.17].

Обследование и подготовка материалов по результатам диагностики системы документационного обеспечения управления может включать в себя следующие работы:

• анализ образцов внутренней документации и классификация документов;
• анализ существующего документооборота предприятия;
• анализ существующего делопроизводства (практики работы с документами, практики хранения документов, практики формирования дел, соответствие ГОСТ Р 6.30-2003);
• анализ номенклатуры дел предприятия;
• анкетирование сотрудников специализированных подразделений и других подразделений, занимающихся документооборотом предприятия, с целью выявления фактического состояния использования технологий по ДОУ и практики документирования принимаемых решений;
• интервьюирование руководства предприятия, сотрудников специализированных и других подразделений;
• подготовка отчета по результатам диагностики системы ДОУ, анализ полученных данных, включая создание схем реализации технологий ДОУ, моделей "как есть", подготовка рекомендаций по оптимизации технологий ДОУ, включая оптимизацию структуры специализированных подразделений.

При этом также осуществляется формализация процессов документационного обеспечения путем построения функционально-алгоритмической модели. Исходя из поставленных целей, а также с учетом требований определяются функции документной системы, и осуществляется построение ее функционально-алгоритмической модели. Сопоставление этой модели с предъявленным требованием определяет сильные и слабые стороны документационного обеспечения и позволяет выработать направления его совершенствования.

Затем осуществляется определение (прогноз) эффективности выбранного направления (приведет ли данное совершенствование к достижению требуемых результатов), оценка рисков при неудачном выборе (вероятность). Для оценки эффективности используется системная методология обоснования совершенствования [12, с.17-18].

После проведенного анализа начинается непосредственно разработка мероприятий по совершенствованию системы ДОУ. Разрабатывается структура системы, в рамках которой определяются элементы подсистем, информационные составляющие документов, а также определяются взаимосвязи всех элементов системы. Проектируемая документная система обеспечения управления должна включать в себя следующие документы: "Политика и цели в области управления персоналом", а также документированные процедуры, рабочие инструкции, записи, формы и другие документы, необходимые для управления персоналом.

Совершенствование системы документационного обеспечения управления и подготовка к внедрению электронного документооборота включает в себя следующие работы:

• разработка положения о документационном обеспечении управления;
• разработка пакета регламентов выполнения мероприятий по документационному обеспечению управления;
• разработка рекомендаций по совершенствованию номенклатуры дел предприятия;
• разработка альбома форм документов предприятия;
• разработка регламента внесения изменений в систему документационного обеспечения управления.

Кроме того, разработка технологии документационного обеспечения включает в себя:

• построение классификатора,
• определение метаданных,
• разработку механизма индексирования,
• разработку процедур контроля,
• разработку регламента документационного обеспечения.

Мероприятия по совершенствованию системы документационного обеспечения персоналом должны привести к:

• сокращению сроков прохождения и исполнения документов;
• исключению потерь документов;
• оптимизация процесса согласования документов;
• централизованное хранение текстов документов, подготовленных в электронной форме, и их графических образов;
• контроль прохождения документов в подразделениях предприятия с момента их получения или создания до завершения исполнения, своевременное информирование сотрудников и руководства о поступивших и создаваемых документах.
• контроль исполнительской дисциплины [36, с. 5].

Таким образом, для любой организации жизненно важно постоянно совершенствовать документационное обеспечение управления, так как это прямо влияет на качество принятия управленческих решений.

Документационное обеспечение подразумевает организацию работы с документами, обращающимися в системе управления персоналом.

Система документационного обеспечения представляет собой комплекс мероприятий, направленных на разработку локальных нормативных актов, документов по управлению персоналом и охране труда, первичных форм по учету кадров, рабочего времени и расчетов с персоналом, учетно-регистрационной документации с целью регулирования трудовых правоотношений, организации учета кадров, и обеспечению мер по охране труда, выступая важнейшим элементом не только системы управления персоналом, но и всей организации [35].

Поэтому, в условиях системной организации значение документационного обеспечения управления трудно переоценить.

Во-первых, ДОУ - это организованная память предприятия, которая может быть использована для восстановления истории любого интересующего вопроса с целью извлечения опыта, анализа различных сторон деятельности, установления причинно-следственных связей, репродуцирования знаний и т.п.;

Во-вторых, ДОУ - это учет и контроль результатов деятельности;

В-третьих, это информационная технология, обеспечивающая квалифицированное функционирование персонала и подразделений;

В-четвертых, - это средство для управления предприятием.

В–пятых, это инструмент, позволяющий четко регламентировать взаимоотношения работодателя и работника, права и обязанности сторон трудовых отношений [10, с. 12-13].

Поэтому, в современной социально-экономической обстановке в условиях поиска оптимальных путей информатизации общества и вхождения России в мировое информационное пространство первостепенное значение приобретает решение многоаспектной проблемы документационного обеспечения управления (ДОУ), при помощи которого процессы документирования, организации документов и документооборота приобретают нормативный или упорядоченный характер [27, с. 28].

К сожалению, в настоящее время документационное обеспечение деятельности российских предприятий осуществляется, в основном, стихийно и не принимает во внимание существующую нормативную базу и богатый опыт совершенствования ДОУ накопленный в России за последние 175 лет [37].

 

1.2. Организационные основы документационного  обеспечения управления персоналом  федеральных казенных учреждений

 

Глава 2. Организация документационного обеспечения управления персоналом федеральных казенных учреждений на примере ФКУ Дом отдыха «Одинцово» 

2.1. Цели и способы документационного  обеспечения управления персоналом ФКУ 

2.2. Проблемы документационного  обеспечения управления персоналом ФКУ 

2.3. Основные направления совершенствования  документационного обеспечения управления персоналом ФКУ 

 

Заключение 

 

Список литературы

 

1. Налоговый кодекс РФ (часть вторая). Федеральный закон от 05.08.2000 № 117-ФЗ (принят ГД ФС РФ 19.07.2000) – СПС "Гарант", 2010.
2. Трудовой кодекс Российской Федерации - СПС "Гарант", 2010.
3. Федеральный закон "Об обществах с ограниченной ответственностью" – СПС "Гарант", 2010.
4. Федеральный закон от 24.07.2007 № 209-ФЗ "О развитии малого и среднего предпринимательства в Российской Федерации" – СПС "Гарант", 2010.
5. Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. № 65-ст) – СПС "Гарант", 2010.
6. Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" / утв. постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. № 28 – СПС "Гарант", 2010.
7. Методические рекомендации по оценке эффективности инвестиционных проектов: Официальное издание (вторая редакция) / Министерство экономики РФ, Министерство финансов РФ, ГК по строительству, архитектуре и жилищной политике № ВК477 от 21.06.1999г. – М: ОАО НПО "Экономика". 2000.- 421 с.
8. Общероссийский классификатор видов экономической деятельности ОК 029-2001, утвержденный Постановлением Госстандарта России от 06.11.2001 № 454-1 – СПС "Гарант", 2010.
9. Адлер Ю. Восемь принципов, которые меняют мир …// Стандарты и качество. – 2001. – № 6. – С. 52.
10. Бармаков Б.П., Документооборот на предприятии // Босс. – 2009.- № 8.
11. Белов А.А., Волкова Н.С. Синергетический подход к организации и документационному обеспечению управления /Иван. гос. энерг. ун-т. – Иваново, 2006.
12. Белов А.А. Экономические аспекты информатизации /Иван. гос. энерг. ун-т. – Иваново, 2006.
13. Бобылева М. Документооборот в организации: современные подходы //Финансовая газета. 2005. - № 16.
14. Бобылева М. Служба документационного обеспечения управления: критерии оценки деятельности// Финансовая газета. 2005. - № 18.
15. Бобылева, М.В. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному. - М.: Изд. МЭИ, - 2004.
16. Горбенко М. Регламентируем свое кадровое делопроизводство // Кадровик. Кадровое делопроизводство. -2008. - № 10.
17. Делопроизводство: Учебник / Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Л.В. Санкина; Под общ. ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: МЦФЭР, 2006. – 560 с.
18. Демин Ю.М. Делопроизводство. Подготовка служебных документов. –СПб.: Питер, 2004. -219 с.: ил.
19. Документация в информационном обществе: законодательство и стандарты. Доклады и сообщения на XII Международной научно-практической конференции 22-23 ноября 2005 г. / Росархив. ВНИИДАД. - М., 2006.
20. Доскова Л. Управление персоналом – М.: ЛитРес, 2009.
21. Ивановская Л. Бережное отношение не только к личным архивам... // Кадровик. Кадровое делопроизводство. – 2008. - № 3.
22. Кривошеева Н.А. Документационное обеспечение управления: Терминологический словарь. -Оренбург: ГОУ ОГУ, 2005. – 19 с.
23. Кузнецов И. Н. Делопроизводство: учебно-справочное пособие. – М.: Издательство "Издательский дом Дашков и К", 2010.
24. Кузнецова, Т. В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления) / Т. В. Кузнецова. - 3-е изд. испр. – М.: Интел-Синтез, 2005.-328 с.
25. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). 4-е изд. испр. и допол. – М.: ООО Журнал "Управление персоналом", 2003. – 408 с.
26. Ларин, М.В. Управление документацией в организациях. М. - Научная книга. - 2002.
27. Ларин М. Проблемы совершенствования документационного обеспечения управления в современных условиях// АКДИ "Экономика и жизнь", 5 ноября 2002.
28. Майкл Дж. Саттон. Корпоративный документооборот: принципы, технологии, методология внедрения. - СПб.: Азбука, 2002.
29. Нельзина О. Системы электронного документооборота на предприятии: проблемы внедрения и использования// Наука и техника. – 2006. - № 11.
30. Новикова Т.М. Важность кадрового делопроизводства в сфере деятельности организации// Управление человеческим потенциалом. – 2008. - № 2.
31. Организация работы с документами: Учебник / Под ред. проф. В.А. Кудряева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2002. 592
32. Петров А., Мамед-заде Г. Регламентация управленческой деятельности //Кадровик. Кадровый менеджмент. 2006. - № 12.
33. Пономарева Н.Г. Современные требования к кадровой службе (отделу) – М.: "Омега-Л", 2006.
34. Рогожин М.Ю. Справочник по делопроизводству. – М.: "Юстицинформ", 2005.
35. Сокова А.Н. Идеальное делопроизводство// Секретарь-референт. – 2004. - № 11.
36. Сонин Д.О., Белов А.А. Системные принципы оценки и построения документационного обеспечения управления // ГОУВПО "Ивановский государственный энергетический университет имени В.И. Ленина" - "Вестник ИГЭУ" Вып. 1. - 2009.
37. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство: Практическое пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия. – М.: Книга сервис, 2003. – 160 с.
38. Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации. - М.: Росархив, 2001.
39. Храмцовская Н.А., Документооборот 2010: что год грядущий нам готовит?//Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2009. - № 12.
40. Храмцовская Н.А. Ужесточение требований к документам коммерческих организаций//Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2009. – № 3. С.68–82;
41. Храмцовская Н.А. За сохранность документов организации первые лица ответят личным имуществом!//Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2009. – № 7. – С.66–78.
42. Храмцовская Н.А. Новые Правила делопроизводства: пристальный взгляд специалиста//Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2009. – № 8.
43. Управленческая документация. Классификатор. – М.: Книга сервис, 2003. – 64 с.
44. Янковская В.Ф. Правила организации документооборота // Справочник секретаря и офис-менеджера.. – 2005. - № 7.
45. Янковская В.Ф Организация движения внутренних документов (на примере движения распорядительных документов) // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2005. - № 12.

 

Приложения