Организация документооборота учреждения и основные направления его совершенствования

 

 

Автономное образовательное учреждение Вологодской области среднего профессионального образования «Вологодский колледж связи и информационных технологий»

 

 

 

 

Специальность 032002- Документационное обеспечение управления и архивоведение

 

 

 

 

ДИПЛОМНАЯ РАБОТА

 

 

на тему: Организация документооборота учреждения и основные направления его совершенствования.

 

Выполнила студентка: Кутилова Анастасия Васильевна    группа ДО-411

 

 

 

Рассмотрена и утверждена на заседании ПЦК «___»________ 20___ г. протокол №___ 

 

 

Тема дипломной работы получена «____»__________ 20___ г. ______________________

                          подпись студента

 

Допущен(а) к защите ___________________ И.А.Смолина «___»__________ 20__ г.

 

 

Руководитель:  ___________________ Манькова Е.А. (Киселева Т.В.)

 

 

Нормоконтролер:  ___________________ Манькова Е.А. (Киселева Т.В.)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ ………………………………………………………3 стр
Организация документооборота………………………………...4 стр
Регистрация документов…………………………………………5 стр
Контроль исполнения документов……………………………....6 стр
Систематизация документов…………………………………….8 стр Формирование дел……………………………………………….9 стр
Способ совершенствования документооборота………………10 стр
Повышение качества документооборота………………………11 стр
Повышение качества подготовки и оформления документов………………………………………………………12 стр
Использование современных информационных технологий для подготовки , передачи и обработки информации…………….12 стр Совершенствование технологии документооборота…………12 стр Заключение…………………………………………………. ….13 стр Список используемой литературы…………………………….14 стр

 

 

Введение

Управление предприятием неизбежно требует создания многих видов документов. Именно документы, т.е. зафиксированная на материальном носителе информация, имеет юридическую силу.

Тема организации работы с документами в современных условиях имеет сейчас большую актуальность, так как от правильного выбора технологии работы зависит успех предприятия.

Управление предприятием неизбежно требует создания многих видов документов. Именно документы, т.е. зафиксированная на материальном носителе информация, имеет юридическую силу.

Тема организации работы с документами в современных условиях имеет сейчас большую актуальность, так как от правильного выбора технологии работы зависит успех предприятия.

Организация работы с документами предполагает организацию документооборота учреждении, хранение документов и их использование влекущей деятельности учреждения. Документооборот учреждения - это совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов в учреждении с момента их создания или поступления и до завершения исполнения или отправки. В целях рациональной организации документооборота все документы распределяются по документопотокам, например, регистрируемые и нерегистрируемые документы; входящие, исходящие и внутренние документы; документы, направляемые в и поступающие из вышестоящих организаций, или документы, направляемые в или поступающие из подведомственных организаций, и т.д. Под документопотоком понимается совокупность документов, выполняющих определенное целевое назначение в процессе документооборота.

Характеристикой документооборота является его объем. Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею в течение определенного периода времени, как правило года. Объем документооборота - важный показатель, используемый в качестве критерия при решении вопросов выбора организационной формы делопроизводства, организации информационно-поисковой системы по документам учреждения, структуры службы делопроизводства, ее штатного состава и других вопросов.

В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо совершенствование работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе. Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.

Вместе с тем, правильное составление и оформление документов в соответствии с новыми нормативами - важнейшая обязанность работников делопроизводственных служб. 
Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы работники не отвлекались от главных производственных целей предприятия.  
В представленном реферате рассматривается организация документооборота и пути его совершенствования. 

 

Объектом исследования стали основные правила организации документооборота.

 

Цель дипломной работы является  рассмотреть организацию документооборота. 

 

Задачи: 
         - описать организацию документооборота.  
         - способы улучшения и совершенствования документооборота. 
 

                                

 

1. Организация  документооборота

 Документооборот - это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. Организация документооборота — это правила, в соответствии с которыми происходит движение документов в учреждении.

Организация документооборота предусматривает рациональное движение документов, включающее как операции с документами, так и все их перемещения в аппарате управления, т.е. их получение, рассмотрение, передачу на исполнение, организацию исполнения, удостоверения, оформления и отправки. 

В делопроизводстве документооборот рассматривается как функция коммуникации, реализация которой должна соотноситься, субординироваться с общими целями делопроизводства - информационным обеспечением деятельности аппарата управления, его документирования, хранения и использования ранее созданной информации. 

Документы, поступающие на предприятие проходят: 
      -   первичную обработку; 
      -  предварительное рассмотрение; 
      -   регистрацию;  
      -   рассмотрение руководством. 

После этого входящие документы передаются конкретным исполнителям.  
Служба документационного обеспечения управления (ДОУ), которая может быть представлена на предприятии как самостоятельным структурным подразделением (канцелярия, общий отдел, секретариат), так и отдельным сотрудником (секретарь - референт) должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложений).

В противном случае присланные документы возвращаются автору с соответствующим сопроводительным письмом, где указываются причины возврата. 

Конверты от поступающих документов уничтожаются за исключением тех случаев, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и дату получения документов. Не вскрываются и передаются по назначению документы с пометкой «лично» и в адрес общественных организаций. 

Обработка и передача документов исполнителям должна осуществляться в день их поступления в службу ДОУ. Если документ должен исполняться несколькими подразделениями или должностными лицами, его размножают в нужном количестве экземпляров. 

Документы, подлежащие отправке в другую организацию, сортируют, упаковывают, оформляют их как почтовое отправление и сдают в отделение связи.

Перед упаковкой служба ДОУ обязана проверить правильность оформления документов, наличие всех приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов и т.д.

Неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку.

На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки, которая подписывается работником службы ДОУ и датируется. 

Исходящие документы должны обрабатываться и отправляться в день регистрации.

Внутренние документы предприятия передаются исполнителям под расписку в регистрационной форме. 

Служба ДОУ должна систематически вести учет количества обрабатываемых документов, включая все их виды и размноженные экземпляры. Результаты учета документооборота обобщаются службой ДОУ и доводятся до сведения руководителя предприятия для выработки мер по совершенствованию работы с документами.  

 

 

 

 

 

1.1. Регистрация  документов.

Регистрация документов - фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и дальнейшего использования в справочных целях, (организационно- распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и т.д.)

 Регистрируются входящие, исходящие и внутренние документы. Однако, не все документы предприятия регистрирует служба ДОУ.

Документы специальных (функциональных) систем документации (плановые, бухгалтерские, финансовые и др.) регистрируются в соответствующих подразделениях.

В службе ДОУ на этих документах ставится только дата поступления. 
Регистрация документов должна быть только однократной.

Поступающие документы регистрируются в день поступления, отправляемые и внутренние - в день подписания или утверждения.

При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он не должен регистрироваться повторно. 

В качестве регистрационных форм, в зависимости от объемов регистрируемых массивов документов, используют регистрационные журналы или регистрационно-контрольные карточки (РКК). Журналы удобны при сравнительно небольшом количестве регистрируемых документов, так как поиск информации по журналу довольно продолжителен по времени.

Кроме того, по журналу невозможно вести контроль за исполнением документов, необходимо вторично регистрировать поставленные на контроль документы на контрольных карточках. 

Установлен следующий обязательный состав реквизитов для регистрации документов:  
-   автор(корреспондент);  
-   название документа; 
-   дата документа;  
-   индекс документа;  
-   дата поступления документа (для входящих документов);  
-   индекс поступления документа (для входящих документов;  
-   заголовок документа или его краткое содержание; 
-   резолюция (исполнитель .содержание поручения, автор, дата);  
-   срок исполнения;  
-   отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения и индекс документа - ответа);  
-   номер дела. 

Порядок расположения реквизитов на регистрационных формах определяется самим предприятием.  
 

1.2. Контроль  исполнения документов

 

Контролю подлежит исполнение всех зарегистрированных документов. Контроль исполнения включает:  
    -  постановку документа на контроль;  
    -  проверку своевременного доведения документа до исполнителя;  
    -  предварительную проверку и регулирование хода исполнения;  
    -  учет и обобщение результатов контроля исполнения документов, информирование руководителя. 

Основная цель организации контроля исполнения - обеспечение своевременного и качественного исполнения документов. Контроль осуществляют руководители, служба ДОУ и ответственные исполнители. Служба ДОУ контролирует организационно-распорядительные документы.