Организация движения документов между подразделениями

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Контрольная работа

по дисциплине: ДУД

 

тема: «Организация движения документов между подразделениями».

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Документооборот - сложный технологический процесс, характеризующийся различными параметрами, связанными с процессами документирования и со всей деятельностью организации. Организация документооборота включает все операции по приему, передаче, составлению, согласованию, оформлению, удостоверению и отправке документов.

Основными характеристиками документооборота являются маршрут  движения, который включает все инстанции на пути движения документа от создания черновика (или от получения) до подшивки в дело, и время, затрачиваемое на прохождение документов по этому маршруту. Отсюда главное правило организации документооборота - оперативное прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени.

Для передачи документов в структурные подразделения используют несколько технологий, иногда параллельно. Для обычной корреспонденции в службе ДОУ применяются сортировальные ячейки, аналогичные почтовым: каждому подразделению отводится своя промаркированная ячейка. Документы из ячеек в определенное время, в соответствии с графиком работы службы ДОУ, забирают сотрудники подразделений самостоятельно.

Образец графика доставки документов:

УТВЕРЖДАЮ

Директор

_______А.Н. Килин

21 ноября 2011 г.

График доставки документов в структурные подразделения

Наименование  подразделения	Корпус (цех)	Этаж	Кабинет №	Утренняя доставка	Вечерняя доставка
Кадры	Административный	2	47-49	9:45	16:30
Главный технолог	Цех 3	2	7	10:15	17:00

 

Более важные документы, документы с ограниченным доступом разносят с соблюдением точного  графика сотрудники службы ДОУ. При  этом они же забирают в подразделениях и документы, предназначенные к отправке. В случае большой срочности или конфиденциальности производится разовая доставка документов конкретному исполнителю (службой ДОУ, секретарем подразделения, вызывается исполнитель для получения документа). Как правило, документы передаются внутри организации без расписки, но для конфиденциальных документов, срочных, особо важных документов она обязательна. Для этого используют разносные книги упрощенного графления или вторые экземпляры регистрационных карточек.

 

 Образец графления  разносной книги

№ п/п	Дата поступления	Наименование  документа	Гриф ограничения  доступа	Автор	Фамилия получателя (подразделение)	Личная подпись
1.
2.
3.

 

При эксплуатации системы  компьютерной регистрации документов и автоматизированного документооборота в нормативно-методических документах (инструкциях) должен быть оговорен способ передачи информации исполнителю: электронная копия документа через компьютерную сеть или непосредственно сам исполняемый документ.

Обработка поступающих документов может считаться оптимальной, если документ поступает к конечному исполнителю в течение следующего дня после его получения организацией.

 

 

Обработка телеграфных  и телефонных сообщений

Порядок и срочность  экспедиционной обработки документов должны зависеть в первую очередь от их содержания, а не от вида почтового отправления.

Так, телеграммы и телефонограммы, не требующие, исходя из их содержания, срочного исполнения, следует обрабатывать вместе с остальной корреспонденцией.

При необходимости срочного исполнения любого документа, в том числе телеграммы, письма и др., службе ДОУ должно быть вменено в обязанность знакомить предполагаемого исполнителя с его содержанием до прохождения документом всех стадий обработки.

Установлен в ГСДОУ и срок ответов на такую корреспонденцию - двое суток.

 

Организация движения документов между подразделениями

Документы передают из одного подразделения в другое секретари руководителей или сотрудники, реже - служба ДОУ. Как правило, единый порядок передачи документов из одного подразделения в другое для документов, не содержащих конфиденциальную информацию, не устанавливается. Но чтобы документы не терялись, как в бумажную регистрационную форму, так и в компьютерную информационно-поисковую систему (базу данных) должны вноситься сведения о любом изменении их местонахождения с указанием даты передачи, в том числе от одного исполнителя другому в пределах одного подразделения.

Ознакомление нескольких должностных лиц с одним экземпляром документа, не подлежащего тиражированию, следует поручать специально выделенному сотруднику, а если это не представляется возможным - составить индивидуальный график сроков и последовательности прохождения документа в организации. Этот график может быть принят руководителем службы ДОУ по согласованию с руководителем организации как типовой. Такой же типовой график может быть разработан для ознакомления с текущей информацией вместо подготовки и распространения в организации различного рода типовых приглашений на собрания, заседания и другие мероприятия.

 

Культура работы с документами на рабочих местах

При налаживании системы  внутреннего документооборота, прежде всего, следует уделить внимание организации работы с документами непосредственных исполнителей на рабочих местах в структурных подразделениях.

 

Организация ознакомления исполнителей

с документами

Исполнители получают документы  не только в соответствии с резолюциями  руководителей организации, но и  в соответствии с указаниями непосредственных руководителей структурных подразделений, с учетом функциональных обязанностей, квалификации и равномерной загрузки сотрудников. Поэтому не рекомендуется передавать документы исполнителям без ведома руководителя структурного подразделения.

При оптимально налаженной работе сотрудники должны знакомиться  с документами в день их получения.

Для документов с длительными  сроками исполнения (не менее 6 месяцев) намечают этапы исполнения, даты промежуточного контроля (если они не являются типовыми), сообщают их службе контроля или самостоятельно вводят информацию в автоматизированную систему контроля исполнения.

Если исполнение документа  поручено нескольким лицам, ответственный  исполнитель, определенный в пункте распорядительного документа или резолюции (подчеркнут, указав первым в резолюции), имеет право созыва остальных исполнителей. Все исполнители в равной степени ответственны за своевременное и качественное исполнение документа и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов: проектов, справок, сведений.

 

 

Например:

 

Измайлову, Шубину, Лузину

Об исполнении доложить

до 29.11.2011 г.

(подпись)

17.11.2011 г.

 

 В тех случаях,  когда исполняемый документ не  может быть одновременно предоставлен  в распоряжение всех исполнителей, им направляются экземпляры регистрационно-контрольной карточки документа в бумажном или электронном виде для предварительного извещения о задании или полученном поручении.

 

Документооборот исполнителя

В процессе исполнения документов сотрудники ведут собственный документооборот. Они пользуются документным и архивным фондами организации, инструкциями и ведомственными справочниками (телефонным, по делопроизводству и др.), номенклатурой дел, стандартами на документацию, общесоюзными классификаторами технико-экономической информации, а также средствами оргтехники: ложементами для бумаг, средствами создания документов, множительной техникой и т.д.

При подключении к  общим компьютерным информационным базам организации исполнитель  получает в соответствии с имеющимся правом доступа запрашиваемую им информацию, несет ответственность за полноту, своевременность, достоверность и конфиденциальность используемой информации.

Сотрудник должен быть информирован:

- имеет ли он право снимать копии с необходимых ему для исполнения поручения документов или нет;

- имеет ли он право в процессе работы делать на документе пометки о времени его фактического поступления на исполнение, о ходе промежуточного исполнения, посланных телефонных и письменных запросах и т.д., о дате и результате окончательного исполнения.

Исполнителей следует  обязывать заводить для документов папки с указанием своей фамилии, промаркированные: «срочно», «на исполнении», «к докладу», «на подпись», «на отправку»  и др., исходя из специфики деятельности.

В случае командировки, отпуска, болезни, увольнения сотрудника, исполняемые  им документы, по указанию руководителя структурного подразделения должны быть переданы другим исполнителям с  обязательным вводом их фамилий в  регистрационно-контрольную систему.