Организация хранения дел

Хранение документов, их комплектование и учет осуществляют архивы. Хранение на постоянной основе осуществляется центральными архивами федерального значения. К архивам с изменяющимся составом документов относятся городские и районные архивы. В них временно хранятся данные, перемещаемые из учреждений районного либо городского звена.

Отдельная группа бумаг, которая регистрируется в архиве под уникальным номером, называется единицей хранения. Обычно документы, находящиеся в архивах, объединены по какому-либо тематическому признаку или по виду. Также это может быть отдельно выделенный документ. Для группировки единиц хранения могут использоваться такие классификационные принципы, как:

• структурный принцип (по принадлежности к какому-то структурному подразделению);
• хронологический принцип (в зависимости от периода времени, которому они принадлежат – месяц, год и т.п.);
• тематический (отраслевой) принцип (в зависимости от вопросов, нашедших отражение в документах, или по отраслям деятельности);
• номинальный принцип (по виду – приказы, служебные записки и т.п.);
• авторский принцип (по организациям либо лицам – авторам);
• корреспондентский принцип (обычно используется при хранении переписки – в зависимости от адресатов);
• географический принцип (по определенным территориям, связанным с содержанием документов).

Дело представляет собой основную единицу хранения. В тех ситуациях, когда дело включает больше одной части, то каждая из частей дела считается отдельной единицей хранения. Необходимым структурным элементом дела является заголовок, в котором должно быть четко отражено основное содержание и состав документов, входящих в дело. Если в дело входит только один документ, в его заголовок может быть включено обозначение вида, автора, содержание и дата.

В архивной практике существует установленный порядок нумерации листов каждого дела в целях обеспечения контроля сохранности всех листов. Помимо количества листов для каждого дела необходимо указывать его срок хранения, а на делах постоянного хранения – проставить надпись: «хранить постоянно».

 

2.2. Организация хранения документов и дел в организации

 

Обязанность хранить документы определяется законодательством Российской Федерации, а перечень документов, подлежащих хранению в каждой организации, определяется на основании:

1. Типовых перечней.

В настоящее время при определении документов, подлежащих хранению, а также сроков их хранения используют следующие утвержденные типовые перечни:

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

Перечень содержит 1003 статьи о хранении документов, а учитывая, что часть статей имеет обобщенное название тех или иных видов документов, то на практике количество видов документов, подлежащих хранению, значительно больше.

Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2007 № 1182).

Данный перечень включает типовые архивные документы о научной, научно-технической, производственно-технической, проектной и строительной деятельности организаций.

2. Ведомственных перечней.

Ведомственные перечни разрабатываются конкретным ведомством.

3. Законов, регулирующих  деятельность той или иной  организационно-правовой формы юридического  лица, что в значительной степени  накладывает отпечаток на хранение  определенных видов документов  в той или иной организации. Приведем некоторые из законов:

Федеральный закон от 14.11.2002 № 161-ФЗ «О государственных и муниципальных унитарных предприятиях» (одобр. Советом Федерации 30.10.2002);

Федеральный закон от 08.02.1998 № 14-ФЗ (ред. от 30.11.2011) «Об обществах с ограниченной ответственностью» (одобр. Советом Федерации 28.01.1998);

Федеральный закон от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (далее - Закон «Об акционерных обществах»).

4. Специальных законов, регулирующих  ту или иную деятельность, например Федеральный закон от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Согласно ст. 17 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», организация обязана хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность не менее пяти лет. Ответственность за сохранность указанных документов несет руководитель организации.

Следует учитывать, что данный закон утратит свою силу с 1 января 2013 г., а вместо него вступит в силу Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», в соответствии с которым несколько изменяются сроки хранения бухгалтерских документов.

5. Иных правовых актов  Российской Федерации.

6. Устава организации.

7. Внутренних документов  юридического лица, например, документы  каждой организации и сроки их хранения отражаются в номенклатуре дел, утверждаемой приказом организации.

8. Решений исполнительного  органа юридического лица (органами  управления организации).

 

Этапы подготовки документов к хранению

 

1. Экспертиза ценности.

Первый этап подготовки документов к хранению заключается в проведении экспертизы ценности документов. Экспертиза ценности необходима для того, чтобы выявить документы, которые подлежат дальнейшему сохранению или уничтожению. С этой целью составляется описи дел и описи документов дел.

В небольших компаниях с процедурой подготовки документов к архивному хранению может справиться архивариус или уполномоченное лицо. Для того чтобы подготовить документы в крупных архивах, чаще всего необходима помощь высококвалифицированных специалистов из архивных компаний.

2. Определение места хранения документов.

На данном этапе нужно установить место для хранения документов. Среди возможных альтернатив: хранение документов в офисе, сдача документов на внеофисное хранение и создание электронного архива.

3. Хранение документов в офисе.

Для того чтобы подготовить документы для хранения в офисе, необходимо грамотно организовать архивное пространство и обеспечить соответствующий температурный режим. Также на данной стадии нужно позаботиться о закупке архивных стеллажей, архивных коробов и папок.

Кроме того, нужно заранее позаботиться о том, чтобы дела должны были прошиты и переплетены. Ни в коем случае нельзя упаковывать документы в полиэтиленовые пакеты, так как это уменьшает сохранность бумаги. Во время формирования архива папки и короба подписываются, и самые важные поставить так, чтобы в случае необходимости обеспечить быстрый доступ к ним.

4. Сдача документов на внеофисное хранение.

Передача документов на внеофисное хранение заключается в вывозе документов в хранилище сторонней архивной компании. Подготовка документов к хранению в данном случае минимальна, поскольку ответственность за это берет архивная компания. Главное во время перевозки – сохранить все документы в наличии.

5. Создание электронного архива.

При выборе электронного архива как способа хранения документов затраты коснутся сканирования документов. На основе сканированных образов создается база данных с системой поиска.

Подготовка документов к архивному хранению будет заключаться в отборе документов на сканирование. После этого уже программисты создают базу данных с удобной и быстрой системой поиска.