Организация кадрового делопроизводства

Организация кадрового  делопроизводства.

 

2 занятие

Нормативная база кадрового делопроизводства.

Структура нормативной базы кадрового делопроизводства

Нормативная база кадрового  делопроизводства, представляет собой  совокупность законов и нормативных  правовых актов, регламентирующих установление прав и обязанностей работника и  работодателя, регулирует вопросы охраны труда, профподготовки, переподготовки и повышения квалификации, трудоустройства, социального партнерства. Закрепляются правила оплаты и нормирования труда, порядок разрешения трудовых споров. Отдельная группа нормативных актов посвящена особенностям правового регулирования труда некоторых категорий граждан (несовершеннолетних, педагогов, тренеров и спортсменов, надомников, вахтовиков и др.).

Нормативные акты, которые  ежедневно должны быть под рукой  у работника кадровой службы, можно  разделить на две самостоятельные  группы.

В первую группу входят законодательные  и подзаконные акты, содержащие нормы  трудового права и нормы охраны труда. Эти документы обязательны  для исполнения.

Ко второй группе относятся  документы методического характера  по управленческому труду и кадровому  делопроизводству. (указы Президента, постановления Верховного Совета, краевых, областных и городских Советов народных депутатов, а так же постановления Совета Министров и других исполнительных органов) Они имеют рекомендательный характер. Документы содержат рекомендации, как лучше оформлять кадровые бумаги, как удобнее организовать работу с ними. При этом кадровик вправе самостоятельно решать, придерживаться этих рекомендаций или же действовать согласно корпоративным стандартам.

Основная  база кадрового делопроизводства

К основным нормативным актам  по кадровому делопроизводству относятся:

Первый — Трудовой кодекс РФ. Это основной закон, которым должен руководствоваться в своей работе кадровый специалист любой организации. Нормы ТК регулируют порядок приема и увольнения сотрудников, организацию  их рабочего времени и времени  отдыха, условия выплаты заработной платы, предоставление работникам различных  льгот и компенсаций.

Второй — Федеральный  закон РФ от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях  и защите информации". На основании  этого закона строится вся работа кадровой службы с персональными  данными сотрудников. Например, решается вопрос о том, каким образом будет обрабатываться и где будет храниться информация, полученная от сотрудника при его поступлении на работу.

Третий — Закон РФ от 29 июля 2004 г. № 98-ФЗ "О коммерческой тайне". Он устанавливает перечень сведений, которые могут составлять коммерческую тайну организации, список сотрудников, имеющих к ней доступ, процедуру ознакомления с секретными данными, а также ответственность  за распространение конфиденциальной информации.

Четвертый — Закон РФ от 17 июля 1999 г. № 181-ФЗ "Об основах  охраны труда в Российской Федерации". Положения этого документа позволяют  грамотно построить в организации  систему охраны труда. А это очень  важно. Ведь здоровые и безопасные условия  работы — это одно из главных  условий, которое гарантирует работодатель, заключая трудовой договор с сотрудниками. При выявлении нарушения правил охраны труда и техники безопасности трудовой инспектор привлекает виновных должностных лиц к административной ответственности.

Пятый — Закон РФ от 8 августа 2001 г. № 134-ФЗ "О защите прав юридических  лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора)". Закон дает представление  о правах и обязанностях работодателя при проведении в организации  различных инспекционных проверок. Например, в законе говорится о  документах, которые работодатель вправе потребовать от проверяющего при  его появлении в организации, о праве представителя компании лично присутствовать во время проверки, о том, каким образом организация  может обжаловать неудовлетворительные результаты инспекции.

В следующую группу обязательных нормативных актов по кадровому  делопроизводству относятся  материалы методического характера по организации управленческого труда и по работе с кадровыми документами.

Во-первых, это ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Этот государственный стандарт определяет перечень реквизитов, которые должны присутствовать на документе, издаваемом в организации, порядок их расположения, требования к фирменным бланкам.

Например, стандарт диктует  правила расположения Государственного герба, эмблемы организации и ее товарного знака. Устанавливает, в каком случае в заголовке документа пишется сокращенное наименование организации, а в каком нет и из каких элементов состоит регистрационный номер приказа. Стандарт распространяется на все организационно-распорядительные документы компании: постановления, распоряжения, приказы, протоколы, акты, письма. Со всеми перечисленными документами работают сотрудники кадровой службы.

  Во-вторых, это Перечень  типовых управленческих документов, образующихся в деятельности  организаций, с указанием сроков  хранения, утвержденный Росархивом 6 октября 2000 г. Этот нормативный  акт дает исчерпывающий список  внутренних документов, в зависимости  от юридической значимости, регулирует  порядок и сроки их хранения. Как долго следует хранить,  допустим, штатное расписание, положение  о премировании, табель учета  рабочего времени, должностные  инструкции и другие документы,  кадровый работник узнает именно  из этого ведомственного документа.

  В-третьих, это унифицированные  формы первичной учетной документации  по учету труда и его оплаты. Формы приказов о приеме на  работу, об увольнении, о переводе, о направлении в служебную  командировку, о поощрении, а также  формы личной карточки работников  и некоторых других документов  входят в состав альбома, утвержденного  Постановлением Госкомстата РФ  от 5 января 2004 г. № 1.

Заметим , что с 1 января 2013 года формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов. Тем не менее, основные наши примеры мы с вами будет разбирать именно с унифицированными формами первичной учетной документации по учету труда и его оплаты.

  В-четвертых, это постановление  Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

"О трудовых книжках"  и постановление Минтруда России  от 10 октября 2003 г. № 69 "Об  утверждении Инструкции по заполнению  трудовых книжек". Эти документы  понадобятся кадровику при работе  с трудовыми книжками сотрудников.  Рекомендации, которые содержатся  в этих документах, помогут сотруднику  кадровой службы правильно, без  ошибок заполнить трудовую книжку  работника, при необходимости  внести в нее соответствующие  изменения или оформить вместо  испорченного или утраченного  документа дубликат.

  В-пятых, это межотраслевые  укрупненные нормативы времени  на работы по комплектованию  и учету кадров и межотраслевые  укрупненные нормативы времени  на работы по документационному  обеспечению управления, утвержденные  Постановлением Минтруда РФ от 25 ноября 1994 г.№72. Эти документы также  можно включить в перечень  необходимых инструментов кадровика.  С их помощью можно рассчитать  численность сотрудников кадровой  службы, а также определить количество  времени, необходимого каждому  из них для выполнения своих  трудовых обязанностей.

Надо следовать рекомендациям, содержащимся в нормативно-методических документах, хотя они и не носят  обязательного характера. Дело в  том, что в большинстве случаев  они упрощают работу с документами. Кроме того, инспекция труда придает  большое значение этим инструкциям  и в случае их несоблюдения может  оштрафовать организацию.

Важно знать, какие документы  обязательны для фирмы, какие  становятся таковыми лишь при определенных условиях, а какие бумаги можно  не составлять, так как они носят  рекомендательный характер. Это позволит хорошо подготовиться к встрече  с трудовыми инспекторами.

Блоки нормативной  базы кадрового делопроизводства

Те нормативные акты, которые  мы не отнесли к обязательным нормативным  актам по кадровому делопроизводству, можно разделить по блокам.

1. Об отпусках и других видах времени отдыха

- Постановления СНК СССР от 2 февраля 1930 г. - протокол N 5/331, п. 28 «ПРАВИЛА ОБ ОЧЕРЕДНЫХ И ДОПОЛНИТЕЛЬНЫХ ОТПУСКАХ» (в ред. Приказов Минздравсоцразвития РФ от 03.03.2005 N 190, от 20.04.2010 N 253)

- ПОСТАНОВЛЕНИЕ ПРАВИТЕЛЬСТВа РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ от 11 декабря 2002 г. N 884 «ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПРАВИЛ ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ ЕЖЕГОДНОГО ДОПОЛНИТЕЛЬНОГО ОПЛАЧИВАЕМОГО ОТПУСКА РАБОТНИКАМ С НЕНОРМИРОВАННЫМ РАБОЧИМ ДНЕМ В ОРГАНИЗАЦИЯХ, ФИНАНСИРУЕМЫХ ЗА СЧЕТ СРЕДСТВ ФЕДЕРАЛЬНОГО БЮДЖЕТА»

2.О рабочем времени

- ПРИКАЗ от 13 августа 2009 г. N 588н МИНИСТЕРСТВО ЗДРАВООХРАНЕНИЯ И СОЦИАЛЬНОГО РАЗВИТИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОРЯДКА ИСЧИСЛЕНИЯ НОРМЫ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ НА ОПРЕДЕЛЕННЫЕ КАЛЕНДАРНЫЕ ПЕРИОДЫ ВРЕМЕНИ (МЕСЯЦ, КВАРТАЛ, ГОД) В ЗАВИСИМОСТИ ОТ УСТАНОВЛЕННОЙ ПРОДОЛЖИТЕЛЬНОСТИ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ В НЕДЕЛЮ

3.О командировках

-ПОСТАНОВЛЕНИЕ Правительства РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ от 13 октября 2008 г. № 749 ОБ ОСОБЕННОСТЯХ НАПРАВЛЕНИЯ РАБОТНИКОВ В СЛУЖЕБНЫЕ КОМАНДИРОВКИ

-ПРИКАЗ МИНИСТЕРСТВа  ЗДРАВООХРАНЕНИЯ И СОЦИАЛЬНОГО  РАЗВИТИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ  от 11 сентября 2009 г. N 739н ОБ УТВЕРЖДЕНИИ  ПОРЯДКА И ФОРМ УЧЕТА РАБОТНИКОВ, ВЫБЫВАЮЩИХ В СЛУЖЕБНЫЕ КОМАНДИРОВКИ  ИЗ КОМАНДИРУЮЩЕЙ ОРГАНИЗАЦИИ  И ПРИБЫВШИХ В ОРГАНИЗАЦИЮ,  В КОТОРУЮ ОНИ КОМАНДИРОВАНЫ

4.Об оплате труда, средней заработной плате

- ПОСТАНОВЛЕНИЕ Правительства РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ от 22 июля 2008 г. N 554 «О МИНИМАЛЬНОМ РАЗМЕРЕ ПОВЫШЕНИЯ ОПЛАТЫ ТРУДА ЗА РАБОТУ В НОЧНОЕ ВРЕМЯ»

- ПОСТАНОВЛЕНИЕ ПРАВИТЕЛЬСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ от 24 декабря 2007 г. N 922 «ОБ ОСОБЕННОСТЯХ ПОРЯДКА ИСЧИСЛЕНИЯ СРЕДНЕЙ ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЫ»

5. О материальной ответственности

-ПОСТАНОВЛЕНИЕ  Министерства ТРУДА И СОЦИАЛЬНОГО  РАЗВИТИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ  от 31 декабря 2002 г. N 85 «ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПЕРЕЧНЕЙ ДОЛЖНОСТЕЙ И РАБОТ, ЗАМЕЩАЕМЫХ ИЛИ ВЫПОЛНЯЕМЫХ РАБОТНИКАМИ, С КОТОРЫМИ РАБОТОДАТЕЛЬ МОЖЕТ ЗАКЛЮЧАТЬ ПИСЬМЕННЫЕ ДОГОВОРЫ О ПОЛНОЙ ИНДИВИДУАЛЬНОЙ ИЛИ КОЛЛЕКТИВНОЙ (БРИГАДНОЙ) МАТЕРИАЛЬНОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТИ, А ТАКЖЕ ТИПОВЫХ ФОРМ ДОГОВОРОВ О ПОЛНОЙ МАТЕРИАЛЬНОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТИ»

6. Об архивной работе

-Федеральный закон № 125 от 22 октября 2004 года

-ПРИКАЗ Министерства КУЛЬТУРЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ от 25 августа 2010 г. N 558 ОБ УТВЕРЖДЕНИИ "ПЕРЕЧНЯ ТИПОВЫХ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ, ОБРАЗУЮЩИХСЯ В ПРОЦЕССЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ГОСУДАРСТВЕННЫХ ОРГАНОВ, ОРГАНОВ МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ И ОРГАНИЗАЦИЙ, С УКАЗАНИЕМ СРОКОВ ХРАНЕНИЯ"

7. О воинском учёте в организации

- ПОСТАНОВЛЕНИЕ Правительства РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ от 27 ноября 2006 г. N 719 ОБ УТВЕРЖДЕНИИ «ПОЛОЖЕНИЯ О ВОИНСКОМ УЧЕТЕ»

- Инструкция  Генерального штаба Вооруженных  Сил РФ по ведению воинского  учета в организациях

8. О работниках, занятых на тяжёлых работах, работах с вредными и (или) опасными условиями труда, имеющих особый характер работы

- ПОСТАНОВЛЕНИЕ Правительства РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ от 20 ноября 2008 г. N 870 ОБ УСТАНОВЛЕНИИ «СОКРАЩЕННОЙ ПРОДОЛЖИТЕЛЬНОСТИ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ, ЕЖЕГОДНОГО ДОПОЛНИТЕЛЬНОГО ОПЛАЧИВАЕМОГО ОТПУСКА, ПОВЫШЕННОЙ ОПЛАТЫ ТРУДА РАБОТНИКАМ, ЗАНЯТЫМ НА ТЯЖЕЛЫХ РАБОТАХ, РАБОТАХ С ВРЕДНЫМИ И (ИЛИ) ОПАСНЫМИ И ИНЫМИ ОСОБЫМИ УСЛОВИЯМИ ТРУДА»

- ПРИКАЗ Министерства  РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПО СВЯЗИ  И ИНФОРМАТИЗАЦИИ от 8 сентября 2003 г. N 112 ОБ УТВЕРЖДЕНИИ «ПОЛОЖЕНИЯ ОБ ОСОБЕННОСТЯХ РЕЖИМА РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ И ВРЕМЕНИ ОТДЫХА РАБОТНИКОВ СВЯЗИ, ИМЕЮЩИХ ОСОБЫЙ ХАРАКТЕР РАБОТЫ»

- ПОСТАНОВЛЕНИЕ Правительства РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ от 25 февраля 2000 г. N 163 ОБ УТВЕРЖДЕНИИ «ПЕРЕЧНЯ ТЯЖЕЛЫХ РАБОТ И РАБОТ С ВРЕДНЫМИ ИЛИ ОПАСНЫМИ УСЛОВИЯМИ ТРУДА, ПРИ ВЫПОЛНЕНИИ КОТОРЫХ ЗАПРЕЩАЕТСЯПРИМЕНЕНИЕ ТРУДА ЛИЦ МОЛОЖЕ ВОСЕМНАДЦАТИ ЛЕТ»

- ПОСТАНОВЛЕНИЕ Правительства РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ от 25 февраля 2000 г. N 162 ОБ УТВЕРЖДЕНИИ «ПЕРЕЧНЯ ТЯЖЕЛЫХ РАБОТ И РАБОТ С ВРЕДНЫМИ ИЛИ ОПАСНЫМИ УСЛОВИЯМИ ТРУДА, ПРИ ВЫПОЛНЕНИИ КОТОРЫХ ЗАПРЕЩАЕТСЯ ПРИМЕНЕНИЕ ТРУДА ЖЕНЩИН»

9. О несовершеннолетних работниках

- ПОСТАНОВЛЕНИЕ ПРАВИТЕЛЬСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ от 25 февраля 2000 г. N 163 ОБ УТВЕРЖДЕНИИ «ПЕРЕЧНЯ ТЯЖЕЛЫХ РАБОТ И РАБОТ С ВРЕДНЫМИ ИЛИ ОПАСНЫМИ УСЛОВИЯМИ ТРУДА, ПРИ ВЫПОЛНЕНИИ КОТОРЫХ ЗАПРЕЩАЕТСЯ ПРИМЕНЕНИЕ ТРУДА ЛИЦ МОЛОЖЕ ВОСЕМНАДЦАТИ ЛЕТ»