Организация контроля исполнения документов

В случае исполнения документа несколькими структурными подразделениями подлинник документа направляется ответственному исполнителю, остальные исполнители получают копии документа.

В подведомственную организацию вместе с документом на исполнение пересылаются два экземпляра РКК. После исполнения один экземпляр карточки возвращается с указанием даты и содержания исполнения. Экземпляр РКК представлен в приложении В.

В течение всего срока исполнения служба ДОУ регулярно проверяет ход исполнения документа. При небольших сроках исполнения за 3–5 дней до исполнения служба ДОУ напоминает исполнителям о приближении срока исполнения документа. Напоминание может быть сделано по телефону или в виде письменного сообщения (рисунок. 2). Для рассылки напоминаний можно использовать электронную почту.

ООО «Прогресс» Служба ДОУ

Напоминание Ответственному исполнителю Рябцеву Н.Н. Напоминаем Вам, что до срока исполнения письма-запроса от 12.08.2013 № 01-15/918 «О заключении договора на поставку передвижных электростанций», поступившего из ОАО «Стройтрансгаз», осталось 3 дня. Срок исполнения документа – 26.11.2013. В случае задержки исполнения поручения предлагаем Вам согласовать продление срока с Павловым С.С. (тел. 214-33-21)

23.11.201

 

Рисунок 2 - Напоминание в виде письменного сообщения

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти устанавливает порядок проверки хода исполнения документов с длительными сроками исполнения (предварительного контроля):

- задания последующих  лет – не реже одного раза  в год;

- задания последующих  месяцев текущего года – не  реже одного раза в месяц;

- задания текущего месяца  – каждые 10 дней и за 5 дней  до истечения срока.

Все напоминания исполнителям и информация о них фиксируются в регистрационно-контрольной форме.

При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель не позднее 3 дней до истечения этого срока обращается к руководителю, вынесшему резолюцию, с докладной запиской, содержащей обоснованную просьбу о продлении срока исполнения документа с указанием планируемого срока исполнения документа. В противном случае документ будет считаться неисполненным [7.с. 123].

Продлить срок исполнения документа может то должностное лицо или учреждение, которое этот срок установило.

Обо всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель своевременно информирует службу ДОУ для внесения изменений в регистрационно-контрольную форму (новый срок, дата изменения, основание).

Документ считается исполненным, когда решены поставленные в нем задачи и корреспонденту дан ответ по существу. Если исполнение не документировалось, то сведения о характере исполнения записываются на входящем документе и вносятся в регистрационно-контрольную форму. проверка своевременности доведения документов до исполнителей [8.с. 138].

Снятие документа с контроля.

После исполнения документы снимаются с контроля. На копии документа проставляется отметка об исполнении документа и направлении в дело, включающая:

- краткие сведения об  исполнении или ссылку на документ-ответ (дата и номер);

- отметку «В дело»;

- номер дела, в котором  будет храниться документ;

- дату;

- подпись исполнителя  или руководителя структурного  подразделения, в котором исполнен  документ.

В регистрационно-контрольную форму также вносятся сведения об исполнении, подпись лица, подтверждающего исполнение (ответственный исполнитель), дата. Если контроль велся с помощью РКК, карточка исполненного документа переставляется во второй раздел картотеки.

Если служба ДОУ установит, что содержание, форма и процедура исполнения не соответствовали заданию, она вправе вернуть документ на доработку без продления сроков исполнения, даже если документ-ответ уже был подписан руководителем. В конфликтной ситуации вопрос о снятии с контроля решает руководитель, установивший срок исполнения документа, или руководитель организации [12,.с. 94].

Направление исполненного документа в дело.

Копия исполненного документа помещается в дело в соответствии с отметкой об исполнении. Если исполнялось поступившее в организацию письмо (от организации или физического лица), входящий документ и документ-ответ помещаются в одно дело по дате ответа и составляют единый комплекс документов.

Служба ДОУ обобщает и систематизирует данные о ходе и результатах исполнения документов, как правило, один раз в месяц и по завершении года. Данные о результатах контроля представляются руководителю организации и в каждое структурное подразделение.

Данные о контроле исполнения должны содержать сведения о ходе и сроках выполнения документов, являются средством обратной связи (исполнитель – руководитель) и необходимы для повышения исполнительской дисциплины.

Для обобщения данных о контроле используются различные формы сводок (справок, отчетов). Сводка (справка, отчет) может содержать данные по организации в целом, по отдельным подразделениям, исполнителям и т.д.

Сводки о ходе и результатах контроля исполнения документов подписываются руководителем службы ДОУ организации [7.с.201].

Учет, обобщение и анализ результатов контроля исполнения документов

Данные о ходе и результатах контроля, обобщенные в сводках, представляются руководству организации. Для анализа исполнительской дисциплины по подразделениям и принятия решений по совершенствованию работы с документами руководству необходимы сводки, в которых указываются:

- общее количество документов  на исполнении;

- количество исполненных  документов в срок (%);

- количество неисполненных  документов или исполненных с  превышением срока (%);

- причины задержек исполнения  документов.

На основе анализа этих данных руководство принимает меры по улучшению исполнительской дисциплины, ускорению документооборота организации и повышению общей культуры работы с документами [8.с. 73].

 

 

Заключение

 

Контроль исполнения задания — одна из функций управления. Цель контроля состоит в обеспечении своевременного и качественного исполнения поручений и решения вопросов. Можно выделить контроль по существу решения вопроса и контроль за сроками исполнения задания.

Создание в нашей стране правового государства с эффективно работающими институтами представительной, исполнительной, судебной властей, производства, науки и образования обуславливается не только всесторонним и полноценным юридическим обоснованием их деятельности, но и формированием рациональных, конкретных правил и процедур их функционирования, в том числе в области работы с документами. Для упрочения российской государственности рациональное управление документацией может послужить одной из важных опорных точек укрепления аппарата управления и существенным элементом его стабильности.

Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления, поскольку информация пронизывает все органы управления.

Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают ее во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой и тем самым способствуют их исполнению.

Можно без преувеличения сказать, что качество и эффективность работы аппарата управления во многом определяется умением соответствующих должностных лиц составлять и оформлять управленческие документы. По сути дела, организация работы с документами является координирующим центром конкретного структурного подразделения, что на практике означает полную осведомленность о местонахождении лиц своего подразделения, правильное оформление переписки, подготовку организацию телефонных разговоров и т.д. Все это особенно необходимо для оперативного выполнения срочного задания руководства определенным должностным лицам закрепленного подразделения.

 

Список использованной литературы

 

1. Федеральный закон от 27.07.10 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

2. ГОСТ Р 6.30–2003. Унифицированные  системы документации. Унифицированная  система организационно-распорядительной  документации. Требования к оформлению  документов. М.: ИПК Издательство  стандартов. М., 2013.

3. ГОСТ Р 51141–98 «Делопроизводство  и архивное дело. Термины и  определения». Утвержден постановлением  Госстандарта России от 27 февраля 2008 года № 28.

4. Постановление Правительства  Российской Федерации от 27 декабря 2011. № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации».

5. Андреева В.И. Делопроизводство. Изд. 6-е, перераб. и доп. — М.: ЗАО  «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 20011.

6. Документы и делопроизводство: Справочное пособие /Т.В. Кузнецова, М.Т. Лихачев, А.Л. Райхцаум, А.В. Соколов: Сост. М.Т. Лихачев. — М.: Экономика, 2012.

7. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления). — М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2014.

8. Ларин М.В. Управление  документацией в организациях: проблемы  истории и методологии//Делопроизводитель – 2013 - №2.

9. Марков В.Н. Справочник  по делопроизводству. – Санкт – Петербург, «Альфа», 2013.

10. Санкина Л.В., Вялова  Л.М., Шатина Н.В. Современные правила  оформления управленческих документов. — М.: УИЦ при Государственной  налоговой инспекции по г. Москве, 2014.

11. Составление и оформление  служебных документов. Практическое  пособие для коммерческих фирм, общественных организаций и государственных  структур./Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой, изд. 2-е. — М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-синтез», 2013.

12. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство: Практ. пособие по  документационному обеспечению. 3-е  изд., доп. и перераб. — М.: ПРИОР, 2013.

13. Чуковенков А.Ю., Янковая  В.Ф., Оформление документов: Комментарий  к ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированные  системы документации. Унифицированная  система организационно-распорядительной  документации. Требования к оформлению документов». - М.: Дело, 2013.

14. http://www.termika.ru