Организация работы с документами

4. Систематизация дел

Для обеспечения правильного  формирования и учета дел предприятия  должна составляться номенклатура дел.

Номенклатура - это систематизированный  перечень заголовков дел с указанием  сроков хранения, оформленный в установленном  порядке. В номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся в деятельности предприятия, кроме технической документации и печатных изданий.

Номенклатура дел предприятия  разрабатывается специалистом, ответственным  за организацию работы с документами.

Номенклатура дел составляется по установленной форме (приложение 2) и включает реквизиты: наименование предприятия; наименование вида документ; дату; индекс; место составления; гриф утверждения; заголовок к тексту; текст; подпись; гриф согласования (одобрения).

Содержательная часть номенклатуры дел представляет собой таблицу  из пяти граф: индексы дел, заголовки  дел, количеств дел (томов, частей), и № статьи по перечню, примечания.

Порядок расположения заголовков внутри разделов и подразделов определяется важностью документов, входящих в  дело. В начале располагаются заголовки  дел, содержащих организационно-распорядительную документацию, далее - содержащих плановые и отчетные документы, затем остальные заголовки в порядке убывания сроков хранения документов.

При составлении заголовков дел следует учитывать что: заголовок  должен полностью соответствовать  смысловому содержанию документов, группируемых в данном деле; заголовок должен быть кратким, четко сформулированным; заголовки типа: “Общая переписка”, “Разные документы” и т.п. не допускаются.

Заголовки дел в процессе их формирования могут уточняться.

Состав заголовка дел  образует следующие элементы:

• название вида (переписка, журнал) или разновидности документов (приказы, указания, протоколы и т.д.)
• название предприятия или его структурного подразделения;
• адресат или корреспондент документа;
• краткое содержание документов дела;
• даты (период), к которым относятся документы дела;
• указание на копийность документов дела.

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу (вопросам) она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не перечисляются, а указывается  их общее видовое название. Например: “Переписка с заказчиками об отказе оплаты счетов предприятия”

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период времени, на который составлены документы, вид документа (план, отчет).

В наименованиях дел, содержащих организационно-распорядительные документы, указывается вид документа и автор.

В заголовках дел, содержащих документы разного вида по одному вопросу, не связанные последовательностью  делопроизводственных операций, в качестве вида дела употребляется термин “документы”, а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле.

Дела по вопросам не разрешенным  в течении одного года, являются “переходящими” и вносятся в номенклатуру с индексом.

В номенклатуру дел предприятия  также включаются справочные карточки, журналы учета документов.

При оформлении номенклатуры дел необходимо оставлять в каждом ее разделе резервные номер дел (свободное место), которые могут  быть использованы в дальнейшем для  внесения заголовков дел, не предусмотренных  в номенклатуре дел, но сформированных в течении календарного года.

По окончании календарного года в номенклатуре дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел относительно постоянного и  временного сроков хранения.

5. Формирование дел.

При формировании документов в дела используются следующие признаки заведения дел.

Основанием для группировки  документов по номинальному признаку служит название их разновидности (приказы, протоколы, акты и т.д.).

 При формировании  документов в дела по предметно-вопросному признаку за основу берут их содержание (например: “Документы по вопросам повышения качества продукции”).

Авторский признак предполагает группировку в дела документов одного автора.

Для группировки переписки используется корреспондентский признак. При этом в заголовке дел указывается корреспондент, с которым ведется переписка и раскрывается содержание вопроса.

Объединение в одном  деле документов нескольких корреспондентов  осуществляется по географическому  признаку (например: “Переписка с предприятиями Восточной Сибири по вопросам поставки продукции”).

Группировка документов за какой-либо определенный период осуществляется по хронологическому признаку (например: “Квартальные отчеты об основной деятельности предприятия и квартальных вложениях”).

Планово-отчетные документы группируются в дела по номинальному, авторскому, предметно-вопросному и хронологическому признакам.

Дела формируются в  соответствии с номенклатурой дел  предприятия. В дело должны помещаться документы, которые своей содержательной частью соответствуют заголовку дела.

При формировании дел  необходимо учитывать следующие  требования :

• документы постоянного и временного сроков хранения необходимо группировать в дела раздельно;
• подлинники оделять от копий;
• годовые планы и отчеты - от квартальных и месячных;
• утвержденные документы - от их проектов;
• включать в дело по одному экземпляру каждого документа.

Каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов.

В дело группируются документы  одного календарного года, кроме переходящих  дел, не закрывающихся по окончании  календарного года.

Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления присоединяются к документам, к которым они относятся.

Документы, помещенные в  дело, должны иметь подписи, дату, индекс, копии - заверительную надпись, отметку «В дело».

Документы в деле должны располагаться в определенном порядке: сначала помещают основной документ и относящиеся к нему приложения, а затем в хронологическом порядке идут документы, возникающие по мере решения вопроса. Запрещается подшивать в дело неисполненные документы, разрозненные экземпляры документов, документы подлежащие возврату, дублирующие документы.

Приняты определенные правила группировки документов в дела по видам и хронологии. Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу; подлинные экземпляры приказов по основой деятельности систематизируются  и подшиваются в дела вместе с  приложениями в порядке их номеров. Документы к приказам по основной деятельности группируются и подшиваются отдельно и хранятся у лица, готовившего эти проекты.

Приказы по личному составу  группируются в соответствии со сроками  их хранения.

Утвержденные предприятием планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные  списки группируются отдельно от их проектов. Плановые и отчетные документы хранятся в делах того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления или даты поступления.

Лицевые счета сотрудников  предприятия по заработной плате  группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в порядке алфавита фамилий.

Протоколы заседаний  Совета трудового коллектива группируются по хронологии и порядку номеров.

Переписка группируется за календарный год и систематизируется  в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом запросом.

Обзоры, докладные записки, акты, справки и другие документы, отражающие основное содержание деятельности предприятия, группируются в одном  деле, если они касаются одного и  того же вопроса.

6. Подготовка документов к архивному  хранению.

Значение и практическая ценность документов предприятия различны. Одни документы используются длительное время для справочно-информационной работы, другие очень быстро утрачивают свою значимость.

Для долговременного хранения документов создается архив предприятия.

Для ведения архива выделяется штатная должность “архивист” или  его функции приказом руководителя возлагаются на одного из работников предприятия, компетентного в вопросах делопроизводства.

В задачи архива входят:

• прием, учет и хранение документов, законченных делопроизводством;
• информационно-справочная работа по архивным документам предприятия;
• организационно-методическая помощь по ведению делопроизводства.

Специалистами установлен оптимальный срок использования документов в делопроизводстве - 3 года. После истечения этого срока решается дальнейшая “судьба” документов: передать ли их в архив предприятия; уничтожить или оставить для дальнейшего использования в делопроизводстве.

Для определения сроков хранения документов, подготовки документов к архивному хранению и отбора документов для уничтожения не предприятии создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК), которая назначается приказом руководителя предприятия и состоит из трех человек. Комиссия совместно с архивистом должна проводить ежегодный отбор документов для архивного хранения и уничтожения тех документов, сроки которых истекли. ЭК является совещательным органом. Его решения по хранению или уничтожению вступают в силу после их утверждения их руководителем предприятия.

Определение конкретных сроков хранения документов проводится по “Перечню документов, образующихся в деятельности Госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения”.

При использовании Перечня  необходимо учитывать, что все организации, предприятия разделены на 2 группы:

1. Организации (министерства, комитеты, др. государственные органы управления), в деятельности которых создаются документы постоянного срока хранения, которые затем поступают в государственные архивы.

2. Предприятия, организации  вспомогательных органов, обслуживающего (сервисного) характера, в деятельности  которых не создается документов  постоянного хранения.

Наряду с Перечнем можно использовать номенклатуру дел предприятия, так как в ней указаны сроки хранения дел.

По документам, сроки хранения которых не предусмотрены Перечнем, ЭК выносит заключение о продолжительности их хранения.

При исчислении сроков хранения учитываются только годы. День и месяц составления документов значения не имеют.

К документам долговременного  хранения, передаваемых в архив, относятся, прежде всего, документы по личному составу предприятия, устав и учредительный договор, протоколы заседаний Совета директоров и т.д.

Бухгалтерские документы (за исключением лицевых счетов по зарплате, годовых отчетов, балансов) и переписка предприятия, за редким исключением, на архивное хранение не передаются. Следует учитывать, что запрещается выделять к уничтожению бухгалтерские документы, не прошедшие ревизию, даже если срок их хранения закончен.

Все дела, подготовленные на архивное хранение, делятся на 2 группы:

• дела по личному составу;
• дела по основной (производственной) деятельности.

На каждую группу дел  составляются отдельные описи: опись №1 (дела по основной деятельности) и опись №1 л/с (дела по личному составу). Опись составляется на документы одного года. Дела в опись вносятся по степени важности. В конце каждой описи указывается цифрами и прописью количество дел, включенных в нее. Каждое дело в описи получает своей порядковый номер, который затем проставляется на обложке соответствующего дела.

На документы, выделенные к уничтожению, составляется акт.

Акты и описи составляются и подписываются членами ЭК, рассматриваются и утверждаются руководителем предприятия.

Прием-передача дел в  архив производится секретарем-референтом (работником службы делопроизводства) и архивистом. При этом на всех экземплярах  описи против каждого дела ставится отметка о его наличии. В конце каждого экземпляра описи указывается цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи, а также подписи участников приема-передачи.