Организация службы документационного обеспечения управления

Министерство образования  и науки Российской Федерации

Государственное образовательное  учреждение

высшего профессионального образования

«Санкт-Петербургский государственный  экономический университет »

 

КАФЕДРА "НАЗВАНИЕ"

 

 

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

 

По дисциплине " Документационное обеспечение управления"

 

На тему: «Организация службы документационного обеспечения управления, ее задачи и функции на современном этапе».

 

 

 

 

Выполнил студент 3 курса

специальности 080507

заочного обучения (ускорен.)

Жолудева Екатерина Леонидовна

Проверил: ДЭН, профессор 

ФИО

 

 

 

 

 

 

 

САНКТ-ПЕТЕРБУРГ

Ломоносов, 2013

Введение.

 

Информация, зафиксированная  в документах, является отражением деятельности организации и составляет основу любого бизнеса.

По под счетам специалистов, на составление документов и работу с ними в среднем уходит до 60% рабочего времени управленческого персонала. Современный бизнес- это в значительной степени непрерывный процесс составления и перемещения документов. Заключаются и расторгаются сделки, происходит купля-продажа ценных бумаг, недвижимости и иных активов предприятия, оформляются взаимоотношения работодателей и персонала, происходит передача информации между предприятиями и гражданами - за всем этим стоят документы.

Документационное обеспечение  управления (делопроизводство) - это специфическое направление деятельности, которое заключается в составлении, оформлении документов, их обработке и хранении. От того, насколько правильно составлены и оформлены документы, организована работа с ними, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческого решения. Грамотно составленный, имеющий юридическую силу документ является главным аргументом в спорных ситуациях и гарантом успешной сделки.

Тема моей контрольной работы: организация службы ДОУ в условиях функционирования современного предприятия.

Цель - рассмотрение ее задачи и функции на современном этапе.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Определение «делопроизводство» и «ДОУ».

 

 

Управление организацией неизбежно требует создания многих видов управленческих документов, без которых невозможно решать задачи планирования, финансирования, кредитования, бухгалтерского учета и отчетности, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности организации.

Делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Термин «делопроизводство» возник в России, по данным словарей русского языка, во второй половине XVIII в. и означал процесс решения (производства) дела: «дело производить» - решать вопрос. В ходе решения возникала необходимость закрепления результата, например, достигнутой договоренности. Для этого издревле и создавали документы, так как устное слово кратковременно, может быть забыто, искажено при передаче или не так понято. Уже в XVI в. употребляется слово дело как собрание документов, относящихся к какому-либо делу, вопросу. Впервые в этом понятии слово «дело» зафиксировано в документах в 1584 г. В настоящее время значения обоих этих терминов - «делопроизводство» и «дело» - закреплены в ГОСТе Р 51141-98.

Современное делопроизводство включает:

• обеспечение своевременного и правильного создания документов (документирование);
• организацию работы с документами (получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, систематизация, подготовка документов для сдачи в архив, уничтожение).

 

Параллельно с термином «делопроизводство» в последние  десятилетия используется термин документационное обеспечение управления (ДОУ). Службой документационного обеспечения управления (СДОУ) - является организационное обособленное структурное подразделение учреждения, выполняющее работу с документами. Своевременная обработка и передача на разные уровни управленческой информации, которая необходима для осуществления функций являются главными задачами данной службы.

 

 

Задачи и  функции ДОУ.

 

 

В современных условиях, когда работа с управленческой документацией  во многих учреждениях основывается на компьютерных технологиях, функции  службы ДОУ не ограничиваются только организацией документооборота учреждения, учетом документов и контроля их исполнением. Служба ДОУ принимает непосредственное участие в постановке задач при разработке автоматизированных информационных систем для работы с документами, в обеспечении режима доступа к информации и защите информации, в совершенствовании работы с документами.

Основными задачами службы являются:

1) обеспечение документирования  управленческой деятельности;

2) организация работы с документами  в учреждении;

3)совершенствование форм и методов  работы с документами. 

 

Задачи ДОУ, определяют ее функции. Рассмотрим эти задачи:

• Первая задача, обеспечения документирования в учреждении, может быть решена при выполнении следующих функций:
1. разработка и проектирование бланков, обеспечения их изготовления;
2. обеспечение изготовления документов, копирования и тиражирования;
3. контроль качества подготовки и оформления документов, соблюдение установленной процедуры согласования и удостоверение документов.
• Вторая задача организации работы с документами, её функции:

1. установление единого порядка прохождения документов (документооборота учреждения);
2. экспедиционная обработка входящих и исходящих документов;
3. регистрация и учет поступающих, отправляемых и внутренних документов;
4. контроль исполнения документов;
5. систематизация документов, обеспечение их хранение и использование;
6. организация работы с обращениями граждан;
7. обеспечение защиты информации.

• Третья задача совершенствования форм и методов работы с документами включают в себя выполнение следующих функций:

1. разработку и переработку нормативных, инструктивных, методических документов и доведение их до сведения работников организации;
2. методическое руководство и соблюдение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях организации;
3. повышение квалификации работников организации и их консультирование по вопросам работы с документами;
4. упорядочение документации организации, проведение работ по унификации документов, разработка Табеля и Альбома форм документов, применяемых в деятельности организации;
5. разработку и внедрение новых форм и методов работы с документами, совершенствование документооборота организации, повышение исполнительной дисциплины;
6. постановку задач разработки и совершенствования автоматизированных информационных систем и баз данных для работы с документами.

 

Структура службы ДОУ в современной организации зависит от объема документооборота, а также от технологии работы с документами.

Службу ДОУ со сложной  внутренней структурой, в которую  входят подчиненные ей подразделения (например, секретариат, протокольная группа, отдел совершенствования делопроизводства, приемная, архив, копировально-множительное бюро, редакционная группа и т.д.), можно назвать не управлением делами, а управлением или департаментом по работе с документами (или документацией).

В небольших организациях служба ДОУ как самостоятельное структурное подразделение может и не существовать. В этом случае работу с документами выполняет секретарь руководителя или другое специально назначенное лицо.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

 

 

В соответствии с требованиями Государственной системы документационного обеспечения управления (далее ДОУ) документационное обеспечение управления на современных предприятиях должно осуществляется специальной службой - службой документационного обеспечения управления (далее службой ДОУ). Такая служба функционирует на предприятии в качестве самостоятельного структурного подразделения, возглавляемого руководителем службы и подчиненного непосредственно руководителю предприятия.

Основными задачами службы ДОУ являются:

* внедрение на предприятии  единого порядка работы с документами в соответствии с ГСДОУ и иными нормативно-методическими и организационно-распорядительными документами;

* осуществление методического  руководства организацией работы  с документами в структурных подразделениях предприятия;

* обеспечение действенного  контроля над соблюдением установленного порядка работы с документами;

* совершенствование форм  и методов работы должностных  лиц предприятия с документами.

 

Во многих организациях служба ДОУ не является самостоятельным  подразделением, а входит в состав административно-хозяйственной службы, службы управления персоналом или бухгалтерии. Однако организация работы с документами – это вполне самостоятельный вид деятельности, ничего общего не имеющий с хозяйственным обеспечением или бухгалтерским учетом.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Литература

 

 

1. Каменева Е.М. Служба  ДОУ: наименование, структура и  определение численности// Делопроизводство и документооборот на предприятии. - 2006.- № 7 С. 48-51.

2. Каменева Е.М. «Делопроизводство»  и «Документационное обеспечение  управления»: есть ли разница  значений? // Делопроизводство и документооборот  на предприятии. - 2006. - № 9 С. 34.

3. Кудряева В.А. Организация работы с документами: учебник - М.: ИНФРА-М, 2003.- С. 3.