Органы управления архивным делом в рб. Состояние и пути совершенствования

Министерство  образования Республики Беларусь

Белорусский государственный  университет

Исторический факультет

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Реферат по архивоведению

ОРГАНЫ УПРАВЛЕНИЯ АРХИВНЫМ ДЕЛОМ В РБ. СОСТОЯНИЕ И ПУТИ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Руководитель: Макаренко Е.А.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Минск,2013

Министерство  образования Республики Беларусь

Белорусский государственный  университет

Исторический  факультет

Список  использованной литературы

1. Самошенков  В.Н. История архивного дела  в дореволюционной России.: М. 1989. - 215 с.

2. Назин И.С. Из истории архивного дела в дореволюционной России // Архивное дело.

3. А.Ю. Клименко. Они сохраняли традиции старой университетской дореволюционной школы…"Из воспоминаний выпускников и преподавателей ИАИ. Конец 1940-х - 1960-е гг./ Отечественные архивы № 3 2009

4. Г.Н. Ланской.  Фонды Архива РАН как источники  по истории советской исторической  науки./ Отечественные архивы №  3 2009.

5.Шумейко М.Ф., Козак К.И.,Селеменев В.Д. Архивоведение  Беларуси. Мн., 1998. – 216 с.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. ФОРМИРОВАНИЕ ОРГАНОВ УПРАВЛЕНИЯ И СЕТИ АРХИВНЫХ УЧРЕЖДЕНИЙ РБ.

Для формирования, хранения и использования документов НАФ РБ создана система архивных учреждений.

Государственная архивная служба представляет собой субординационно построенную и функционально разграниченную систему органов управления архивным делом и подведомственную им сеть архивных учреждений.

В Беларуси Государственную  архивную службу возглавляет Государственный  комитет по архивам и делопроизводству Республики Беларусь. Он обеспечивает охрану прав и интересов республики в области архивного дела, генеалогии, геральдической службы, организации делопроизводства в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях независимо от форм собственности и видов  хозяйственной деятельности; осуществляет межотраслевую координацию работы государственных и ведомственных архивов, контролирует выполнение архивного законодательства РБ, организует деятельность архивных учреждений.

Для руководства  развитием архивного дела на местах созданы отделы по архивам и делопроизводству облисполкомов. В их задачи входит анализ состояния и регулирования развития архивного дела в области, управление государственными архивами в области и обеспечение их деятельности; контроль за исполнением законодательных и нормативных актов по архивному делу и делопроизводству; координация деятельности предприятий, учреждений и организаций в сфере архивного дела и организации документов в делопроизводстве, оказание им организационно-методической помощи в развитии и совершенствовании системы делопроизводства и унифицированных систем документации; взаимодействие по этим вопросам с органами местного управления и самоуправления, ведение государственного учета документов НАФ на территории области; обеспечение участия архивной службы в создании и использовании государственных символов и наград.

Главным звеном Государственной архивной службы являются государственные архивы.

Государственный архив – это учреждение, осуществляющее прием, постоянное хранение и использование  документов в интересах пользователей.

Его основные задачи:

- комплектование  документами НАФ;

- обеспечение сохранности  и государственный учет документов  НАФ;

- информационное обеспечение  органов государственной власти, граждан, научной общественности, использование и публикация документов, создание информационно-поисковых систем, банков и баз данных о документах архива;

- ведение научно-исследовательской  и методической работы в области  архивоведения, документоведения, археографии и других специальных исторических дисциплин. Государственные архивы создаются по решению Администрации Президента Беларуси, местных исполнительных и распорядительных органов. Каждый из них действует на основании утвержденного положения, в котором определяются его профиль и состав хранимых документов, задачи, функции и права. Структура архива разрабатывается на базе типовой структуры архивных учреждений с учетом профиля архива и состава содержащихся в нем документов. Как правило, в архивах отделы создаются по направлениям работы: отдел обеспечения сохранности документов и фондов; отдел информационно-поисковых систем; отдел комплектования НАФ, ведомственных архивов и делопроизводства; отдел использования документов НАФ и другие.

Структурные подразделения  в своей работе руководствуются  утвержденными директором архива положениями о них.

На все должности, имеющиеся  в госархиве согласно штатному расписанию (за исключением директора, его заместителя и обслуживающего персонала), составляются должностные инструкции, регламентирующие обязанности работников.

Для коллегиального обсуждения основных производственных проблем, вопросов контроля и проверки исполнения, подбора и использования кадров в госархиве создается совещательный орган–дирекция.

Работа государственных  архивов строится на плановой основе. Разработка годовых планов осуществляется в соответствии с директивными указаниями  Белкомархива и учетом задач, решаемых архивами в планируемый период.

Наряду с годовым планом работы архива каждое структурное подразделение  имеет свой годовой план. На их базе руководители подразделений составляют квартальные и месячные планы, а также месячные планы для сотрудников.

Еще одной из главных функций  управления является отчетность. Основа отчетности в архивных учреждениях - индивидуальные дневники учета труда  сотрудников. По ним определяется ежедневное выполнение плановых заданий, действующих норм выработки, процент выполнения плана и состояния производительности труда.

С использованием данных индивидуальных дневников готовится  отчетность структурных подразделений, которая обеспечивает материалом общеархивную отчетность. Архивы отчитываются о выполнении плановых заданий перед вышестоящими архивными органами раз в год.

В архивных учреждениях осуществляется контроль за выполнением плановых заданий  и качеством работы. Практикуется ежеквартальное заслушивание итогов работы на дирекциях архивов, проводятся проверки работы структурных подразделений и сотрудников.

 

 

2. ПРАВОВОЕ И  КАДРОВОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ  АРХИВОВ В СОВРЕМЕННЫХ УСЛОВИЯХ.

Сегодня в нашей  стране растет понимание того, что архивное дело – важная составляющая информационной, исторической и культурной сферы жизни общества. Национальный архивный фонд Республики Беларусь насчитывает более 12200000 единиц хранения документов за XIV-XXI вв. Сведения содержащиеся в архивных источниках, широко используются в управленческих, научных, политических, экономических, социально-культурных целях.

Ежегодно государственные  архивы исполняют около 30000 запросов социального характера, читальные  залы госархивов посещают около 4000 человек, на основе архивных материалов проводится более 80 выставок по самой разнообразной тематике, готовятся информационные материалы для средств массовой информации, издаются сборники архивных материалов.

В то же время в современных  условиях важнейшей задачей архивистов является сохранение накопленной столетиями национальной памяти, исторического опыта прошлого.

В силу понимания важности всего выше перечисленного в Республике Беларусь делается все возможное  для развития государственных архивных учреждений. В этом контексте принятие новых нормативно-правовых актов в сфере архивного дела и делопроизводства и внесение дополнений и изменений в уже действующие будет еще больше способствовать повышению эффективности работы и производительности труда архивистов.

За полтора последних года увидели свет три важнейших нормативно-правовых акта, относящихся к сфере отечественного архивного дела и делопроизводства.

15 сентября 2010 года Постановлением  Совета Министров Республики  Беларусь №1322 утверждена Государственная  программа «Архивы Беларуси» на 2011-2015гг. 25 ноября 2011года Глава государства подписал Закон «Об архивном деле и делопроизводстве Республики Беларусь». 20 марта 2012 года вышло в свет Постановление  Правительства №243 «Об утверждении системы государственных архивных учреждений Республики Беларусь». В нем записано, что Департамент осуществляет «специальные (исполнительные, контрольные, регулирующие и другие) функции в сфере архивного дела и делопроизводства в Республике Беларусь.

Департаментом в целях регулирования вопросов отбора документов на хранение и уничтожения  разработаны Перечни типовых  документов с указанием сроков хранения, а совместно с республиканскими органами государственного управления, государственными организациями, подчиненными Правительству Республики Беларусь, - ведомственные перечни документов с указанием сроков хранения. С учетом изменений в законодательстве Республики Беларусь вышеназванные Перечни перерабатываются, что позволит обеспечить оптимальное хранение документов, имеющих ценность как для государства, так и для отдельного гражданина, как в архивах организаций, так и в государственных архивах.

Постановлением  Министерства юстиции Республики Беларусь от 24 мая 2012 года №143 утверждены Правила  работы архивов государственных органов и иных организаций. До утверждения Правил работы архивов государственных органов и иных организаций юридические лица страны руководствовались нормами Основных правил работы архивов центральных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий РБ, утвержденных решением коллегии Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 30 апреля 1997 года №5. Хотя Основные правила были включены в Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь 24 августа 2001 года, их юридический статус на протяжении всего периода их действия оставался достаточно неопределенным, так как они в свое время не прошли обязательную юридическую экспертизу в Министерстве юстиции РБ.

Одна из задач, которая ставилась перед разработчиками Правил, - максимально унифицировать содержащиеся в них требования с положениями Правил работы государственных архивов РБ, принятых в 2005 году, с целью обеспечения единства и преемственности при выполнении архивных работ в государственных архивах  и архивах организаций.

Первоначальный  проект Правил был подготовлен еще  в 2009г., однако его утверждение в  качестве нормативного правового акта РБ было отложено в связи с начавшейся в то время подготовкой нового архивного закона.

Новые Правила  разработаны на основании статьи 6 Закона Республики Беларусь от 25 ноября 2011г. «Об архивном деле и делопроизводстве Республики Беларусь». Данной статьей  определено, что государственное  регулирование и управление в  сфере архивного дела и делопроизводства включает в себя установление единых принципов организации архивного дела и делопроизводства, накопления, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда РБ, создания и деятельности архивов и осуществления контроля за соблюдением этих принципов, комплектования архивов государственных органов и иных организаций.

Той же статьей 6 Закона об архивном деле установлено, что государственное регулирование  и управление в сфере архивного  дела и делопроизводства, наряду с  Президентом РБ, Советом Министров РБ, осуществляется республиканским органом управления в сфере архивного дела и делопроизводства, функции которого в настоящее время выполняет Министерство юстиции РБ. В структуре центрального аппарата данного министерства на правах юридического лица действует Департамент по архивам и делопроизводству, на который и была возложена обязанность по переработке нормативных правовых актов РБ в соответствии с требованиями  нового архивного закона.

Для изучения и  обобщения практического опыта архивные учреждения ведут методическую работу. Она заключается в разработке и совершенствовании методов проведения архивных работ и внедрении их в практику. Методическая работа базируется на результатах научных исследований и обобщении передового опыта работы государственных архивов.

Основными ее формами  являются:

- составление  методических пособий;

- обсуждение  и решение методических вопросов  на заседаниях совещательных  органов;

- изучение и  обобщение передового опыта;

- методическая  помощь сотрудникам архива.

Методические  пособия создаются архивными учреждениями на основе действующих нормативных и методических документов общего характера, научных разработок научно-исследовательских учреждений Беларуси и зарубежных стран, по направлениям и видам работ государственных и ведомственных архивов.

Инструкции  разрабатываются по отдельным видам  работы или по отдельным группам  документов, отражающим особенности  конкретного архива.

Методические  указания по своей форме и назначению сходны с инструкциями, но содержат больше организационных вопросов.

Методические  рекомендации и методические письма разрабатываются по конкретным вопросам и излагаются в повествовательной  форме. В них обычно дается объяснение причин, вызвавших необходимость проведения данной работы, иногда дается краткий обзор ее состояния.

Рабочие инструкции определяют организацию и методику работы по конкретному заданию. Они  имеют, как правило, разделы: цели и задачи работы, состав материалов, по которым они проводятся, организация работы, методические указания по выполнению каждого вида работы.

Памятки – это  краткие методические пособия мене официального характера. В них включаются установленные методические нормы  по каким-либо конкретно вопросам.