Оригинальность и подлинность документа

Оригинальность  и подлинность документа

Традиционное делопроизводство обычно имеет дело с официальными документами.

Официальный документ –  документ, созданный организацией или  должностным лицом и оформленный  в установленном порядке. Под  должностным лицом понимается лицо, которое осуществляет функцию представителя  власти или занимает должность, связанную  с выполнением организационно-распорядительных или административных обязанностей.

Подлинник официального документа  в переводе с латинского означает «достоверный, действительный» –  первый или единственный экземпляр  официального документа.

Необходимо различать  понятия «подлинник официального документа» и «подлинный документ». Последний  понимается как документ, сведения о времени и месте создания или об авторе которого, содержащиеся в самом документе или выявленные каким-либо путем, соответствуют действительности; то есть всякий подлинник официального документа является подлинным документом, но не всякий подлинный документ –  подлинником официального документа.

Чтобы оригинал официального документа стал подлинником, он должен быть составлен на бланке согласно установленной форме, иметь удостоверяющие реквизиты (подпись и иногда печать), дату и индекс. Среди подлинников  различают автографы – документы, переписанные или правленные (после перепечатки) рукою автора.

В качестве синонима слова  «подлинник» иногда употребляется  термин «оригинал», хотя по своему смыслу определение «подлинник» (достоверный, действительный) имеет иное значение, чем то, которое вкладывается в  понятие «оригинал» (самобытный,  первоначальный). Оригиналы – документы, впервые созданные каким-либо индивидуальным или коллективным автором. В процессе создания они могут иметь несколько редакций или вариантов; оригиналы, составленные в нескольких экземплярах, называются умноженными.

По внешнему виду оригиналы  могут быть: черновыми – рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора над его текстом; беловыми – рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового  или написан без помарок и  исправлений.

Слово «оригинал» происходит от латинского «originalis», что означает первоначальный, самобытный. Оригиналы – документы, впервые созданные каким-либо индивидуальным или коллективным автором. В процессе создания они могут иметь несколько редакций или вариантов. Нередко оригиналы составляются в двух и более экземплярах. Такие оригиналы, составленные в нескольких экземплярах, называются умноженными.

По внешнему виду оригиналы  текстовых документов могут быть беловиками или черновиками. Черновик – рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора над его  текстом. Черновик отражает работу автора над его текстом.

Беловик – рукописный или  машинописный документ, текст которого переписан с чернового или  написан без помарок и исправлений. Беловик – это последняя, переписанная или перепечатанная редакция документа.

Понятие «копия», как указывает  происхождение этого слова (от лат. сopia – множество), связано с размножением документов, повторением документа любого вида.

Копия документа – документ, воспроизводящий информацию другого  документа и все его внешние  признаки или часть их.

С развитием современной  техники передачи документов на расстояние связано появление двукратных оригиналов и копий документов. Признак уникальности сохраняется также за документами, полученными не текстовыми способамидокументирования. Для чертежей оригиналом считается первоначальный набросок на ватмане и чертеж на кальке. Оригиналом фотодокумента являются негативы,  фонодокументов – первоначальная запись звука, т.е. матрица граммзаписи, валики фонографа, лентыэлектрической и магнитной записи.

Развитие документации привело  к широкой дифференциации понятия  «копия».

Прежде всего, копии можно  разделить на выписки и отпуски. Выписка – это копия части документа (выписка из приказа, выписка из протокола); отпуск – это копия отосланного документа. Понятие «отпуск» – чисто канцелярское и применяется только в делопроизводстве.

Копии по способом получения  делятся на ручные и автоматические. Ручные получаются при переписке оригинала от руки или перепечатке на пишущей машинке.

Автоматические (факсимильные) копии определяют как факсимильные подлинники в том случае, когда  при размножении документа механическим путем воспроизводят его целиком, включая изображение подписи (факсимиле). Кроме копий, снятых непосредственно  с подлинника или полученных автоматически, могут быть кратные копии: «копия с копии», «копия копии с копии» и т.п. Копии разделяются в зависимости  от способа удостоверения на: нотариальные копии, официально заверенные копии, простые  заверенные копии, незаверенные копии.

Особый вид копий –  дубликат. Это копия, имеющая юридическую  силу подлинника. Дипломатические копии  – их название происходит от слова  «дипломатика», обозначающего специальную  историческую дисциплину, изучающую  древние акты.

Такие копии воспроизводят  документ со всеми особенностями (старое правописание, ошибки, пунктуация и  т.д.).

Черновой документ, изготовленный  рукописным, машинописным способом или  распечатанный с компьютера, отражает работу автора над его содержанием. Он может содержать только текст  и не обладает юридической силой.

Беловой документ — это  рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового  документа или написан без  помарок и исправлений.

Документ, в котором содержатся сведения, подтверждающие его достоверность (об авторе, времени и месте создания) считается подлинным. Подлинник  официального документа — это  первый (или единичный) экземпляр  документа, обладающий юридической  силой.

Копия документа — это  документ, полностью воспроизводящий  информацию подлинного документа и  все его внешние признаки или  часть ux*. Копия документа может быть факсимильной или свободной. Факсимильная копия полностью воспроизводит содержание документа и все его внешние признаки (содержащиеся в подлиннике реквизиты, включая подпись и печать) или часть их, особенности их расположения. Факсимильная копия изготавливается на копировальной технике, с использованием фотографии, аппаратов факсимильной связи, принтеров. Для документов, изготовленных на пишущих машинках, факсимильной копией является второй и последующие экземпляры документов, полученные через копировальную бумагу. Они, как правило, остаются в делах учреждения. Устаревшее название таких копий — отпуск.

Свободная копия содержит все реквизиты документа, но не обязательно  повторяет его форму.

Все виды копий не имеют  юридической силы, если они не получили специального удостоверения. Это, например, нотариально заверенные копии или  дубликат документа — повторный  экземпляр подлинника, имеющий юридическую  силу, который обычно выдается при  утере документа (свидетельства  о рождении, диплома и т.д.).

Документ, полученный из автоматизированной информационной системы, в соответствии с законом приобретает юридическую  силу после его подписания должностным  лицом в порядке, установленном  законодательством.