Основні функції служби діловодства

МІНІСТЕРСТВО  КУЛЬТУРИ І ТУРИЗМУ

КИЇВСЬКИЙ УНІВЕРСИТЕТ  КУЛЬТУРИ І МИСТЕЦТВ

Миколаївський факультет  менеджменту і бізнесу

Кафедра документознавства

 

 

 

 

РЕФЕРАТ

з навчальної дисципліни ,,Керування документаційними процесами”

на тему: «Основні функції служби діловодства»

 

 

 

 

                                                      

 

                                                                                     

                                                                                      Виконала:

                                                                                       студентка ДМ-4

                                                                                       денної форми навчання

                                                                                      

                                                                                     

                                                                                       Перевірила:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Миколаїв, 2013

 

 

План

 

Вступ

 

1. Поняття, види служб діловодства та їх організаційна структура;
2. Завдання і функції служби діловодства;
3. Функції структурних підрозділів служби діловодства.

 

Висновок

Список використаних джерел

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Вступ

 

Будь-який орган державної влади у процесі своєї діяльності тією чи іншою мірою має справу з документами, їх підготовкою, прийняттям, зберіганням, виконанням тощо. У документах відображається їх багатогранна управлінська діяльність. Однією з форм роботи з документами є діловодство. Забезпечення раціонального функціонування діловодства в установі, що охоплює питання документування та організації роботи з документами у процесі виконання управлінських дій, покладено на службу діловодства.

У літературі діловодство  поділяється на теоретичне і практичне. Теоретичне - це наука, що викладає правила складення ділових паперів, актів і самих справ, практичне діловодство - це загальний порядок виробництва справ у службових місцях згідно зі встановленими формами і за встановленими зразками ділових документів. Виходячи з теоретичного і практичного аспектів даної функції, можна зробити таке визначення:

Діловодство - це сукупність процесів, що забезпечують документування управлінської інформації і організацію роботи зі службовими документами.

Необхідність здійснення належного діловодства та його вдосконалення зумовлені такими чинниками: ускладнення функцій державного управління підвищує вимоги до складання документів, їх оформлення та обробки; раціоналізація роботи з документами - важливий напрям підвищення ефективності управлінської праці, що дозволяє уникати невиправданих часових витрат, зосередити зусилля управлінців на оперативному і якісному вирішенні конкретних управлінських питань; забезпечення прав та інтересів громадян, які вступають у правовідносини з державними органами.

 

 

 

1. Поняття, види служб діловодства та їх організаційна структура

 

Служба діловодства - це структурний підрозділ або  працівник установи, який забезпечує документообіг службових документів, тимчасове, до передання архівному підрозділу, зберігання документаційного фонду або його частини та організує роботу з документами в інших структурних підрозділах установи.

Для ефективної роботи апарату  управління установи в цілому, насамперед, потрібно раціонально організовувати роботу служби діловодства.

Організація праці персоналу  служби діловодства установи передбачає:

- оптимальну організаційну  структуру служби діловодства;

- вибір раціональної  форми діловодства;

- чіткий розподіл функцій  між працівниками шляхом виконання відповідних діловодних процесів та операцій;

- правильне визначення  кількісного складу працівників;

- нормування праці  кожного;

- упровадження прогресивних  методів управління персоналом  з метою створення єдиної команди  професіоналів;

- застосування засобів сучасної комп'ютерної та організаційної техніки;

- раціональну організацію  робочих місць та умов праці;

- нормативно-методичне  забезпечення діловодства.

Факторами, що визначають вид та структуру служби діловодства  і впливають на функції та обсяг  виконуваних нею робіт, є такі: розмір та територіальне розміщення установи;

- кількісний склад  працівників установи;

- обсяг документообігу;

- обрана форма організації  діловодства;

- рівень механізації  та автоматизації діловодних  процесів.

Вирішальним чинником для вибору оптимальної форми організації діловодства в установі та визначення структури і штатного складу служби діловодства є обсяг документообігу, який визначають кількістю вхідних, вихідних та внутрішніх документів за рік.

Залежно від обсягу документообігу встановлено чотири категорії установ:

I категорія - з обсягом  документообігу понад 100 тис. документів  на рік;

II категорія - від 25 тис. до 100 тис. документів на  рік;

III категорія - від 10 до 25 тис. документів на рік;

IV категорія - до 10 тис.  документів на рік.

Враховуючи категорію  установи, кількість та територіальне  розміщення її структурних підрозділів, обирають форму організації діловодства:

- централізовану - рекомендовано застосовувати в установах III—IV категорії з невеликою кількістю структурних підрозділів;

- децентралізовану - впроваджують  в установах І категорії з  територіально роз'єднаними структурними  підрозділами;

- змішану - доцільно обирати в установах І—II категорії зі складною структурою та значним обсягом документообігу.

За централізованої форми організації діловодства всі операції з оброблення документів зосереджені (централізовані) в єдиному для всієї установи центрі - службі діловодства.

Децентралізована форма  передбачає одночасне виконання  відносно однорідних діловодних операцій кількома структурними підрозділами установи, включаючи службу діловодства. Проте не варто змішувати децентралізовану форму організації діловодства з організаційною структурою самої служби діловодства, до складу якої входять відповідні підрозділи (експедиції, групи, машбюро тощо).

За змішаної форми  організації діловодства деякі  операції (наприклад, приймання кореспонденції, реєстрацію, контроль, копіювання документів) централізовано виконує служба діловодства, а інші операції (довідково-інформаційне обслуговування, зберігання документів, формування справ тощо) децентралізовано виконують інші структурні підрозділи установи.

Правильний вибір форми  організації діловодства дає  змогу досягти швидкого стратегічного  реагування, оптимізувати використання ресурсів, у тому числі і трудових, сприятиме створенню оптимальних організаційних умов для більш швидкого досягнення мети, забезпечить ефективне функціонування та координацію підрозділів служби діловодства та її працівників, правильний розподіл повноважень між працівниками, унеможливить хаос у діяльності служби діловодства[7, c. 76-78].

У практиці існують такі види служб діловодства:

- департамент документального  забезпечення і контролю -в установах  І категорії;

- управління справами - в установах II категорії;

- загальний відділ - в  установах III категорії;

- канцелярія - в установах  IV категорії.

Кожна із зазначених служб  діловодства, у свою чергу, структурно поділяється на підрозділи.

До складу служби діловодства  можуть входити:

- секретаріат (служба, яка безпосередньо підпорядковується керівникові установи);

- підрозділи (відділи,  сектори, групи, служби), що забезпечують  облік, реєстрацію, контроль за  виконанням документів, підготовку  проектів документів, оформлення  і випуск документів, розгляд  листів (звернень) тощо;

- кур'єрські служби;

- копіювально-множильні  бюро;

- архів.

Наприклад, до складу управління справами можуть входити: відділ діловодства, відділ контролю та відділ розгляду звернень громадян. Ці структурні підрозділи служби діловодства, у свою чергу, можуть поділятися на більш дрібні підрозділи. Так, відділ діловодства може складатися з канцелярії, сектору документаційного обслуговування колегіального органу, кур'єрської служби, архівного підрозділу тощо.

У невеликих установах, які у структурі не мають служб діловодства, відповідальність за ведення діловодства покладена на секретаря або на іншу спеціально призначену посадову особу.

Роботу служби діловодства  регламентують положення про  неї, яке розробляють на основі положення (статуту) про установу, та інструкції з діловодства установи.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Завдання і функції служби діловодства

 

Основною метою служби діловодства, незалежно від її назви, є організація, керівництво, координація, контроль і реалізація робіт з  документаційного забезпечення. Виконання цієї мети передбачає вирішення наступних завдань:

1. постійне вдосконалення форм і методів роботи з документами;
2. забезпечення єдиного порядку документування, організації роботи з документами, інформаційно-пошукових систем, контролю виконання та підготовки документів до передачі у відомчий архів у відповідності з діючими державними нормативно-методичними документами;
3. скорочення документообігу;
4. розробка і впровадження нормативних та методичних документів щодо вдосконалення документаційного забезпечення в організації і в підвідомчій системі, прогресивних технологій діловодства .

Функції сучасної служби діловодства в Україні визначаються з цілей і завдань її діяльності і включають повний обсяг роботи, яка виконується службою. Типовий склад функцій наступний:

1. Розробка, впровадження та ведення табелю та альбому уніфікованих форм документів організації; внесення до них змін.
2. Розробка та проектування бланків документів.
3. Здійснення експедиційної обробки вступників та відправляються документів.
4. Реєстрація вхідних, вихідних і внутрішніх документів та виконання інформаційно-довідкової роботи по документах.
5. Організація своєчасного розгляду і підготовки до доповіді керівництву, що надходять.
6. Контроль за правильністю оформлення документів, що подаються на підпис керівництву.
7. Регулювання ходу виконання документів, контроль проходження, оформлення та виконання документів у встановлений термін.
8. Організація машинописного (комп'ютерного) виготовлення текстів документів, їх копіювання та оперативного розмноження.
9. Розробка номенклатури справ організації, забезпечення зберігання справ і оперативного використання документної інформації.
10. Організація і ведення діловодства за пропозиціями, заявами, скаргами громадян.
11. Організація контролю за роботою з документами в структурний підрозділах.
12. Розробка (спільно з відповідними структурними підрозділами організації) заходів щодо вдосконалення форм і методів роботи з документами, а також щодо підвищення виконавської дисципліни.
13. Контроль за правильністю оформлення і формування справ у структурних підрозділах організації.
14. Організація роботи архіву установи (відомчого архіву) відповідно до чинних нормативно-методичними рекомендаціями Держкомархіва.
15. Підвищення кваліфікації працівників служби діловодства та архіву, проведення нарад та консультування з питань, що належать до компетенції служби діловодства.
16. Організація робочих місць, умов праці співробітників служби діловодства.

Ведення діловодства  відповідно до вимог державних інструкцій і стандартів щодо діловодства покладається наділоводну службу – управління справами, загальний відділ, канцелярію або секретаря.