Основні вимоги до оформлення посадової інструкції

ОДЕСЬКИЙ РЕГІОНАЛЬНИЙ ІНСТИТУТ ДЕРЖАВНОГО УПРАВЛІННЯ

НАЦІОНАЛЬНОЇ АКАДЕМІЇ ДЕРЖАВНОГО УПРАВЛІННЯ

ПРИ ПРЕЗИДЕНТОВІ УКРАЇНИ

 

Кафедра державного управління і місцевого самоврядування

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ТВОРЧА РОБОТА

з дисципліни: «Офіційні документи у діяльності службовця»

 

на тему: «Основні вимоги до оформлення посадової інструкції»

 

 

 

 

Виконав: слухач 1 курсу

заочної форми навчання

Група 9

Кім І.Ю.

Викладач: Крупник А.С.

 

 

 

 

 

 

 

Одеса - 2014

Зміст

 

Вступ

1. Посадова інструкція: порядок оформлення

2. Основні розділи посадової інструкції

Висновки

Список використаних джерел

Додаток

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Вступ

Робота в будь-якій організації повинна бути організована таким чином, щоб працівники виконували свою роботу відповідно до плану дій ефективно, знали своє місце і цілі в організації, причому ці цілі повинні збігатися з цілями організації в цілому. Для досягнення всього цього слід чітко виділяти посадові інструкції кожного підрозділу діючої організації.

Метою роботи є аналіз посадової інструкції, а основним завданням визначення вимог до оформлення посадової інструкції.

Основні права та обов’язки державних службовців передбачені статтями 10, 11 Закону України «Про державну службу».

Конкретні обов'язки та права державних службовців визначаються на основі типових кваліфікаційних характеристик і відображаються у посадових положеннях та інструкціях, що затверджуються керівниками відповідних державних органів у межах закону та їх компетенції (стаття 11 Закону України «Про державну службу») [3].

 

1. Посадова інструкція: порядок оформлення

 

Посадова інструкція - документ, що видається з метою регламентації організаційно-правового статусу працівника, його конкретних завдань та обов'язків, прав, відповідальності, забезпечує умови для його ефективної роботи.

Посадова інструкція розробляється керівниками структурних підрозділів (начальником управління, начальником самостійного відділу, начальником відділу, завідувачем самостійного сектору, завідувачем сектору) на кожну посаду управління, відділу, сектору на основі вимог Довідника типових професійно-кваліфікаційних характеристик посад державних службовців, затвердженого наказом Головдержслужби від 1 вересня 1999 року №  65, та Додатка 1 до нього, положення про відповідний структурний підрозділ та затверджується заступником керівника органу виконавчої влади [2, с.77].

Посадові інструкції готуються у двох примірниках, один з яких зберігається у  кадровій службі (оригінал), а другий - у керівників відповідних структурних підрозділів (безпосередніх керівників). Державному службовцю видається під розпис копія посадової інструкції. Вимоги щодо віку, рівня освіти, стану здоров'я працівника можуть встановлюватись законодавством України (частина третя статті 22 Кодексу законів про працю України).

Залежно від категорії, рівня і правового статусу працівника посадові інструкції як локальні правові акти можуть мати деякі відмінності в назві документа і структурі тексту.

Для першого керівника організації, його заступників, головних фахівців і керівників структурних підрозділів можуть бути розроблені посадові положення, для рядових співробітників і спеціалістів – посадові інструкції, а для працівників господарських та допоміжних підрозділів, а також для тих, що працюють за договором підряду або трудовою угодою, – функціональні обов'язки.

Не дивлячись на відмінності в назвах, мета створення усіх цих різновидів документів та їх призначення залишаються єдиними, при їх розробці дотримуються загальних вимог. Посадові інструкції працівників в кожному структурному підрозділі розробляються на основі Положення про підрозділ і складаються по єдиній методиці; посадові інструкції завжди конкретні і фактично описують конкретні робочі місця; вони переглядаються в єдиному порядку відповідно до зміни структури і штатної чисельності організації, а також після проведення атестації [1, с.86].

Значення посадової інструкції як організаційного документу полягає в тому, що вона дозволяє:

- раціонально розподілити функціональні  обов'язки між працівниками;

- підвищити своєчасність і надійність  виконання завдань за рахунок введення кількісних показників періодичності, трудомісткості, тривалості та календарних термінів їх виконання;

- поліпшити соціально-психологічний  клімат в колективі, усунути конфлікти  між керівником і підлеглими;

- чітко визначити функціональні  зв'язки працівника в частині підготовки і ухвалення управлінських рішень і використання ресурсів;

- підвищити колективну і особисту  відповідальність працівників за  своєчасне і якісне виконання  функціональних обов’язків;

- підвищити ефективність  морального і матеріального стимулювання працівників;

- організувати рівномірне завантаження  працівників;

- прискорити освоєння новим  працівником своєї роботи, скоротити  період адаптації до колективу  і організації;

- планувати просування працівника  по службі.

Посадові інструкції зазвичай переглядаються один раз в п'ять років (або один раз в три роки) і обов'язково уточнюються щорічно за підсумками атестації персоналу структурного підрозділу [3].

Перший лист посадової інструкції оформляється за зразком загального бланку організації, тобто на ньому є логотип організації, її повне найменування і організаційно-правової форми. Документ підписується безпосереднім керівником працівника, затверджується керівником структурного вищестоящого підрозділу (звичайно це один із заступників першого керівника організації, начальник відповідного управління або відділу). Обов'язковими для посадової інструкції є візи кадрової служби, юрисконсульта організації або відповідного управління, а при необхідності – візи зацікавлених структурних підрозділів і посадових осіб, з якими здійснюється співпраця. Формуляр-зразок посадової інструкції наведено у додатку [2, с.78].

Відповідно до рекомендацій з розробки посадових інструкцій для посад державних службовців органів виконавчої влади, розробленими Мінпраці, керівник органу виконавчої влади затверджує посадові інструкції своїх заступників і керівників структурних підрозділів, а також типові посадові інструкції інших посад. Конкретні посадові інструкції розробляються на основі типових і затверджуються керівником структурного підрозділу органу публічної влади.

На екземплярі посадової інструкції, який зберігається в структурному підрозділі, щорічно проставляються відмітки про ознайомлення працівника зі встановленими в ній вимогами.

Відмітка про ознайомлення оформлюється за зразком візи (посада, підпис, дата) і має бути обов'язково проставлена перед черговою атестацією працівника в терміни, які встановлюються в Положенні про атестацію персоналу.

У посадовій інструкції мають бути чітко окреслені місце та роль державного службовця в діяльності підрозділу, межі його повноважень та відповідальності [2, с.77].

2. Основні розділи посадової інструкції

 

Текст посадової інструкції, як правило, складається з наступних розділів:

• загальні положення;
• завдання та обов'язки;
• права;
• відповідальність;
• взаємовідносини (зв'язки) за посадою.

Положення повинне містити чіткі формулювання, які не допускають розбіжностей в питанні про те, хто і що повинен робити, хто кому підпорядкований і т.д. [3].

Загальні положення. Встановлюються основні завдання працівника, порядок заміщення посади (тобто ким призначається і звільняється з посади цей працівник), професійні вимоги до працівника (рівень освіти, стаж роботи, повинен знати ..., повинен вміти ...), особа, якому безпосередньо підпорядкований працівник, основні документи і матеріали, якими зобов'язаний керуватися працівник у своїй діяльності.

Завдання та обов'язки. Визначаються предмет відання або ділянку роботи, закріплену за працівником, перелік видів робіт, з яких складається виконання покладених функцій. Вказуються обов'язки, що вимагають дотримання термінів виконання конкретних дій і визначають порядок виконання доручень, етичні норми, яких необхідно дотримуватися в колективі. Іноді в цьому розділі описуються елементи технології виконуваних робіт.

Права працівника. Визначаються права працівника з реалізації доручених йому функцій.

Взаємовідносини (зв'язки) за посадою. Вказуються підрозділи і працівники, від яких виконавець отримує і яким передає інформацію, терміни передачі, хто залучається до виконання тих чи інших документів, з ким вони узгоджуються і т.д. [1, с.85]

Додатковими розділами в структурі посадової інструкції можуть бути:

- організація роботи (якщо співробітникові встановлюється особливий або індивідуальний графік роботи або надається право самостійно організовувати і планувати свій робочий день);

- порядок затвердження і внесення змін (якщо він відрізняється від звичайного або вимагає особливого затвердження органами управління організацією, зокрема для керівників, їх заступників, головних фахівців і тому подібне);

- контроль, перевірка і ревізія діяльності (у посадових інструкціях матеріально відповідальних осіб цей пункт повинен бути обов'язково).

Типові недоліки, що зустрічаються при підготовці посадових інструкцій державних службовців:

• не визначаються кваліфікаційні вимоги (рівень освітньої підготовки, рівень кваліфікації, фах, необхідний стаж роботи за фахом, відповідний стаж державної служби, інші вимоги);
• не визначаються взаємовідносини за посадою;
• не передбачається порядок призначення на посаду та припинення виконання посадових обов’язків;
• посадові інструкції пишуться після призначення працівника на посаду та під конкретну особу;
• завдання та обов’язки, визначені у посадовій інструкції, носять загальний характер [3].

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

  Висновки

В ході аналізу було встановлено, що посадова інструкція є основним організаційно - правовим документом організації. Посадова інструкція є документом, чинним відносно тривалий час. Вона набуває чинності з моменту затвердження її керівником організації і діє до заміни її новим документом.

Вона розробляється виходячи з функцій і завдань структурного підрозділу організації з урахуванням вимог, передбаченими кваліфікаційними довідниками; вона повинна включати в себе обов'язкові розділи: загальні положення, завдання та обов'язки, права, відповідальність, взаємовідносини (зв'язки) за посадою. Додатковими ж розділами в структурі посадової інструкції можуть бути: організація роботи, порядок затвердження і внесення змін, контроль, перевірка і ревізія діяльності.

Таким чином, можна зробити висновок, що посадова інструкція є обов'язковим документом, що регламентує організаційно-правовий статус працівника, його конкретні завдання і обов'язки, права, відповідальність, забезпечує умови для його ефективної роботи.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список використаних джерел та літератури

 

1. Загорецька О. Вимоги до підготовки основних організаційних документів // Кадровик України. – 2011. - № 3. – С. 82-92.
2. Іванова Т.В., Піддубна Л.П. Діловодство в органах державного управління та місцевого самоврядування. - К.: Академія муніципального управління, 2007. – 415 с.
3. Офіційний веб-сайт Національного агентства України з питань державної служби // http://nads.gov.ua/control/uk/publish/article?art_id=309595&cat_id=271286

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Додаток

 

Формуляр-зразок посадової інструкції

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Джерело: Іванова Т.В., Піддубна Л.П. Діловодство в органах державного управління та місцевого самоврядування. - К.: Академія муніципального управління, 2007. – С. 78.