Основное свойство служебного документа

Содержание

 

Введение      2

Глава 1. Юридическая сила – основное свойство служебного документа 3

Заключение 17

Список использованной литературы 18

 

 

Введение

Актуальность темы курсовой работы заключается в том, что документирование предполагает соблюдение установленных правил записи информации, специфических для каждого типа документов. Соблюдение этих правил придает юридическую силу создаваемым документам. Юридическая сила - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком его оформления.

Юридическая сила документа обеспечивается установленным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов - обязательных элементов оформления документа.

В делопроизводстве существуют единые требования и правила оформления управленческих документов, которые установлены государственными нормативными актами - стандартами. В стандартах изложены правила, устанавливающие требования к содержанию, построению и оформлению деловых документов.

Выполнение правил оформления документов обеспечивает: юридическую силу документов; оперативное и качественное составление и исполнение документов; организацию быстрого поиска документов; осуществление компьютерной обработки деловых документов для сокращения затрат труда на их обработку.

Целью курсовой работы является исследование требований стандарта к оформлению реквизитов "подпись" и "печать" в структуре современного управленческого документа.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

1. Дать определение понятию  управленческого документа.

2. Рассмотреть классификацию управленческих документов.

3. Изучить требования стандарта к реквизитам бумажного и электронного документа.

 

Глава 1. Юридическая сила – основное свойство служебного документа

 

Основными источниками российского  делопроизводства XVIII века были «формулярники» и «письмовники» (сборники образцов документов). В них регламентировались состав, форма и содержание документов. В 1720 г. Петром I был утвержден «Генеральный регламент», определяющий структуру и делопроизводство в канцеляриях, правила регистрации документов, обязанности сотрудников и т.д. Им же были разработаны «Генеральные формуляры» документов.

Понятие «документ» ввёл известный  бельгийский учёный, основоположник документации – науки и практики Поль Отле (1868-1944). Он и его сподвижник и единомышленник Анри Лафонтен (1854-1943) разработали теорию документации и внесли существенный вклад в уточнение и развитие понятия документ как одного из основных в документоведении и документалистике.

Документ возник, прежде всего, чтобы  зафиксировать информацию и придать  ей юридическую силу - доказательство, свидетельство. Документ (от латинского documentum – свидетельство) – это материальный носитель данных с записанной на нём информацией, предназначенный для её передачи во времени и пространстве. Документы обеспечивают закрепление, сбор и обработку информации, передачу и использование информации, а также её хранение.

Все документы подразделяются на следующие группы¹:

- по способу документирования;

- по сфере использования;

- по наименованию;

- по содержанию;

- по характеру содержания;

- по стадиям создания

- по месту составления;

- по грифу ограничения доступа (степени гласности);

- по происхождению;

- по юридической силе;

- по форме изложения (степени унификации);

- по срокам исполнения;

- по срокам хранения;

- по степени обязательности.

Внутри каждой группы документы  классифицируются по видам.

По способу документирования различают документы:

- письменные (рукописные, машинописные, типографские, подготовленные на множительных аппаратах, напечатанные на персональных компьютерах);

- электронные;

- графические;

- кино- и фотодокументы.

По сфере использования  различают:

- организационно-распорядительные;

- финансово-бухгалтерские;

- научно-технические;

- документы по труду;

- отчетно-статистические.

По содержанию различают простые (документы, посвященные одному вопросу) и сложные документы (в сложных освещается несколько вопросов).

По наименованию существует множество разновидностей документов. Приведем лишь некоторые: приказы, распоряжения, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, справки, докладные, объяснительные записки, служебные письма, телеграммы, стандарты, технические условия, платежные требования и поручения, доверенности и т.д.

По характеру содержания:

- первичные (содержащие исходную информацию);

- вторичные (обобщающие исходную информацию первичных документов).

По месту составления:

- внутренние (разработанные и используемые внутри организации);

- входящие (поступившие в организацию);

- исходящие (отправляемые из организации).

По грифу ограничения  доступа (степени гласности):

- открытые (несекретные документы);

- с грифом ограничения доступа.

Документы могут иметь следующие грифы (по возрастанию секретности):

а) «для служебного пользования» (информация, предназначенная только для работников данной организации);

б) «коммерческая тайна» (информация, разглашение которой может нанести  ущерб ее обладателю);

в) «конфиденциально» (информация, доступ к которой ограничен законодательством РФ);

г) «секретно», «совершенно секретно», «особой важности» (информация, составляющая государственную тайну).

По происхождению различают:

- официальные или служебные (составленные юридическим или физическим лицом и оформленные в установленном порядке документы, отражающие интересы организации);

- личные (затрагивающие интересы определенного лица, именные документы, письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб).

Служебные документы составляются на определенном языке - это разновидность официально-делового современного литературного языка, используемого в сфере делового общения для составления документов. Особенности языка служебных документов: точность и ясность; лаконичность; убедительность; нейтральность тона изложения; использование устойчивых словосочетаний; использование общепринятых сокращений.

Точность и ясность документов достигается тщательным подбором слов; использованием слов и терминов в традиционных для норм общелитературного языка значениях; прямым порядком слов в предложении.

Лаконичность предусматривает краткость и четкость изложения, без второстепенных деталей и повторов; немногословность.

Убедительность служебных документов достигается наличием достоверной информации; наличием веских аргументов; логикой изложения; безупречностью формулировок в юридическом отношении; обоснованностью предложений автора.

Нейтральность тона документов предусматривает изложение текста от третьего лица («банк не возражает»); отсутствие эмоциональной окраски фактов, событий; отсутствие личностного подхода к оценке информации.

Устойчивые словосочетания - это употребление большинства слов в служебных документах только с одним или ограниченной группой слов. Применение готовых языковых клише дает возможность: авторам - оперативно составлять документы; адресатам - облегчить восприятие документов; создать трафаретные формы документов по стандартным ситуациям.

К наиболее используемым относятся следующие словосочетания: в связи с решением..., контроль возлагается..., выговор объявляется..., должностной оклад устанавливается..., в связи со сложным положением..., в целях обеспечения..., в соответствии с Вашей просьбой..., считаем необходимым..., согласно приказу..., принимая во внимание..., допущены просчеты... и т. д.

Использование общепринятых сокращений в служебных документах позволяет: уменьшать объемы документов, ускорять восприятие информации.При использовании сокращений необходимо учитывать, что они должны быть понятны адресату; одинаковы по всему тексту документа.

По юридической силе:

- оригиналы или подлинники (первые или единственные экземпляры официальных документов, подписанные соответствующим должностным лицом и имеющие юридическую силу);

Оригиналы документов по своему внешнему виду могут быть беловиками и черновиками.

 Черновик - это рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом.

Беловик - это рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений.

Для служебных документов оригиналом является беловик, подписанный должностными лицами, с приложением, в ряде случаев, печати.

Документ в окончательной редакции, соответствующим образом оформленный  и подписанный, называется подлинником официального документа. Это может быть первый или единичный экземпляр оригинального документа.

- копия (документы, полностью воспроизводящие информацию подлинников и все его внешние признаки, не имеющие юридической силы);

- отпуск (копия, изготовленная под копирку при оформлении подлинника и остающаяся в делах предприятия, как правило, подписью не заверяется);

- заверенные копии (копии с необходимыми реквизитами, придающими им юридическую силу);

- выписки (части документа с указанием, из какого документа сделана выписка, заверенные должностным лицом и имеющие печать);

- дубликаты (повторные экземпляры подлинника документа, имеющие такую же юридическую силу, как и подлинник) - выдаются при утере или уничтожении подлинника.

По юридической силе документы  подразделяют также на подлинные и подложные. Подлинные документы бывают действительные и недействительные. Недействительным документ становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом.

По форме изложения (степени унификации):

- индивидуальные (разовый документ, содержание которого излагается в свободной форме). Разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования;

- трафаретные (когда структура и часть содержания документа заранее подготовлены, а другая часть заполняется при его составлении);

- типовые документы, создаваемые вышестоящими органами для организаций с однородными функциями и носят обязательный характер (т.е. документы, описывающие стандартные процессы явления - например, типовой технологический процесс);

- примерные документы носят ориентировочный характер и используются для составления и оформления документов по аналогии;

- унифицированные (входящие в какую-либо унифицированную систему документации) в виде анкеты и таблицы.

По срокам исполнения различают:

- срочные (с указанным сроком исполнения документа установленными законом и соответствующими правовыми актами, а также телеграммы и другие документы с грифом "срочно");

- несрочные.

По срокам хранения различают  документы:

- временного хранения (до 10 лет);

- долговременного хранения (свыше 10 лет);

- постоянного хранения.

По степени обязательности:

- информационные (содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций);

- директивные (обязательные для исполнения документы, юридические или технические нормы).

Таким образом, важнейшим признаком  для классификации документов является его содержание. Служебные документы  могут подразделяться: по административным вопросам; материально-техническому снабжению; планированию; оперативной деятельности; бухгалтерскому учету; подготовке и расстановке кадров; финансово-кредитным и внешнеторговым вопросам и т.д. Как и всякий объект, документ обладает множеством свойств (отличительных качеств). Принято выделять несколько основных свойств документа, которые характеризуются соответствующими признаками: юридическая сила, оригинальность, подлинность.

Реквизит (лат. requisitum - требуемое, необходимое) - совокупность обязательных данных, без которых документ не может быть основанием для учета и не имеет юридической силы. Это обязательные данные, установленные законом или положениями для деловых документов. Отсутствие хотя бы одного из реквизитов лишает его держателя возможности использовать документ по назначению. Именно с помощью реквизитов документам придается стандартное оформление. ²

Состав и правила оформления реквизитов определяется ГОСТом Р6.30-2003. Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

01 - Государственный герб Российской  Федерации; 

02 - герб субъекта Российской  Федерации; 

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - основной государственный регистрационный  номер (ОГРН) юридического лица;

06 - идентификационный номер налогоплательщика  / код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 - код формы документа;

08 - наименование организации;

09 - справочные данные об организации;

10 - наименование вида документа;

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа;

13 - ссылка на регистрационный  номер и дату документа;

14 - место составления или издания  документа;

15 - адресат;

16 - гриф утверждения документа;

17 - резолюция;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле;

20 - текст документа;