Основные группы документов сельхозпредприятия АПК

 

МИНИСТЕРСТВО СЕЛЬСКОГО ХОЗЯЙСТВА

РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования

«Чувашская государственная сельскохозяйственная академия»

(ФГБОУ ВПО ЧГСХА)

 

 

 

 

 

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

 

по дисциплине «Делопроизводство»

 

    

       на тему: «Основные группы документов сельхозпредприятия АПК»

 

 

 

 

 

 

Выполнил(а) студент(ка)

1 курса факультета заочного обучения по направлению  подготовки   «Землеустройство и кадастры»

Федотова Надежда Вячеславовна

Шифр:15656

Проверила: Несторова Наталья Викторовна

 

 

 

 

Чебоксары – 2015 г.

Задание 6

Тема: «Основные группы документов сельхозпредприятия АПК»

Вопросы:

1. Состав основных документов, издаваемых на предприятии АПК.

Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы. Первая – это документы по общим и административным вопросам, т.е. по вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятий. Вторая группа – документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.

Документы классифицируются по наименованиям: служебные письма, приказы, протоколы, акты, докладные записки, договоры и т.д. Оформление всех этих документов унифицировано, но по содержанию они могут быть совершенно разными:

по месту составления:

внутренние (документы, составляемые работниками данного предприятия) и внешние (документы, поступающие из других предприятий, организаций и от частных лиц);

по содержанию:

простые (посвященные одному вопросу) и сложные (охватывающие несколько вопросов);

по форме:

индивидуальные, когда содержание каждого документа имеет свои особенности (например, докладные записки), трафаретные, когда часть документа отпечатана, а часть заполняется при составлении, и типовые, созданные для группы однородных предприятий. Как правило, все типовые и трафаретные документы печатаются типографским способом или на множительных аппаратах;

по срокам исполнения:

срочные, требующие исполнения в определенный срок, и несрочные, для которых срок исполнения не установлен;

по происхождению:

служебные, затрагивающие интересы предприятия, организации, и личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными;

по виду оформления:

подлинные, копии, выписки, дубликаты;

по средствам фиксации:

письменные, графические, фотонодокументы и т.д.

Подлинник – это подписанный и надлежащим образом оформленный экземпляр документа, составленный в первый раз.

Копия – повторное, абсолютно точное воспроизведение подлинника (с пометкой «копия»), засвидетельствованное в установленном порядке соответствующим должностным лицом. На копиях служебных документов, требующих особого удостоверения, в обязательном порядке ставятся подпись руководителя и печать.

Иногда для работы требуется не копия с подлинного документа, а выписка.

 

2. Язык и стиль служебных документов.

В работе по документированию большую роль играет словесное оформление решений, действий, связей. При подготовке документов следует учитывать, что язык является не пассивным фиксатором принятых решений, а выполняет активную стимулирующую роль в управленческой деятельности. Так, действенность директивной и распорядительной документации в значительной мере обеспечивается императивом — повелительной конструкцией языка приказов, распоряжений, постановлений. Соответствующих речевых конструкций требуют документы, излагающие просьбу, требование, благодарность и т.д. Деловая речь, деловой язык, деловое служебное письмо — понятия определенные. Деловой язык — это язык официальных взаимоотношений, это литературный язык.

Литературный язык имеет много стилей, художественно-беллетристический, общественно-публицистический, научный, производственно-технический, исторический, официально-деловой и т.п., которые все время развиваются и находятся в постоянном взаимодействии.

В каждой группе стилей есть свои разновидности. Так, художественно-беллетристический стиль включает прозаический и поэтический; общественно-публицистический — стили газетно-журнальный и литературно-критический. Документально-деловой стиль имеет в своем составе стиль законодательно-распорядительных документов (указов, приказов, распоряжений, постановлений), деловой переписки, телеграфный стиль и т.д.

Официально-деловой стиль имеет специфические отличия от разговорной речи и других стилей литературного языка. При подготовке текста документа должны соблюдаться следующие основные принципы: объективность содержания и нейтральность тона, полнота информации и краткость изложения, типизация речевых средств и стандартных терминов. Служебные документы, как правило, оформляются от имени юридического лица учреждения или его структурного подразделения. Формы выражения общественных интересов в служебном документе должны соответствовать нормам административного права.

Большинство документов составляется не от первого, а от третьего лица, причем местоимения заменяются существительными (не "я прошу") а "институт просит", "Министерство не возражает"). В служебной документации недопустимы диалекты (местные говоры), просторечные и жаргонные слова.

Язык служебных документов должен удовлетворять следующим требованиям:

1. Соблюдение норм официально-делового  стиля и современного литературного языка, прежде всего тех из них, которые помогают выразить мысль более четко и полно.

В качестве нормы нередко выступают и такие варианты языка, которые наиболее целесообразны, уместны, а потому и предпочтительны. Так, скажем, при выборе вариантов типа "оказать помощь — помочь", "допускать ошибку -ошибиться" надо учитывать традиции стиля, которыми пользуются в данном случае.

2. Наличие слов, употребляющихся  преимущественно в официальных документах, закрепившихся в административно-канцелярской речи (типа "надлежащий". "должный", "вышеуказанный", "нижеподписавшийся" и т.п.).

3. Использование терминов и профессионализмов (обусловленное тематикой, содержанием служебных документов), в первую очередь юридических и бухгалтерских;

4. Широкое употребление сложных отыменных предлогов, выражающих стандартные аспекты содержания, например: "в целях оказания помощи", "в порядке оказания помощи"',

5. Ограниченное употребление усложненных  синтаксических построений —  предложений с причастными и  деепричастными оборотами, с различного рода перечислениями.

Одной из наиболее приметных черт официально-делового стиля является непрерывно продолжающийся процесс стандартизации деловой речи, прежде всего языка массовой типовой документации; широкое использование готовых, уже утвердившихся словесных формул, трафаретов, штампов. Краткость изложения достигается путем замены сложных предложений простыми, а также посредством устранения причастных и деепричастных оборотов и употребления общепринятых сокращений.

В наши дни одним из сильных средств воздействия на язык масс является печатное слово. Из книг и журналов читатели черпают не только специальные знания, но и примеры.

Стандартно звучат слова-спутники, критика — обязательно резкая, поддержка — всегда горячая и т.п.

3. Составить и перечислить виды (группы) документов, издаваемые в вашей организации.

Основные группы документов:

· организационные документы предприятия (устав, учредительный договор, структура и штатная численность, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка);

· распорядительные документы предприятия(приказы по основной деятельности, распоряжения, решения);

· документы по личному составу предприятия(приказы по л/с, трудовые контракты (договоры), личные дела, личные карточки ф. Т-2, лицевые счета по з/плате, трудовые книжки);

· финансово-бухгалтерские документы предприятия (главная книга, годовые отчеты, бухгалтерские балансы, счета прибылей и убытков, планы, отчеты, сметы, счета, кассовые книги и др.);

· информационно-справочные документы предприятия (акты, письма, факсы, справки, телефонограммы, докладные записки, протоколы и др.)

· нормативные документы государственных органов– документы, регулирующие различные вопросы деятельности предприятия (налоги, охрана окружающей среды и т.п.), которые поступают от государственных и муниципальных организаций.

· коммерческие контракты(договоры) можно выделить в самостоятельную группу, т.к. они являются основными документами предпринимательской деятельности.

Все вышеперечисленные документы относятся к организационно-распорядительным документам. Исключение – финансово-бухгалтерские документы со специфическими особенностями составления и обработки, что регламентируется специальным

4. Схема оформления (формуляр-образец) документов.

Формуляр документа - набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности.

В основу унификации документов был положен принцип общей модели построения документов. Графические модели или схемы построения образцов документов называют "формуляр-образец".

Формуляр-образец - совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих всем видам документов.

Стандарт перечисляет максимальный набор реквизитов, которые могут встретиться при составлении, оформлении и обработке организационно-распорядительных документов.

ГОСТ Р 6.30-97 установил 29 реквизитов:

01 - Государственный герб РФ;

02 - герб субъекта РФ;

03 - эмблема организации или товарный  знак (знак обслуживания)

04 - код организации;

05 – основной государственный  регистрационный номер (ОГРН) юридического  лица;;

06 – идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 -код формы документа;

08 - наименование организации;

09 - справочные данные об организации;

10- наименование вида документа;

11- дата документа;

12 - регистрационный индекс (номер) документа;

13 - ссылка на регистрационный  индекс (номер) и дату документа;

14- место составления или издания  документа;

15 - адресат;

16 - гриф утверждения документа;

17 - резолюция;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле;

20 - текст;

21 - отметка о наличии приложений;

22 - подпись;

23 - гриф согласования документа;

24 - визы согласования документа;

25 – оттиск печати;

26 - отметка о заверении копии;

27 - отметка об исполнителе;

28 - отметка об исполнении документа  и направлении его в дело;

29 - отметка о поступлении документа  в организацию;

30 – идентификатор электронной  копии документа.

Формуляр-образец указывает место реквизитов на листе бумаги. Для реквизитов с постоянной информацией определяют необходимую площадь с учетом максимального набора знаков при их написании.

Реквизит - обязательный элемент, присущий определенному виду документа.

формуляр определяет площадь рабочего и служебного полей.

Рабочее поле - место в документе, где располагают реквизиты.

Служебное поле - место в документе, которое не занято реквизитами за исключением реквизитов 1, 2, 3, 4, 5, 18, и предназначено для закрепления документа в технических средствах хранения.

Установлены размеры полей для ОРД:

левое - 35мм (13 печатных знака);

правое - не менее 8мм (3-4 печатных знака);

верхнее - 20мм (4,5 - 5 межстрочных интервала);

нижнее - для формата А4 - не менее 20 мм,

- для формата А5 - не менее 16 мм.

Формуляр-образец строят на основании конструкционной сетки, в которой по вертикали показывают положения табулятора (количество печатных знаков), а по горизонтали - интервалы (расстояние между основаниями смежных строк).

При печатании документов используют восемь стандартных положений табулятора пишущей машинки (п./машинки). Они приведены ниже в таблице.

0 - граница левого поля (13 печатных знаков);

1 - после 5 печатных знаков от  границы левого поля (18 знаков);

2 - после 16 печатных знаков (29-е деление  на линейке п./машины);