Основные понятия делопроизводства

ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

ВВЕДЕНИЕ

Управленческая деятельность присуща всем учреждениям, предприятиям и организациям.

Она охватывает организационные вопросы, планирование, финансирование, отраслевую производственную работу, подбор и расстановку кадров, контроль и т. д. В процессе управления собирается, обрабатывается и передается огромное количество информации.

На основе информации принимаются управленческие решения, информация служит доказательством их исполнения и источником для обобщения. Эффективность управления зависит от объема, оперативности и достоверности информации, которая фиксируется в документах.

Документ, зафиксировав информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, а также многократное использование информации.

Таким образом, документирование управленческой деятельности заключается в записи по установленной форме необходимой для управления информации, то есть в создании документов. Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления.

Федеральный закон от 27 июля 2006 г. №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» в п. 2 ст. 11 указывает: «В федеральных органах исполнительной власти документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации. Правила делопроизводства и документооборота, установленные иными государственными органами, органами местного самоуправления в пределах их компетенции, должны соответствовать требованиям, установленным Правительством Российской Федерации в части делопроизводства и документооборота для федеральных органов исполнительной власти».

В разных организациях состав и количество создаваемых документов различны. Комплект документов определяется:

- кругом вопросов, решаемых организацией  в процессе деятельности;

- объемом и характером компетенции  учреждения;

- объемом и характером взаимосвязей  с другими организациями.

Объединяя операции по информационно-документационному обслуживанию управления, делопроизводство является его главной обеспечивающей функцией.

Порядок ведения делопроизводства определяется нормативными документами.

В соответствии с Программой национальной стандартизации Российской Федерации на 2006-2007 годы Государственным учреждением ВНИИДАД подготовлен национальный стандарт ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования».

Настоящий стандарт идентичен международному стандарту ISO 15489-1-2001 Information and documentation. Records management. General, который был разработан в Европе в 2001 году и выдвигал единые нормы делопроизводства. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 является аутентичным переводом этого международного стандарта, утвержден и введен в действие Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 15.03.2007 №28-ст.

Стандарт содержит общие требования к методологии управления документами на всех видах носителей, а также процедуры разработки и внедрения современных систем делопроизводства. Главная идея стандарта заключается в признании делопроизводства неотъемлемой частью управления.

Область применения ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007:

- распространяется на управление  документами (всех форматов и  на всех носителях), создаваемыми  или получаемыми государственной  или коммерческой организацией  в процессе ее деятельности  или лицом, на которого возложена  обязанность создавать и сохранять документы;

- содержит положения об ответственности, политике, процедурах, системах и  процессах, связанных с документами  организаций;

- содержит руководящие указания  по управлению документами в  рамках процессов управления  качеством и управления окружающей  средой в соответствии с национальными  стандартами ГОСТ Р ИСО 9001 и ГОСТ Р ИСО 14001;

- содержит методические рекомендации  по проектированию и внедрению  документной системы.

Новый стандарт предназначен прежде всего для персонала служб ДОУ (документационного обеспечения управления); для руководителей и менеджеров всех уровней; для всех специалистов в области управления документами, информацией и технологиями. То есть аудитор вы или системный администратор, документовед или юрист - этот стандарт для вас!

Необходимо отметить, что данный стандарт не распространяется на управление архивными документами в архивных учреждениях.

Стандарт конкретизирует требования к управлению документами, дает характеристику документных систем, описывает порядок проектирования и внедрения документных систем. Большое внимание в стандарте уделено процессам управления документами и контролю. Уделено внимание мониторингу и аудиту, то есть проверке качества работы документной системы в организации, исполнения пользователями своих обязательств в отношении системы. В стандарте указано, что соответствие систем установленным требованиям, а также мониторинг следует документально фиксировать, а отчетные документы следует сохранять.

Последний раздел стандарта посвящен обучению: «Организация, стремящаяся соблюдать требования настоящего стандарта, должна принять долгосрочную программу обучения в области управления документами. Программы обучения управлению документами должны быть адресованы и охватывать всех работников: руководящих, штатных, временных. Учебные программы могут быть подготовлены и реализованы во взаимодействии со сторонними организациями».

До конца 2007 года сотрудники ВНИИДАДа планируют подготовить рекомендации по внедрению настоящего ГОСТа. Возможно, нам предложат создать «Кодекс управляющих документами», разработанный с учетом требований международного стандарта, для организации, в которой работаете вы, уважаемый читатель.

1 ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО - ОДНА ИЗ ФУНКЦИЙ УПРАВЛЕНИЯ

Делопроизводство есть документирование деятельности организации (предприятия), основанное на научной организации с применением современной техники.

Делопроизводство охватывает весь комплекс работ по созданию и оформлению документов, их исполнению и контролю сроков исполнения, по учету документов, формированию дел из исполненных документов, хранению и использованию текущих дел, подготовке их к сдаче в архив.

В настоящее время термин «делопроизводство» чаще звучит как «документационное обеспечение управления» (ДОУ). Такое определение более точно отражает весь комплекс работ с документами в организации.

Документационное обеспечение управления выполняет специальная служба, действующая на правах самостоятельного структурного подразделения. Это может быть: управление делами, общий отдел, канцелярия или секретариат. В организациях с небольшим документооборотом те же функции выполняет секретарь руководителя или другое специально назначенное должностное лицо.

«Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль над соблюдением установленного порядка работы с документами… осуществляются структурным подразделением, на которое возложены функции по документационному обеспечению управления» - таковы функции службы документоведения в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. №536, зарегистрированным в Минюсте РФ 27 января 2006 г. №7418.

Для того чтобы разобраться в многообразии документов, разработаны определенные правила их составления, оформления, формы и методы работы с документами. Для всех организаций, учреждений, предприятий Российской Федерации независимо от формы собственности или функций установлены единые требования по составлению и оформлению документов и работе с ними. Эти требования изложены в основных положениях Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) и ГОСТах, инструкциях по делопроизводству, номенклатурах дел и других нормативно-методических документах по ведению делопроизводства.

Работа управленческого аппарата, как любая работа сегодня, строится на основах научной организации труда. Для повышения оперативности и сокращения трудоемкости делопроизводственного процесса внедряется механизация и автоматизация работы с документами.

Средства механизации подразделяются на:

- технические средства составления  и изготовления документов (пишущие  автоматы);

- технические средства для копирования  и оперативного размножения документов (электрографическое копировальное  оборудование - ксерокс, а также средства  оперативной полиграфии - гектографы, ротапринты, ротаторы);

- технические средства экспедиционной  обработки документов (листоподборочные  устройства, датировщики, конвертозаклеивающие машины, нумераторы, сшиватели, адресовальные, конвертовскрывающие устройства, бумагорезательное оборудование и др.);

- средства хранения документов (различного рода шкафы, стеллажи, картотеки).

При решении задач документационного обеспечения управления используется электронная техника. Использование ПЭВМ позволяет не только отредактировать набранный текст, распечатать его на принтере и сохранить на магнитном диске для дальнейшего использования, но и создать электронный архив, организовать систему электронной регистрации и поиска, обеспечить «маршрутизацию» документов внутри организации, усовершенствовать доступ к информации.

От рациональной организации делопроизводства зависит оперативность управления, надежность, экономичность управленческого труда, культура работы аппарата, возможность использования документной информации в будущем.

В зависимости от функции управления создаются различные виды и разновидности документов. Вид документа следует отличать от его разновидности. Вид документа - это обозначение наименования документа. Например, протокол - вид документа. Разновидность его - протокол собрания, протокол заседания, протокол допроса и др. Или: акт - вид документа, его разновидность - акт приема-передачи дел, акт инвентаризации, акт ревизии и др.

Управленческая деятельность фиксируется в основном организационно-распорядительными документами (ОРД), которые условно подразделяются на три группы:

- организационные документы;

- распорядительные документы;

- справочно-информационные документы.

Деятельность любой организации регулируется правовыми документами. Прежде всего это - организационные документы, которые разрабатываются самими учредителями и являются нормативными. Организационные документы регламентируют задачи и функции организации, структуру, организацию работы, права, обязанности, ответственность руководства, структурных подразделений и сотрудников. В состав организационных документов входят: устав и другие учредительные документы, инструкция, штатное расписание, правила внутреннего распорядка и др. В целях разрешения основных задач организации издаются приказы, указания, постановления, решения, распоряжения. Это вторая группа - распорядительные документы.

Третья группа - справочно-информационные документы - включает в себя служебные письма, справки, обзоры, докладные записки и др.

Все перечисленные выше документы относятся к управленческим, или ОРД. Исключением являются финансово-бухгалтерские документы, имеющие специфические особенности составления и оформления.

2 УНИФИКАЦИЯ И СТАНДАРТИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

Основным направлением совершенствования документов является их унификация и стандартизация.

В целях сокращения количества документов, применяемых в управленческой деятельности, типизации их форм, снижения трудовых и материальных затрат на их подготовку и оформление, достижения единообразия информационных баз проводятся работы по унификации документов, созданию унифицированных систем документации (УСД). С помощью унификации устанавливаются единые правила составления документов.

В основе создания унифицированных систем документации лежит единообразие состава и формы управленческих документов:

- унифицированная система организационно-распорядительной  документации;

- унифицированная система банковской  документации;

- унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской  документации бюджетных учреждений  и организаций;

- унифицированная система отчетно-статистической  документации;

- унифицированная система учетной  и отчетной бухгалтерской документации  предприятий;

- унифицированная система документации  по труду;

- унифицированная система документации  Пенсионного фонда Российской  Федерации;

- унифицированная система внешнеторговой  документации.

Формой юридического закрепления унификации документов является стандартизация служебных документов.

Стандартизация в области документоведения означает установление общегосударственных форм и требований к документам, обязательных к использованию всеми организациями, учреждениями и предприятиями независимо от формы собственности и организационно-правовой формы. Эти требования изложены в ГОСТ Р 6.30-2003. Применение стандартов повышает культуру современной управленческой деятельности, обеспечивает более эффективное применение средств механизации и автоматизации в управленческом труде.

Унификация и стандартизация служебных документов создает возможность составления типовых (трафаретных) текстов для документов, содержащих идентичную и повторяющуюся информацию. В этих случаях повторяющаяся часть текстов выносится в трафарет, а для информации, имеющей индивидуальный характер, оставляются свободные строки, которые заполняются при составлении документа (контракт, акт, справки личного характера). Унификации могут быть подвергнуты отдельные фразы.