Автор работы: Пользователь скрыл имя, 28 Мая 2012 в 18:53, реферат
Документооборот - сложный технологический процесс, характеризующийся различными параметрами, связанными с процессами документирования и со всей деятельностью организации. Организация документооборота включает все операции по приему, передаче, составлению, согласованию, оформлению, удостоверению и отправке документов
9.3. Основные правила
организации документооборота
Документооборот - сложный технологический процесс, характеризующийся различными параметрами, связанными с процессами документирования и со всей деятельностью организации. Организация документооборота включает все операции по приему, передаче, составлению, согласованию, оформлению, удостоверению и отправке документов.
Основными характеристиками
документооборота являются маршрут
движения, который включает все инстанции
на пути движения документа от создания
черновика (или от получения) до подшивки
в дело, и время, затрачиваемое
на прохождение документов по этому
маршруту. Отсюда главное правило
организации документооборота - оперативное
прохождение документа по наиболее
короткому и прямому маршруту
с наименьшими затратами
Соблюдение этих правил позволяет реализовать основной организационный принцип службы делопроизводства - специализацию, возможность централизованного выполнения однородных технологических операций, эффективного использования средств оргтехники и персонала.
Кроме того, соблюдение этих правил позволяет улучшить документационное обеспечение аппарата управления за счет:
Объективные данные о состоянии документооборота можно получить из качественных и количественных характеристик его параметров.
К качественным характеристикам документооборота относятся:
Документооборот как технологический процесс делится на несколько частей - потоков, обеспечивающих прямую и обратную связь в управлении. Под документопотоком (потоком документной информации) понимается сложившееся или организованное в пределах информационной системы движение данных в определенном направлении, при условии, что у этих данных общий источник и общий приемник.
Документопотоки различают
по направлению и по отношению
к управленческому объекту. По направлению
выделяют горизонтальные потоки
По отношению к
Входящий документопоток любой организации складывается из:
Исходящий документопоток состоит из документов, создаваемых в данной организации и отправляемых за ее пределы. Исходящие документы создаются в ответ на поступившие письменные или устные запросы или как инициативные документы, требующие или не требующие ответа. Инициативные документы всегда значительно превышают группу ответных документов. Мотивы создания исходящих документов диктуются направлениями деятельности организации и ее информационными запросами. В исходящем документопотоке выделяется группа распорядительных документов (при условии, что организация имеет подведомственные организации) и информационных (коммуникативных) - письма, докладные, обзоры, справки, отчеты, договоры, документы по их выполнению.
Внутренний документопоток составляют
документы, создаваемые и используемые
в самом аппарате управления, не выходящие
за его пределы. Происхождение этих документов
совпадает со сферой их применения. Внутренний
поток обеспечивает целенаправленное
решение управленческих задач в пределах
одного учреждения, организации. К внутренним
относятсяорганизационные докум
Каждый документопоток имеет
достаточно стабильный маршрут движения,
который зависит от состава и
содержания документов, степени регламентации
функций руководителей и
Входящие документы образуют тр
Маршрут движения входящих
документов зависит и от принятой
в учреждении технологии работы с
документами. Например, процесс регистрации
распадается на два этапа: внесение
в регистрационные формы данных
о полученном документе до его
рассмотрения руководством и дополнение
этих данных резолюцией, сроками исполнения,
указаниями по исполнению и другим
после рассмотрения руководителем.
Таким образом, технология регистрации
документов увеличивает время движения
документа от получения до исполнителя.
Если в организации принято
Исходящий документопоток,
как правило, пронизывает всю
управленческую структуру. Как инициативные,
так и информационные документы
готовят специалисты в
Наиболее
Основываясь на данных, характеризующих документопотоки, служба делопроизводства может разрабатывать наиболее целесообразные, оптимальные маршруты движения документопотоков.
Документооборот как движение следует отличать от объема документооборота, который выражается общим количеством документов, поступивших в организацию и созданных в ней за определенный период[1]. В объеме документооборота необходимо учитывать все входящие, исходящие и внутренние документы, а также все копии, изготовленные средствами оперативной полиграфии и оргтехники.
Объем документооборота подсчитывают на основе данных учета документов в экспедиции или канцелярии, т.е. на участках первоначальной обработки и отправки, а также по регистрационным формам в службе делопроизводства и в структурных подразделениях. Так как регистрация ведется в пределах отдельных групп документов (приказы, протоколы, переписка, отчеты, обращения граждан и др.), то и подсчет объема документооборота нужно проводить по выделенным участкам регистрации.
Общепринятая методика подсчета документооборота предусматривает выражение его объема дробью, в числителе которой указывают количество подлинников, а в знаменателе - количество копий. Однако при этом полученный результат будет некорректным - многие документы составляются на нескольких страницах, что при таком подходе не отразится в общем результате. Основное правило подсчета документов - однократность.
Служба делопроизводства периодически (ежеквартально, ежегодно) составляет сводки данных об объеме документооборота, где помимо количественных данных приводится анализ объема документооборота. Такие сведения позволяют установить определенные закономерности роста и состояния документооборота, его изменений. Установлено, что плотность документооборота существенно меняется в пределах года, квартала, месяца, недели. В начале этих временных отрезков резко возрастает количество поступающих документов, в конце - отправляемых.
Кроме того, учет документооборота позволяет:
9.4. Прием, обработка и распределение поступающих документов
Прием и первичная обработка
Как уже отмечено выше, организация работы с документами зависит от объема документооборота, организационной структуры и формы работы с документами, принятой технологии обработки документов. Работа с документами состоит из ряда последовательных операций: прием документов, их распределение и направление на исполнение, исполнение и отправка.
Независимо от объема деятельности
организации, операции по приему и отправке
документов обычно проводят централизованно.
В структуре службы делопроизводства
крупных организаций для этого
предусматривают создание специализированного
участка - экспедиции, как одного их
структурных подразделений
Рекомендации по приему и
отправке, если они централизованы,
позволяют реализовать основное
правило организации
Информация о работе Основные правила организации документооборота в учреждении