Особенности делопроизводства

 

5. Докладные записки

 

Докладная записка  — документ, адресованный руководителю предприятия (реже — вышестоящему органу), содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями.

Докладная записка  составляется в случае необходимости  поставить руководителя в известность о каких-либо фактах, событиях и может содержать предложения составителя по излагаемому вопросу.

Докладная записка, адресованная руководителю предприятия (внутренняя), может составлена с помощью ПК, машинописным или рукописным способом.

Докладная записка  должна иметь заголовок к тексту, раскрывающий ее содержание. В первой части текста излагаются факты или события, послужившие поводом к написанию докладной записки. Вторая часть должна содержать выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять в связи с изложенными фактами.

Внутренние  докладные записки должны быть подписаны  составителем (автором).

Докладные записки (внешние), направляемые в вышестоящие  органы, должны быть подписаны руководителем предприятия.

Датой докладной  записки считается дата ее подписания,

Докладные записки  по основным вопросам деятельности предприятия  хранятся 5 лет (статья 51 «Перечня типовых  документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и  др. учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения». - М., 1989).

 

6. Резюме

 

Резюме –  документ, содержащий краткие сведения биографического характера, предоставляемый  лицом при трудоустройстве в  коммерческое предприятие, чаще всего  в инофирму.

Резюме содержит: название вида документа; дату; указание фамилии; имени; отчества; должности  и почтового адреса претендента, телефона; текст и подпись.

Текст резюме состоит из следующих разделов:

• персональные данные;
• цель трудоустройства (какую именно работу или должность хотел бы получить претендент);
• образование (перечисление в обратной хронологической последовательности, начиная с последнего места учебы);
• опыт работы (краткое описание характера работы с указанием занимаемых должностей и дат);
• дополнительная информация (иностранные языки, конкретные навыки, имеющие отношение к профессии, работа в общественных организациях и т.д.);
• рекомендации (с фамилиями и телефонами).

 

Приложение 1

Образец личного заявления

 

Бухгалтерия      Директору фирмы

«Эталон»

Акимову И.Н.

 

ЗАЯВЛЕНИЕ

17.12.99

 

Прошу освободить меня от должности главного бухгалтера в связи с переходом на другую работу.

 

личная подпись  П.И. Громов

 

Приложение 2

Образец приказа по личному составу

 

ТОО «Восход»

ПРИКАЗ

15.01.99 № 3-К

г. Архангельск

по личному составу

 

1. ПРИНЯТЬ:

1.1. Иванова Петра Михайловича на  должность главного менеджера  с 01 01 2000 г., с окладом 1500 руб. в месяц, согласно контракту.

Основание: контракт № 10 от 30.12.99.

С приказом ознакомлен:    личная подпись  31.12.99

1.2. Сидорова Ивана Ивановича на  должность главного механика  с 01.12.99, с окладом 1100 руб. в  месяц, согласно контракту.

Основание: контракт № 10 от 30.12.99.

С приказом ознакомлен:    личная подпись  31.12.99

 

2. ПЕРЕВЕСТИ:

Главного  экономиста Кузнецову Марию Петровну на должность главного бухгалтера с 20.12.99.

Основание: заявление Петровой Г.А., докладная  записка заведующего экономическим отделом Ефимова В.С.

С приказом ознакомлен:    личная подпись  31.12.99

 

3. УВОЛИТЬ:

Кассира Петрову Инну Степановну с 01 01 2000 г. по собственному желанию.

Основание: контракт № 10 от 30.12.99.

С приказом ознакомлен:    личная подпись  31.12.99

 

Директор  ТОО «Восход»  личная подпись А.Б. Иванов

 

Приложение 3

 Образец приказа по основной деятельности

 

ТОО «Восход»

ПРИКАЗ

08.12.99 № 2

г. Васюки

 

Об обучении персонала

ТОО «Восход»

 

В целях повышения квалификации работников фирмы

 

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Направить секретаря Иванову  Ольгу Витальевну на курсы  секретарей-референтов с 01.12.99 по 31.12.99.

2. Петрову Ивану Васильевичу приобрести  соответствующую литературу для  бухгалтерии.

3. Главному бухгалтеру Васькову  Николаю Николаевичу принять  участие в семинаре «Новое в бухгалтерском учете», 22.12.99.

Контроль  за исполнением возложить на заместителя начальника отдела кадров – Усова К.К..

 

Директор  ТОО «Восход»   личная подпись А.Б. Иванов

 

 

Иванова 44-44-44

 

Приложение 4

Образец инициативного коммерческого  письма

 

АО  «Старт»

164500, г. Северодвинск,   Директору АО «Вымпел»

ул. Ломоносова, 120    г-ну Коневу А.Ф.

тел. 55-00-00     164500, г. Северодвинск

факс 55-00-00     ул. Воронина, 6

р/сч 01234567890123456789

22.02.99 № 25/08-15

 

О заключении контракта

 

Уважаемый г-н Конев!

 

Предлагаем  Вам заключить контракт на поставку спортивного инвентаря фирмы  «Kettler». Направляем Вам наши прайс-листы. С уважением,

 

Директор  АО «Старт»   личная подпись А.Б. Кобылин

 

Петров 55-11-11

 

Приложение 5

Образец ответного коммерческого  письма

 

АО  «Вымпел»

164500, г. Северодвинск,   Директору АО «Старт»

ул. Воронина, 6     г-ну Кобылину А.Б.

тел. 55-33-33     164500, г. Северодвинск,

факс 55-33-33     ул. Ломоносова, 120

р/сч 98765432109876543210 

25.02.99 № 63/17-07

На  № 25/08-15 от 22.02.99

 

О заключении контракта

 

Уважаемый г-н Кобылин!

 

С благодарностью подтверждаем получение  Вашего письма № 25/08-15 от 22.02.99, и принимаем Ваше предложение заключить контракт на поставку спортивного инвентаря. Предлагаем встретиться 01.03.99 и подписать контракт. С уважением,

 

 

Директор  АО «Вымпел»    личная подпись А.Ф. Конев

 

 

Васильева 55-34-44

 

Приложение 6

Образец докладной записки

 

Цех 55    Директору ПО «Севмашпредприятие»

Пашаеву А.А.

 

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

10 01 2000 № 12

о командировании

главного механика Малыгина А.К.

 

Прошу командировать главного механика Малыгина А.К. в г. Санкт-Петербург для заключения контракта с фирмой «Аква».

 

Начальник цеха 55     личная подпись А.Ф. Валов

 

 

Иванова 6-30-33

 

Приложение 7

Образец объяснительной записки

 

Цех 55    Директору ПО «Севмашпредприятие»

Пашаеву А.А.

 

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

15 01 2000

 

о срыве подписания контракта

 

Подписание  контракта с фирмой «Аква» невозможно по причине отсутствия генерального директора. Новая дата подписания договора назначена на 25 01 2000.

 

 

Начальник цеха 55     личная подпись А.Ф. Валов

 

Иванова 6-30-33

 

Приложение 8

Образец резюме

 

РЕЗЮМЕ

 

17 01 2000

Ф.И.О.: Трефилов Владимир Сергеевич

ДАТА И МЕСТО РОЖДЕНИЯ: 15.07.77, г. Архангельск

АДРЕС: 163500, г. Архангельск, Тимме 6-55

СЕМЕЙНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ: Холост

ОБРАЗОВАНИЕ: Неоконченное высшее

ОПЫТ РАБОТЫ: С 01.02.97 по 01.03.99 работал продавцом в отделе «Кодак»

ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ СВЕДЕНИЯ: Хожу на курсы английского языка

 

Я хотел бы предложить свои услуги в  качестве ведущего специалиста по созданию компьютерной и видео рекламы, организовать работы по реализации новых идей в области компьютерной графики и монтажа. Я имею опыт в управлении разработками программ, хорошо срабатываюсь с людьми.

В 1993 году выпустил учебное пособие  «Практикум по программированию на языке  Турбо-Паскаль». В 1994 году работал преподавателем инфотехнологии. По требованию могу предоставить необходимые рекомендации.

С надеждой на взаимовыгодное сотрудничество,

 

личная подпись В.С. Трефилов

 

 

РЕЗЮМЕ

 

02 10 2000

Ф.И.О.: Тищенко Дмитрий Анатольевич

ДАТА И МЕСТО РОЖДЕНИЯ: 12.06.79, г. Северодвинск

АДРЕС: 164500, г. Северодвинск, ул. Макаренко 22-52, тел. (81842) 52-40-93,

E-mail: td_mailbox@mail.ru, td@atnet.ru

СЕМЕЙНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ: Холост

ОБРАЗОВАНИЕ: Неоконченное высшее

ОПЫТ РАБОТЫ: В настоящее время учусь на IV курсе АГТУ по специальности «Менеджмент» заочного факультета; работал преподавателем компьютерного класса в обществе «Знание».

ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ СВЕДЕНИЯ: Окончил курсы английского языка

 

Я имею опыт работы с многочисленными  компьютерными программами. Основные из них – MS Windows 9x, MS Explorer, MS Word, MS Excel, MS Outlook, FineReader, различные мультимедийные программы. Имею доступ к сети Интернет.

По  требованию могу предоставить необходимые  рекомендации.

С надеждой на взаимовыгодное сотрудничество,

 

 Д.А. Тищенко

 

 

Литература

 

1. Стенюков М.В. «Документы. Делопроизводство.» - М. «Приор», 1997. - 144 с.

 

Образец резюме

РЕЗЮМЕ

 

17 01 2000

Ф.И.О.: Трефилов Владимир Сергеевич

ДАТА И МЕСТО РОЖДЕНИЯ: 15.07.77, г. Архангельск

АДРЕС: 163500, г. Архангельск, Тимме 6-55

СЕМЕЙНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ: Холост, имею 10 детей

ОБРАЗОВАНИЕ: Неоконченное высшее

ОПЫТ РАБОТЫ: С 01.02.97 по 01.03.99 работал сапожником в фирме «Каблучок», с 01.04.99 по 31.12.99 – медбрат в «Скорой помощи»

ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ СВЕДЕНИЯ: Хожу на курсы иврита, бухгалтеров, секретарей-референтов, в кружок юного натуралиста, а также в бассейн и на пляски. Потихоньку осваиваю выращивание кактусов в домашних условиях. В совершенстве владею велосипедом.

 

 

Я хотел бы предложить свои услуги в  качестве врача-проктолога. Предложить новые идеи в этой сфере медицины. У меня большой самостоятельный опыт в этой области, я хорошо срабатываюсь с людьми и пациентами, имею только положительные отзывы.

 

В 1999 году в издательстве «Медицина» выпустил учебное пособие «Сам себе проктолог». Издание пользуется огромным интересом у населения. Готовятся к выпуску следующие издания: «Домашний проктолог», «Проктология и мы», «Проктология – моя судьба».

 

С надеждой на взаимовыгодное сотрудничество,

 

личная подпись В.С. Трефилов

 

¹ Номера реквизитов даны по ГОСТ 6.38-90

² Второй экземпляр (копия) исходящего письма печатается не на бланке.