Особенности язика и стили служебной речи

Стиль — это особенность языка, проявляющаяся в отборе, сочетании  и организации языковых средств  в связи с задачами общения. Различают  такие функциональные стили, т.е. стили, выделяемые в соответствии с основными  функциями языка, связанными с той или иной сферой деятельности человека, как публицистический, научный, художественно-литературный, разговорно-обиходный, официально-деловой.

 

Язык служебных документов - это  разновидность официально-делового письменного литературного языка, используемого в сфере делового общения для составления документов. Языком служебных документов факты и события освещаются объективно, кратко и ясно.

 

Официально-деловой стиль - это  стиль официального общения, деловой  переписки, приказов, объявлений, документации, судопроизводства. Этот стиль - самый замкнутый и консервативный в системе стилей. Для него характерны сухость и максимальная точность изложения мысли.

 

Деловой этикет требует, чтобы документы  были достоверными, доказательными, объективными, убедительными. Точность в подборе фактов, оценках ситуации особенно необходима в документации, отражающей конфликтные моменты в сфере деловых отношений.

 

Язык и стиль служебных документов должен соответствовать требованиям  делового стиля, особенностями которого являются:

 

- юридическая безупречность формулировок, не допускающая различных толкований и неясностей;

 

- нейтральный тон изложения;

 

- лаконичность.

 

Нейтральный тон изложения является нормой делового стиля. Документ исходит  от организации, поэтому личный, субъективный момент в тексте документа должен быть сведен к минимуму. Из языка официальных документов исключаются слова, обладающие эмоциональной или экспрессивной окрашенностью, образные слова и выражения (слова с уменьшительными и ласкательными суффиксами, с суффиксами преувеличения, междометия и др.).

Разумеется, это не означает, что  стиль изложения в официальном  тексте всегда должен быть абсолютно  нейтральным. Так не бывает. В документе  может быть выражена просьба или  благодарность, предъявлено требование (нередко в категоричной форме) и т. д. Однако в любом случае в первую очередь должны использоваться средства логической, а не эмоционально-экспрессивной оценки ситуаций и фактов.

Как отмечают специалисты, современной  деловой документации скорее присуща  сухость, чем увлечение чрезмерной вежливостью.

 

Деловое общение осуществляется между  организациями и должностными лицами и является официальным по своему характеру. Поэтому ему присущ неличный (безличный) характер изложения текста. Это выражается в ограничении  употребления глаголов в форме 1-го и 2-го лица, а глаголы в форме 3-го лица выступают, как правило, в неопределенно-личном значении: «комиссией проведена проверка и установлено…», «акт подписан членами комиссии и утвержден руководителем».

 

Точность и ясность изложения  текста документа достигаются употреблением терминологической лексики, использованием устойчивых оборотов - языковых формул, ограниченной сочетаемостью слов, уточнений, дополнений, вводных слов и оборотов, оговорок, четкой структуры предложения и текста в целом.

 

Требование лаконичности языка  документа непосредственно связано  с необходимостью уменьшения физических размеров текста и соответственно сокращения времени на обработку документной  информации и ее восприятие. Требование краткости заставляет более четко  продумывать и формулировать тему (предмет) текста документа, экономно использовать языковые средства, исключать лишние слова и целые фрагменты текста, не несущие необходимой информации, неоправданные повторы и ненужные подробности.

 

Также при составлении текстов документов используется деловой стиль со следующими специфическими признаками:

1) убедительность служебных документов, которая достигается: 

 

- наличием достоверной информации;

 

- наличием веских аргументов, побуждающих  получателя документа к совершению определенных действий;

 

- логикой изложения; 

 

- безупречностью формулировок  в юридическом отношении;

 

-обоснованностью предложений автора (со ссылками на нормативные  акты).

2) употребление устойчивых (шаблонных)  словосочетаний (стандартных оборотов). Устойчивые словосочетания - это употребление большинства слов в служебных документах только с одним или ограниченной группой слов.

Применение устойчивых или стандартных  словосочетаний (готовых языковых клише) дает возможность:

 

- авторам - оперативно составлять документы;

 

- адресатам - облегчить восприятие  документов,

 

- создать типовые (трафаретные)  формы документов по стандартным  ситуациям. 

 

3) употребление специальных терминов («решили», «постановили», «приказываю»);

 

4)  использование общепринятых сокращений. Это позволяет уменьшать объемы документов, ускорять восприятие информации. При использовании сокращений необходимо учитывать, что они должны быть понятны адресату, одинаковы по всему тексту документа;

 

Для делового стиля характерно употребление специальных языковых средств. В  документах широко используются:

 

1. Однотипные падежные формы  взаимосвязанных имен существительных,  так называемое нанизывание падежей.  Чаще всего используется последовательное  подчинение слов в родительном падеже, реже - в творительном, например: «предлагаем Вам варианты (чего?) решений (чего?) автоматизации (чего?) систем документационного обеспечения (чего?) министерств и других республиканских органов государственного управления».

 

2. Ограниченная сочетаемость слов. Например, глагол допустить во  всех стилях речи может сочетаться  только со словами, выражающими  негативный результат деятельности: допустить просчет, допустить  промах, допустить ошибку и др., но не со словами, выражающими положительное действие - допустить успех.

 

Наряду с этим существует множество  слов, демонстрирующих ограниченную сочетаемость только в рамках делового стиля.

 

Например, в деловом стиле желательно использование следующих словосочетаний:

 

- предоставить в пользование (вместо предоставить для использования);

 

- направить на рассмотрение (вместо  выслать на рассмотрение);

 

- оказывать содействие (вместо  оказывать помощь);

 

- осуществлять контроль (вместо  вести контроль);

 

- вносить предложения (вместо  давать предложения);

 

- предоставить кредит (вместо выдать  кредит);

 

- обладать правом (вместо владеть  правом);

 

- вступать в силу (вместо входить  в силу) и др.

 

3. Конструкции с отглагольными  существительных в сочетании  с полузнаменательным глаголом. Например:

 

- оказать содействие, а не посодействовать,  помочь;

 

- произвести уборку, а не убрать;

 

- провести учет, а не учесть;

 

- оказать поддержку, а не поддержать;

 

- произвести ремонт, а не отремонтировать.

 

4. Преимущественно страдательные  конструкции вместо форм действительного залога.

 

Например: «Возможность ликвидации совместного  предприятия прорабатывается Министерством  иностранных дел (а не: Министерство иностранных дел прорабатывает…)».

 

5. Применение так называемых  универсальных слов, которые являются  многозначными, что позволяет употреблять их в различных контекстах вместо однозначных определений.

 

Например: «До настоящего времени  слабо ведутся подготовительные работы по реконструкции и ремонту  школьных зданий». Слово «слабо»  одновременно означает, что работы ведутся медленно, неритмично, неорганизованно, плохо.

 

Из речевого состава современных  служебных документов необходимо исключать:

 

1. Устаревшие выражения, вышедшие  их активного повсеместного употребления (архаизмы или историзмы). Например:

 

- не «при сем направляем», а «направляем»;

 

- не «означенный» («вышеозначенный»), а «названный»;

 

- не «вышепоименованный», а «указанный»  («названный»);

 

- не «настоящим сообщаем», а  «сообщаем»;

 

- не «настоящий акт составлен», а «акт составлен»;

 

2. Канцеляризмы, которые лишают тексты документов необходимой простоты, гибкости, создают штампы и готовые шаблоны, делающие речь казенной и невыразительной.

 

Например: поставить во главу угла, в части удовлетворения запросов, обеспечить безусловное исполнение, взять под жесткий контроль, разработать планы конкретных мероприятий и т.д.

 

3. Слова-спутники, непременно сопровождающие  какие-либо слова.

 

Например: критика - обязательно резкая, поддержка - всегда горячая, размах - обычно широкий и т.д.

 

4. Плеоназмы (от греч. pleonasmos - многословие) - слова, излишние для смысловой полноты высказывания. Не уточняя и не раскрывая мысли, они загромождают текст, затрудняют его понимание.

 

Например: в марте месяце, 10 человек  рабочих, черновик первой версии проекта  редакции и т.п.

 

5. Тавтологию - повторение того  же другими словами, не уточняющими  смысла.

 

Например: своя автобиография, хронометраж  времени, свободная вакансия и т.п.

 

6. Однокоренные тавтологические  выражения. 

 

Например: следует отметить следующие  недостатки, в целях улучшения работы целесообразно, объединить воедино и т.д.

 

Можно  выделить общие требования к текстам служебных документов:

 

- краткость и точность изложения  информации, исключение двоякого  толкования;

 

- объективность и достоверность  информации;

 

- составление, по возможности,  простых, т. е. содержащих один  вопрос, документов для облегчения  и ускорения работы с ними;

 

- структурирование текста документа,  деление его на такие смысловые  части, как введение, доказательство, заключение;

 

- широкое использование трафаретных и типовых текстов при описании повторяющихся управленческих ситуаций.