Автор работы: Пользователь скрыл имя, 10 Февраля 2015 в 12:08, отчет по практике
Целью архивной практики является изучение работы местного архива, ознакомиться с основными направлениями архива, каков его характер взаимодействия с потребителем услуг и каково место потребителя в структуре объекта.
Главной задачей практики является обучение первичным навыкам архивной работы.
Задачами практики являются ознакомление с:
· организацией работы архивного учреждения;
· принципами и методами отбора документов, подлежащих архивному хранению;
Введение. 4
Глава 1. Организация работы архивного учреждения
§1 Местоположение, внутреннее и наружное оформление архива. 5
§2 Основные задачи и функции архива. 6
Глава 2. Отбор документов, подлежащих архивному хранению
§1 Положение закона РФ «Основы законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах» о порядке хранения документов Архивного фонда РФ.. 8
§2 Порядок передачи документов в архив на постоянное хранение и комплектование архива 9
§3 Требования к оформлению дел, принимаемых в архив. 12
§4 Экспертиза ценности документов в архиве и работа экспертной комиссии. 15
Глава 3. Хранение архивных документов
§1 Система мер обеспечения сохранности документов. 18
§2 Требования к зданиям и помещениям архива. 18
§3 Режимы хранения документов. 19
Глава 4. Система информации о содержании документов и организация всестороннего использования документальной информации
§1 Учет документов в архиве. 23
§2 Система научно-справочного аппарата. 24
§3 Описи дел, документов. 25
§4 Каталоги и ведомственные картотеки. 25
§5 Обзоры.. 27
§6 Историческая справка. 27
§7 Этапы поиска документной информации. 29
Заключение. 30
Список используемой литературы.. 31
Третий раздел включает обобщенную характеристику фонда по составу и содержанию документов в целом и отдельных групп документов; сведения о наличии документов, выходящих за хронологические рамки фонда, о научно-справочном аппарате к фонду, о видах носителей информации.
Второй и третий разделы исторической справки архивной коллекции строятся по аналогии с соответствующими разделами исторической справки архивного фонда организации.
Справка подписывается исполнителем и заведующим архивом (лицом, ответственным за архив). Историческая справка печатается в четырех экземплярах: три экземпляра передаются в государственный архив при первой передаче документов фонда; один хранится в деле фонда в архиве организации. Историческая справка дополняется при пополнении фонда или в случае реорганизации, изменения структуры и функций организации. Историческая справка (часть ее) представляется в государственный архив вместе с каждой законченной описью.
§7 Этапы поиска документной информации
Данный архив относится к Администрации г. Минеральные Воды и в нем хранятся документы и дела относящиеся по вопросам собственности и пенсионному вопросу. Доступ к данным документам имеется только у работников архива, дела не даются на руки, граждане делают запросы, которые потом сотрудники архива обрабатывают, каждый запрос рассматривается в течение месяца и по истечению срока архив выдает архивную справку (приложение 8).
Также необходимо отметить, что услуги данного архива бесплатные и любой житель города может подать запрос в данный архив. Запрос оформляется в виде заявления: указываются личные данный гражданина, сам запрос и дата с росписью. При подаче заявления по вопросам собственности при себе надо иметь: копию паспорта, копию свидетельства на собственность, если нужна доверенность и копию справки от нотариуса при вступлении в наследство. При подаче заявления по пенсионному вопросу – паспорт, трудовую книжку и ксерокопию трудовой книжки по данному предприятию.
Все запросы принимаются работниками архива в приемные часы, обычно в день бывает до 50 запросов граждан в приемные часы. В остальное время производится анализ и переработка запросов, после уже переходят к непосредственной задаче: поиску запрошенной информации. После подачи заявления сотрудники архива приступают к поиску запрошенной информации: берется опись по данному делу, ищется номер постановления или распоряжения, напротив указывается номер дела где это постановление или распоряжение имеется, потом в хранилище по топоописи находится нужное дело и уже в найденном деле ищут нужное постановление или распоряжение и на основании этого оформляется архивная справка. По окончании каждого месяца производится подсчет запросов за данный период и оформляется отчет, который потом передается в Администрацию города.
Заключение
Архивный отдел предоставляет гражданам города Минеральные Воды информацию по вопросам собственности на землю, квартиры, дачные участки и на др. виды собственности, а также информацию по пенсионному вопросу.
В здании архива имеется пять хранилищ – три по личному составу и два по основной деятельности.
Пройдя архивную практику в Архивном отделе Администрации Минераловодского Муниципального района Ставропольского края, мною была изучена работа данного местного архива, я ознакомилась с основными направлениями архива, изучила характер взаимодействия архива с потребителями услуг, а также место потребителя в структуре архива: существует взаимосвязь между архивом и потребителями услуг.
Главная же задача данной практики была мной выполнена: получила первичные навыки архивной работы: комплектование архива; требование к оформлению дел; экспертиза ценностей; непосредственное хранение архивных документов, а также с организацией всестороннего использования документальной информации.
Проходя архивную практику, принимала и обрабатывала запросы граждан города, шифровала архивные дела, искала необходимую информацию в соответствии с правилами поиска документальной информации.
В ходе архивной практики я ознакомилась с организацией работы архивного учреждения; принципами и методами отбора документов, подлежащих архивному хранению; способами и условиями хранения, обеспечивающими полную сохранность документов; процессом создания системы информации о содержании документов; организацией всестороннего использования документальной информации.
Список используемой литературы
1. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. ГОСТ Р. 51141 – 98. – М., 1998.
2. Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации. – М., 2002.
3. Основные правила работы архивов организаций. – М., 2003.
4. Путеводитель. Т. 6. Перечень фондов Государственного архива Российской Федерации и научно-справочный аппарат к документам архива. – М., 1998.
5. Сборник законодательных и нормативно-правовых актов об архивном деле. – М., 2002.
6. Учебно-методический комплекс по специальности 032600 История. – М., 2002.
7. Федеральный закон. «Основы законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах» от 07.07.1993 г.
Приложение
Приложение 1
Форма листа-заверителя дела
Лист-заверитель дела № ________
В деле подшито
и пронумеровано ______________________________
(цифрами и прописью)
в том числе:
литерные номера
листов ______________________________
пропущенные
номера листов ______________________________
+ листов внутренней
описи ______________________________
Особенности физического состояния и формирования дела
Номера
листов
1
2
Наименование должности
работника Подпись Расшифровка подписи
Дата
Формат А4 (210?297 мм)
Приложение 2
Форма обложки дела
постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения
Код zос.архива__________
Код организации _______
__________
Ф. № _____________
_______________
Оп. № ____________
__________________
Д. № _____________
______________________________
(Наименование архивного учреждения)
______________________________
______________________________
(Наименование организации и структурного подразделения)
ДЕЛО № _____ том № ____
______________________________
______________________________
______________________________
(Заголовок дела)
______________________________
(Крайние даты)
На _________ листах
Хранить _____________
Ф. № ________
Оп. № _______
Д. № ________
Формат А4 (210?297 мм)
Приложение 3
Форма годового раздела сводной описи дел постоянного хранения
Наименование организации
Фонд № ___________ УТВЕРЖДАЮ
ОПИСЬ № __________ Наименование должности
дел постоянного хранения руководителя организации
за _____________ год Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Название раздела (структурного подразделения организации)
№
п/п
Индекс
дела
Заголовок дела
Крайние даты
Кол-во листов
Примечание
1
2
3
4
5
6
В данный раздел
описи внесено_______________________
(цифрами и прописью)
с № _____________________________
литерные номера:
______________________________
пропущенные
номера: ______________________________
Наименование должности
составителя описи Подпись Расшифровка подписи
Наименование должности
руководителя архива Подпись Расшифровка подписи
(лица, ответственного за архив)
Дата
УТВЕРЖДЕНО CОГЛАСОВАНО
Протокол ЭПК архивного учреждения Протокол ЦЭК (ЭК) организации
от_____________№_______ от_________________№__________
Формат А4 (210?297 мм)
Приложение 4
Форма годового раздела сводной описи дел временного
(свыше 10 лет) хранения
Наименование организации
Фонд № ___________ УТВЕРЖДАЮ
ОПИСЬ № __________ Наименование должности
дел временного (свыше 10 лет) хранения руководителя организации
за _____________ год Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Название раздела (структурного подразделения организации)
№
п/п
Индекс
дела
Заголовок
дела
Крайние даты
Срок
хранения
Кол-во
листов
Примечание
1
2
3
4
5
6
7
В данный раздел
описи внесено ______________________________
(цифрами и прописью)
с №________________________ по №____________________, в том числе:
литерные номера: ______________________________
пропущенные
номера: ______________________________
Наименование должности Подпись Расшифровка подписи
составителя описи
Дата
Наименование должности
руководителя архива Подпись Расшифровка подписи
(лица, ответственного за архив)
Дата
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК (ЭК) организации
от __________ № _______
Формат А4 (210?297 мм)
Приложение 5
Форма годового раздела сводной описи дел по личному составу