Передача документов на архивное хранение

Содержание                                                                                                                                                         

Введение

1. Экспертиза  ценности документов в делопроизводстве

2. Оформление  документов, сдаваемых в архив

3. Составление  описи дел

4. Передача дел  в архив

5. Хранение документов в электронной форме

Приложение  №1

Приложение  №2

Приложение  №3

Заключение

Литература

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Ежедневно в организациях и учреждениях разрабатывается  и поступает большое количество документов различных видов. Все они имеют разную значимость, определенный срок хранения и могут быть заново востребованы после окончания работы с ними. Скорый поиск документов в таких случаях возможен лишь при их четкой классификации - распределения и группировки документов в дела по характерным признакам (одному или нескольким).

Система хранения информации стала формироваться  одновременно с формированием системы  деловой письменности. Хранение информации из хаотичного становится системным в результате оценки (экспертизы) скапливающихся документов и распределения их на хранение в зависимости от проведения оценки.

Подготовка  исполненных документов к последующему хранению является завершающим этапом процесса делопроизводства. Основная цель хранения документов - это создание условий для их использования в справочной работе учреждений и пополнение Государственного архивного фонда Российской Федерации.

Подготовка  исполненных документов к хранению включает:

• экспертизу ценности документов;
• оформление документов, сдаваемых в архив;
• составление описи документов постоянного и долговременного хранения;
• обеспечение сохранности дел;
• передачу дел в архив (ведомственный, а затем государственный).

 

 

 

 

 

1. Экспертиза  ценности документов в делопроизводстве.

Экспертиза ценности документов — определение их ценности в целях отбора на государственное хранение и установление сроков хранения. Определение, данное ГОСТ 16.48.7 — 83, хотя и точное, но не раскрывает сущности этой работы. В Основных правилах работы ведомственных архивов это понятие трактуется шире, раскрывает методологию, которой руководствуется эксперт: “Экспертизой ценности документов называется изучение документа на основе принципов и критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для хранения.

При проведении экспертизы ценности документов определяют их ценность с точки зрения практического, экономического, социально-культурного и другого значения.

 

В процессе работы с документом он проходит несколько  этапов экспертизы ценности. На первом этапе устанавливают срок хранения документа при составлении номенклатуры дел. Второй этап проводится, когда документ вышел из оперативной работы, при его подготовке к длительному хранению или сдаче в архив учреждения. На третьем этапе, при отборе документов на государственное хранение, производится уточнение ценности документов.

Для организации  и проведения экспертизы по определению  сроков хранения документов, для подготовки документов к архивному хранению и отбора документов для уничтожения на предприятии создается постоянная экспертная комиссия. Она также контролирует правильность отнесения документов к различным делам.

При создании экспертной комиссии разрабатывается положение, в котором определяются ее функции, права и порядок работы. Состав комиссии назначается приказом руководителя предприятия и включает не менее трех человек, имеющих большой опыт работы. Примерный состав экспертной комиссии может быть следующим:

1. Ведущий специалист (юрист, работник службы делопроизводства, отдела кадров, архива).
2. Главный бухгалтер организации.
3. Секретарь-референт.

Экспертная  комиссия является совещательным органом. Ее решения по хранению или уничтожению документов протоколируются и вступают в силу после их утверждения руководителем предприятия.

Кроме организации ежегодного отбора документов на хранение, экспертной комиссией проводятся следующие мероприятия:

• рассмотрение годовых томов дел постоянного и долговременного хранения (в том числе по личному составу);
• составление актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению;
• решение вопросов о неисправимом повреждении документов постоянного хранения;
• решение вопросов о необнаружении дел, подлежащих передаче на государственное хранение;
• решение вопросов о приеме на ведомственное хранение документов личного происхождения;
• подготовка и внесение на рассмотрение экспертной комиссией предложений об установлении и изменении сроков хранения документов;
• рассмотрение перечней документов, номенклатуры дел, инструкций по делопроизводству и т.д.;
• согласование проектов номенклатуры дел организации и ее структурных подразделений.

Определение сроков хранения документов проводится по «Перечню типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения» »М., 1989 - нормативный документ, по которому определяют конкретные сроки хранения документов. Предприятия, входящие в какую-либо отраслевую систему, используют в работе по определению сроков хранения документов отраслевые перечни типовых управленческих документов. По документам, срок хранения которых не предусмотрен в перечне, экспертная комиссия выносит свое конкретное решение. При этом учитывается важность документов, необходимость их использования в справочных целях, обращения к ним в случае возникновения споров, исков, претензий.

В зависимости  от значимости документов в перечнях установлены следующие сроки хранения: 1 год, 3 года, 5 лет, 10 лет, 15 лет, 50 лет, 75 лет и постоянно.

Экспертная комиссия предприятия  рассматривает каждое дело, находит  в перечне срок хранения и проставляет  его на обложке. Дела просматриваются  полистно, чтобы не было ошибок. Срок хранения может быть также установлен по номенклатуре дел.

Устанавливать сроки хранения дел только по их заголовкам нельзя.

Если какие-либо документы отсутствуют, комиссия организовывает их поиск, в крайнем случае, допускается  заменять их заверенными копиями.

В результате работы экспертной комиссии документы подразделяются на четыре группы:

1. Документы постоянного хранения, подлежащие в дальнейшем передаче в государственный архив.
2. Документы, передаваемые на длительное хранение в архив учреждения (со сроком хранения свыше 10 лет).
3. Документы временного хранения (со сроком хранения до 10 лет включительно).
4. Документы, подлежащие уничтожению (с истекшими сроками хранения и утратившими свое практическое значение).

Срок хранения документов «до минования надобности»  означает, что документ имеет ограниченное практическое значение. Срок хранения в этом случае определяет само предприятие, исходя из практической ценности документации. Но он не может быть менее одного года.

В архив передаются следующие  документы:

• устав, учредительный договор, решение о создании общества;
• свидетельство о государственной регистрации;
• документы, подтверждающие права общества на имущество, находящееся на его балансе;
• положение о филиалах или представительствах общества;
• годовые финансовые отчеты;
• документы финансовой отчетности, представляемые в государственные органы управления;
• протоколы общих собраний акционеров, заседаний совета директоров, ревизионных комиссий, коллегиальных исполнительных органов (правления, дирекции);
• списки акционеров с указанием количества и категории принадлежащих им акций;
• акты ревизий, проверок общества аудиторскими, ревизионными комиссиями или органами государственного, муниципального финансового контроля;
• внутренние документы общества, утверждаемые общим собранием акционеров или иным органом управления обществом;
• документы по личному составу предприятия;
• другие документы по усмотрению общего собрания акционеров или совета директоров.

Передаются  в архив также бизнес-планы, годовые  планы и отчеты предприятия, приказы  руководителя по основной деятельности.

Документы по личному составу (личные дела, личные карточки ф. № Т-2, книги учета сотрудников, лицевые счета по зарплате) хранятся 75 лет, а руководителей предприятия - постоянно. Бухгалтерские документы (за исключение лицевых счетов по зарплате, годовых отчетов, балансов) хранятся 5 лет и на архивное хранение не передаются. При этом запрещается выделять к уничтожению бухгалтерские документы, не прошедшие ревизию, даже если срок их хранения истек.

Переписка хранится, как правило, 3 года и на архивное хранение не передается (исключение составляют очень важные для работы организации письма).

При проставлении сроков хранения учитываются только годы. День и месяц составления документа значения не имеют. Например, контракты за 2000 г. с пятилетним сроком хранения должны включаться в акт на уничтожение не раньше 1 января 2006 г.

При оценивании документов пользуются различными критериями ценности, важнейшими из которых являются следующие:

1. Значимость учреждения или лица, в результате деятельности которых созданы документы. Ценность комплексов документов, создаваемых в организациях и на предприятиях различных сфер деятельности, определяется значимостью учреждения (в системе государственного управления, в развитии науки, народного хозяйства, культуры и т.д.).
2. Значимость содержания документов. Обычно документы, созданные в организациях делят на две группы - документы по основной деятельности и вспомогательные (нужные для текущей работы учреждения). Документов второй группы намного больше, но они имеют временные сроки хранения (1 год, 3 года, 5 лет).
3. Время и место образования документов. Эти критерии, как правило, взаимосвязаны. Как в истории страны, так и в истории существования каждого учреждения есть периоды, имеющие особое значение. Документы за этот период требуют большого внимания и на государственное хранение может отбираться большее количество документов, чем в обычные годы. Критерий места применяется, когда значительные события происходят на определенной территории.
4. Подлинность и копийность документов. При отборе на хранение предпочтение всегда отдается подлинникам. Однако ряд документов может существовать в организациях в виде копий. Эти копии должны быть заверены и иметь необходимые реквизиты (например, для исходящих писем - это номер и дата).
5. Юридическая сила документа. Этот критерий вытекает из предыдущего, так как юридическую силу имеют только правильно оформленные документы (как подлинники, так и их экземпляры).
6. Физическое состояние документа. Критерий применяется в отдельных случаях, когда документы сильно повреждены и требуется решить, оставлять ли их в архиве (и отправлять на реставрацию), или выделять к уничтожению (если они не являются основными).

Особенности документа. Это могут быть языковые или художественные особенности, придающие документу  уникальность. Такие документы отбирают на хранение независимо от его содержания, происхождения или принадлежности.

2. Оформление  документов, сдаваемых в архив.

    Оформление дела – это комплекс работ по его переучету, нумерации листов, составлению заверительной надписи, внутренней описи документов. Начинается оно с момента заверения дела в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки его к передаче в ведомственный архив. Оформление дел производится работниками службы делопроизводства

 Основные правила формирования дел.

1. В дела следует помещать исполненные документы (факт исполнения должен быть документально подтвержден в отметке об исполнении или иным аналогичным образом), относящиеся к одному календарному году, за исключением переходящих дел. Документы внутри дела, как правило, располагаются либо в обратной хронологической, либо в вопросно-логической, либо в комбинированной последовательности вместе с приложениями к ним.

2. Формирование документов  в дела следует производить  в зависимости от сроков хранения (временных - до или свыше 10 лет или постоянных), при этом общий объем дела (тома, части) не должен превышать 250 листов.

3. Документы коллегиальных  органов управления целесообразно  помещать в два дела - материалы  по подготовке протокольных мероприятий  и материалы проведения протокольных мероприятий (в том числе протоколы и решения). Приказы и распоряжения по кадрам (персоналу) помещаются в дела раздельно друг от друга и от приказов (распоряжений) по основной деятельности предприятия.

4. Копии поступающих на  предприятие законодательных и нормативно-правовых актов, организационно-распорядительных и нормативно-методических документов помещаются в отдельное дело, а изданные в виде брошюр хранятся отдельно от указанного дела. Прилагаемые к помещенным в дело документам материалы, как правило, хранятся вместе с ними.

5. Документы протокольных  мероприятий помещаются в дело  в соответствии с прямой нумерацией (по возрастанию номеров). Материалы к соответствующим протоколам помещаются в дела непосредственно после них.

6. Утвержденные документы помещаются в дело отдельно от проектов, при условии, что последние подлежат хранению в составе дел. Документы переписки - телеграммы, телефаксограммы, телексограммы, электронные письма - помещаются в дела в виде бумажных копий (распечаток или ксерокопий), при этом ответные (исходящие) документы обычно следуют за входящими.

Не допускается помещать в дела документы, подлежащие возврату, а также их дублетные экземпляры и черновики. Личные дела работников формируются по мере приобщения к ним документов с соблюдением установленных правил.