Подготовка дел к архивному хранению, хранение документов, особенности хранения электронных документов

Потребность в успехе и  достижении целей выражается в стремлении к достижению поставленных целей, умении их ставить и брать на себя ответственность  за их осуществление.

Эта потребность удовлетворяется  не провозглашением успеха этого  человека, что лишь подтверждает его  статус, а процессом доведения  работы до успешного завершения. То есть если требуется мотивировать людей  с потребностью успеха, то перед  ними следует ставить задачи с  умеренной степенью риска или  возможностью неудачи, делегировать им достаточные полномочия для того, чтобы развязать инициативу в  решении поставленных задач, регулярно  и определенным образом поощрять их в соответствии с достигнутыми результатами.

Потребность в причастности проявляется в стремлении человека к любви, привязанности, дружеским  отношениям с окружающими. Руководители, заинтересованные в производительном труде таких людей, должны сохранять  атмосферу, не ограничивающую межличностные  отношения и контакты.

Двухфакторная теория Ф. Герцберга (мотивационно-гигиеническая)

Эта модель мотивации основана также на потребностях людей. Группой  исследователей под руководством Герцберга был проведен опрос 200 инженеров и служащих лакокрасочной фирмы о том, как они себя чувствуют после выполнения служебных обязанностей - хорошо или плохо и могут ли они это подробно описать. Выводы, сделанные Герцбергом, позволили ему выделить две большие категории, которые он назвал гигиеническими факторами и факторами мотивации.

К первой группе относят  внешние факторы по отношению  к работе, которые снимают неудовлетворенность  работой. Их еще называют факторами  здоровья. Они связаны с окружающей средой, в которой осуществляется работа. К ним можно отнести  такие факторы, как нормальные условия  труда, достаточная заработная плата, политика фирмы и администрации, межличностные отношения с начальниками, коллегами и подчиненными, степень  непосредственного контроля за работой, статус. Эти факторы не определяют автоматически положительную мотивацию работников. По Герцбергу, отсутствие или недостаточная степень присутствия гигиенических факторов вызывает у человека неудовлетворение работой, которую он выполняет. Если они достаточны, то сами по себе не вызывают удовлетворения работой и не могут мотивировать человека на какие-либо поступки. Но их наличие в полной мере вызывает удовлетворение и мотивирует работников на повышение эффективности, выполняемой ими деятельности.

Ко второй группе относятся  внутренние факторы, присущие работе, которые называют мотивирующими  факторами или «мотиваторами». Это такие факторы, как успех, продвижение по службе, признание и одобрение результатов работы, высокая степень ответственности за выполняемое дело, возможности творческого и делового роста. Эта группа факторов предполагает, что каждый отдельный человек может мотивированно работать, когда видит цель и считает возможным ее достижение. Отсутствие или неадекватность факторов мотивации не приводит к неудовлетворенности работой, но их наличие приносит удовлетворение и мотивирует работников к более производительному труду.

Мотивацию по Герцбергу следует воспринимать как вероятностный процесс. То, что мотивирует данного человека в конкретной ситуации, может не оказать на него никакого воздействия в другое время или на другого человека в аналогичной ситуации. Поэтому теория Герцберга не учитывает многих переменных величин, определяющих ситуации, связанные с мотивацией трудовой деятельности. Для того чтобы объяснить механизм мотивации, необходимо рассматривать многочисленные аспекты поведения людей в процессе деятельности и параметры окружающей среды. Реализация этого подхода привела к созданию процессуальных теорий мотивации.

Теория СВР  К. Алдерфера

К. Алдерфер, как и Маслоу, объединяет потребности человека в группы, которых насчитывает три:

1. Потребности существования  ("С" в аббревиатуре СВР)  – физиологические и потребности  в безопасности.

2. Потребности взаимосвязей ("В") включают в себя стремление  получить поддержку, признание,  одобрение других людей.

3. Потребность роста ("Р") побуждают человека к реализации  своих способностей к самоутверждению,  самовыражению и т.п.

Эти группы потребностей сопоставимы  с выделенными Маслоу, но отличаются тем, что движение от потребности к потребности происходит не только снизу вверх, но и в обе стороны. Наверх, если удовлетворена потребность нижнего уровня, и вниз, если не удовлетворяется потребность более высокого уровня. При этом неудовлетворенная потребность более высокого уровня усиливает действие потребности более низкого уровня, и человек переключается на удовлетворение этих потребностей, даже если они были полностью удовлетворены. Движение с более высокого уровня на более низкий Алдерфер называет фрустрацией, то есть разочарованием, крушением надежды на удовлетворение. Пока проверить на практике теорию Алдерфера не удается, но полезность его концепции заключается в обогащении представлений о процессе мотивации и расширении перспектив поиска его эффективных форм.

1.3.2 Процессуальные  теории мотивации

В отличие от содержательных теорий мотивации, базирующихся на потребностях людей и связанных с ними факторов, определяющих их поведение, процессуальные теории рассматривают мотивацию  в ином плане. В них анализируется  то, как человек распределяет усилия для достижения своих целей, и  какой конкретный тип поведения  он при этом выбирает. Процессуальные теории не оспаривают существования  потребностей, но считают, что поведение  людей определяется не только ими. Согласно этим теориям поведение личности является также функцией ее восприятия и ожиданий, связанных с данной ситуацией, и возможных последствий  выбранного данной личностью типа поведения.

В настоящее время различных  процессуальных теорий мотивации насчитывается  более 50 (В. Ильин "Мотивация и  мотивы"). Однако в практике управления мотивацией труда работников выделяют теорию ожиданий и предпочтений В. Врума, теорию справедливости (равенства) С. Адамса и комплексную теорию мотивации, именуемую моделью Портера-Лоулера. Рассмотрим подробнее эти теории.

Теория ожиданий и предпочтений В. Врума

Данная теория в научном  обиходе именуется просто как  теория ожиданий. Теория ожиданий базируется на положении о том, что наличие  активной потребности не является единственным и необходимым условием мотивации  человека на достижение определенной цели. Человек должен также надеяться  на то, что выбранный им тип поведения  действительно приведет к удовлетворению или приобретению желаемого им блага.

Анализируя мотивацию  труда работников, теория ожидания выделяет три важные взаимосвязи: затраты  труда - результаты; результаты - вознаграждение и валентность (ценность этого вознаграждения). Ожидания в отношении первой связки (З - Р) - это соотношение между затраченными усилиями и полученными результатами.

Ожидания в отношении  результатов - вознаграждений (Р - В) - это ожидания определенного вознаграждения или поощрения в ответ на достигнутые результаты труда. Если человек уверен, что достигнутые им результаты будут вознаграждены, но при разумной затрате усилий ему этих результатов не достичь, то мотивация его труда также будет слабой.

Третий фактор - валентность (ценность поощрения или вознаграждения) – это предполагаемая степень  относительного удовлетворения или  неудовлетворения, возникающая вследствие получения определенного вознаграждения. Так как у различных людей  потребности и пожелания в  отношении вознаграждения различаются, то конкретное вознаграждение, предлагаемое в ответ на достигнутые работником результаты, может и не иметь для  него никакой ценности. Если валентность  низка, то есть ценность получаемого  вознаграждения для работника не слишком велика, то теория ожиданий предсказывает, что мотивация трудовой деятельности в этом случае также  будет ослабевать. Если значение любого из этих трех важных для определения  мотивации факторов будет мало, то мотивация будет слабой, а результаты труда низкими.

Модель мотивации, разработанную  В. Врумом в его теории ожидания и предпочтения, можно выразить следующим образом:

Мотивация = (З - Р) x (Р - В) x валентность

 

Теория справедливости (равенства) С. Адамса

Эта теория также дает объяснение того, как люди распределяют и направляют свои усилия для достижения поставленных целей. В качестве постулата теория справедливости считает тот факт, что люди субъективно определяют отношение полученного вознаграждения к затраченным усилиям и затем  соотносят его с вознаграждением  других людей, выполняющих аналогичную  работу. Если сравнение показывает дисбаланс и несправедливость при  получении вознаграждения, то у сотрудника возникает психологическое напряжение.

Таким образом, те сотрудники организации, которые считают, что  им не доплачивают по сравнению с  другими, либо начинают работать менее  интенсивно, либо стремятся повысить свое вознаграждение, добиваясь этого  у администрации предприятия  или через профсоюзы. Другие же сотрудники, которые считают, что им переплачивают, будут стремиться поддерживать интенсивность  труда на прежнем уровне или даже увеличивать ее, так как они  менее склонны изменять свое поведение  и свою деятельность.

Модель Портера-Лоулера

Американские ученые Л. Портер и Э. Лоулер разработали комплексную процессуальную теорию мотивации, включающую элементы теории ожидания и теории справедливости, описанных выше. В их модели присутствует пять переменных: затраченные усилия, восприятие, полученные результаты, вознаграждение, степень удовлетворения. В соответствии с созданной моделью можно определить следующую зависимость: достигнутые результаты труда зависят от приложенных сотрудником усилий, его способностей и характерных особенностей, а также от осознания им своей роли. Уровень приложенных усилий будет определяться ценностью вознаграждения и степенью уверенности в том, что данный уровень усилий действительно повлечет за собой вполне определенный уровень вознаграждения. Кроме этого, в теории Портера-Лоулера устанавливается соотношение между вознаграждением и результатами, то есть сотрудник удовлетворяет свои потребности посредством вознаграждения, полученного за достигнутые результаты.

Один из наиболее важных выводов теории Портера-Лоулера состоит в том, что результативный труд ведет к удовлетворению и способствует повышению результативности труда. Проводимые исследования подтверждают точку зрения авторов о том, что высокая результативность является причиной полного удовлетворения, а не его следствием. Модель Портера-Лоулера показала, в частности, что мотивация не является простым элементом в цепи причинно-следственных связей. Эта теория показывает, насколько важно объединить такие понятия, как усилия, способности, результаты, вознаграждения, удовлетворение и восприятие, в рамках единой, взаимосвязанной системы мотивации труда.

Основной вывод из изучения процессуальных теорий мотивации заключается  в том, что высокая результативность труда является причиной удовлетворенности, а не ее следствием.

В рамках процессуальных теорий мотивации также предполагается мотивирующая роль потребностей, однако сам процесс мотивации рассматривается  с точки зрения тех обстоятельств, которые направляют усилия человека на достижение различных целей, стоящих  перед организацией. 

 

 

 

 

 

 

Глава 2. Практическое применение теорий мотивации

2.1 Методика исследования  мотивации 

Полученные теоретические  знания применим на практике для того, чтобы распознавать потребности  и интересы работников и впоследствии грамотно выстраивать мотивационную  политику.

Методика исследования состоит  из следующих этапов:

1. Составление анкет для  изучения потребностей работников  в своей организации: анкета  № 1 - на базе теорий А. Маслоу и Д. МакКлеланда (прил. 1); анкета № 2 - на базе процессуальных теорий мотивации (прил. 2), используя реальные факторы мотивации и стимулирования.

2. После составления анкеты  проведем опрос среди 10 сотрудников  ООО «Теплосети» (далее организация), проанализируем полученные результаты  и сделаем выводы, позволяющие  улучшить мотивационную ситуацию  в организации.

3. Результаты опроса переведем  в относительный вид (%), построим  диаграммы, отражающие структуру мотивации труда (в отдельности по процессуальным и содержательным теориям) в данной организации.  

 

2.2 Анализ результатов  исследования мотивации  

 

Структура мотивации по содержательным теориям в ООО «Теплосети»

 

 

 

Наиболее важное значение для сотрудников имеет потребность в безопасности и защищенности. Чуть ниже уровень материальных потребностей и потребностей в самоуважении.

Потребность в самовыражении  показывает, что работа для большинства  не является главным и важнейшим  делом жизни, хотя определенные составные  части этой потребности важны  для каждого из опрошенных работников.

Наименьший процент сотрудников  обладает потребностью сделать карьеру, несмотря на то что многие имеют высшее образование, а часть учится в институтах. Это можно объяснить тем, что руководство организации не стремится проводить ротацию кадров и использовать свои внутренние резервы при освобождении вакансий более высокого порядка.

Однако потребности высшего  порядка (власть, успех, причастность) превышают потребность в самовыражении, и, следовательно, сотрудники организации - люди активные, знающие, что они  хотят от жизни. Это обстоятельство является важным мотивирующим фактором, и руководству следует более тщательно наблюдать за желаниями каждого конкретного работника в отдельности.

Структура мотивации по процессуальным теориям в ООО «Теплосети»

По структуре мотивации, изображенной на круговой диаграмме, видно, что ведущее место занимают факторы  ожидания. Сотрудники считают, что они  затрачивают определенные усилия, знают, что эти усилия будут вознаграждены, и вознаграждение имеет для каждого  сотрудника свою ценность (валентность).

Основное вознаграждение для сотрудников составляет заработная плата, премии и льготы, а также  повышение должностного оклада или  смена должностного статуса. Моральное  поощрение ценно лишь для четверти респондентов. Следовательно, руководство  может сделать соответствующие  выводы при применении экономических методов мотивации и стимулировании сотрудников организации.