Подготовка документов к архивному хранению

ВВЕДЕНИЕ

 

В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Система хранения информации стала формироваться одновременно с формированием системы деловой письменности. С появлением первых документов появилась и задача сохранения этих документов. Большой удельный вес в общем комплексе делопроизводственных процессов имеют операции по хранению документов. Это связано с тем, что документы предприятий участвующих в делопроизводстве, в дальнейшем либо остаются на длительное архивное хранение, либо хранятся краткие сроки а затем выделяются к уничтожению.

Завершающим этапом процесса делопроизводства является подготовка исполненных документов к хранению и использованию. Основная цель упорядочения и хранения исполненных документов - создание условий для их использования в справочной работе учреждений и пополнение архивного фонда.

Целью моей дипломной работы является анализ подготовки документов к архивному хранению. В ходе написанной дипломной работы я изучила и проанализировала организация документационного обеспечения деятельности предприятия

 

 

 

 

 

 

 

 

1 Подготовка документов к архивному хранению

 

Завершающим этапом процесса делопроизводства является подготовка исполненных документов к хранению и использованию. Основная цель упорядочения и хранения исполненных  документов — создание условий для  их использования в справочной работе учреждений .

Архивы – это специальные  помещения, где создаются все  необходимые условия для долговременного хранения документов. Это означает, что правильная передача документов на архивное хранение позволяет создать условия для их использования в справочной работе учреждений.

 

Задачи архива:

1) прием, учет, хранение  документов, законченных делопроизводством;

2) информационно-справочная  работа по архивным документам  предприятия;

3) организационно-методическая  помощь по ведению делопроизводства.

 

Передача документов на архивное хранение – это заключительный этап делопроизводства. Документ создается, выполняется, используется, а потом его сдают в архив. Это может быть ведомственный, государственный или просто архив предприятия.

Началом передачи дел  на архивное хранение является экспертиза ценности документов. Экспертиза позволяет выявить ошибки, допущенные при кратковременном хранении документов. Также в процессе экспертизы ценности проводится анализ документации, после которого документы с истекшими сроками хранения выделяются к уничтожению. Остальные документы переплетаются, описываются и передаются на архивное хранение.

Второй этап передачи  документов на архивное хранение –  это составление описей дел. По сути, архивная опись – это справочник архивиста. С помощью описей дел архивные работники могут быстро ориентироваться в очень больших хранилищах документов. При правильном составлении описи поиск нужного дела на станет для Вас сложной задачей. Резюмируя вышесказанное, отметим, что составление описей дел – наиважнейший этап передачи документов на архивное хранение.

На третьем этапе  документы переплетаются. Архивный переплет в значительной степени облегчает передачу документов на архивное хранение. Переплетенные дела более удобны в использовании и поиске. К тому же  документы, прошедшие брошюровку занимают на 30 % меньше места, что при больших объемах документации становится решающим фактором.

После проделанной подготовки (экспертиза ценности, составления  описей дел и брошюровки) происходит непосредственная передача документов на архивное хранение. Дела принимает заведующий архивом в присутствии работника структурного подразделении, документы которого сдаются в архив. Сдача документов производится по описям. При передаче на архивное хранение особо ценных документов проверяется количество листов в деле.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.1 Экспертиза ценности  документов

 

Экспертиза ценности документов – изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда.

Основными задачами экспертизы ценности документов являются:

1. Определение состава,  установление сроков хранение  документов, несущих оперативную информацию справочного характера или содержащих ценную информацию и подлежащих отбору для передачи в ведомственные и государственные архивы. При выполнении этой задачи идет разделение документов по срокам хранения на три группы: постоянного хранения; долговременного (свыше 10 лет) хранения; временного хранения;

2. Установление правильности  документов тому или иному  государственному архиву. В ходе определения правильности документов тому или иному архиву решаются вопрос о том, в составе каких фондов и в какие государственные архивы поступят эти документов;

3. Обеспечение полноты  состава архивного фонда путем  восполнение утраченных документов;

4. Определение уникальных и особо ценных дел и документов.

 

Экспертиза ценности документов в организации на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверке правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в архив федерального органа исполнительной власти.

Номенклатура дел –  это систематизированный перечень заводимых в организации дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел составляется в целях обоснованного распределения документов и формирования дел, обеспечения поиска документов и учет дела. Она является классификационным справочником и используется при построении информационно-поисковой системы. Различают три вида номенклатуры дел: типовую, примерную и номенклатуру для организации.

Типовая номенклатура дел  составляется для однородных по характеру  деятельности и структуре организаций. Она устанавливает типовой состав дел с единой системой индексации в отросли и является нормативным  документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел для однородных по характеру деятельности, но разных по структуре организаций с указанием их индекса и носит рекомендательный характер.

При составлении номенклатуры дел организации следует руководствоваться типовыми и примерными номенклатурами дел, типовыми и ведомственными перечнями с указанными в них сроками хранения.

Работу по организации  и проведению экспертизы ценности документов должна проводить постоянно действующая  экспертная комиссия (ЭК) организации, которая в своей деятельности руководствуется Положение об Архивном фонде, Основными правилами работы ведомственных архивов, типовыми перечнями документов с указанием сроков хранения, Типовым положением об экспертной комиссии.

 

Задачи ЭК по экспертизе ценности документов:

 

— рассмотрение проектов номенклатуры дел учреждений и его структурных подразделений;

— утверждение результатов ежегодного отбора документов на хранение и уничтожение;

— рассмотрение годовых разделов описей дел постоянного хранения и описей дел временного хранения (свыше 10 лет), в т.ч. по личному составу и т.д.

 

Экспертиза научной и практической ценности документов должна проводится систематически. Конкретные сроки хранения документов устанавливаются с помощью специально разработанных и утвержденных архивными учреждениями перечней документальных материалов с указанием сроков хранения различных категорий документов. Архивными учреждениями разработаны типовые перечни. Они устанавливают сроки хранения документации, типичной для большинства учреждений, организаций, предприятий и отражают общие функции и вопросы их деятельности (руководство, контроль, планирование, учет, отчетность, финансирование, организация труда, снабжение и сбыт продукции и т.п). В зависимости от значимости документов сроки их хранения устанавливаются постоянные или временные ( 1, 3, 5, 10, 15 и т.д. лет).