Подготовка документов на постоянное хранение

Сроки хранения документов не зависят от формы существования – бумажной или электронной – и определяются специальными справочниками – перечнями документов с указанием сроков хранения.

В качестве места для хранения документов архива обычно используется логический диск или несколько папок компьютера. При наличии программ типа “Электронный архив” учет и копирование производится автоматически. В противном случае это делается вручную: документы разделяются по срокам хранения, создаются папки, соответствующие годовым разделам описей. При значительном количестве документов постоянного хранения они располагаются внутри годового раздела, в папках соответствующих подразделений.

Минимальный срок хранения документов установлен Федеральным законом о “О бухгалтерском учете” – пять лет с правом уничтожения только после проведения ревизии. Обязательное условие – проверка качества записи после переноса данных и периодическая проверка сохранности данных в течении срока хранения носителей информации.

Таким образом, организации, полностью перешедшие на безбумажный документооборот, имеют возможность сэкономить значительные площади, занимаемые ранее под архивохранилища. Автоматизированные технологии позволяют существенно ускорить делопроизводственные операции по подготовке дел к архивному хранению.

По окончании делопроизводственного года производится сортировка по делам всей базы данных о документах учреждения, сформировавшейся в течении года в процессе регистрации документов. Данные о документах организации за истекший год используются для составления описи всех документов, сгруппированных по делам. Внутри дела документы располагаются по порядку поступления. Для дел постоянного и долговременного хранения такой список документов дела распечатывается в виде внутренней описи и подшивается в начале дела.

Архивные правила предусматривают составление описей дел постоянного и долговременного сроков хранения. Наличие автоматизированной системы учета позволяет составить подокументные описи, невозможные раньше при традиционной бумажной технологии ввиду их трудоемкости. Такие описи значительно облегчают и ускоряют поиск необходимых документов в архиве, обеспечивают их учет и сохранность.

В случае передачи документов на государственное хранение по требованию архивных органов на основе подокументных описей легко могут быть сформированы обобщенные описи на дела постоянного и долговременного сроков хранения.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список  используемой литературы

 

1. Федеральный закон «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004г №125-фз
2. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М., Издательство стандартов, 1998.
3. Алексеева Е.В., Афанасьева П.П., Бурова Е.М, Осичкина Г.А. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: экспертиза ценности документов // Секретарское дело 1999. №1. с. 79-83.
4. Басакина Н.В. Организация подготовки и передачи на архивное хранение документов учреждений различных форм собственности // Секретарское дело 2000. №3.С.87-90.
5. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., ВНИИДАД. 1991.
6. Мосягина О.В., Емышева Е.М. Современные требования к формированию и оформлению дел // Секретарское дело 1996. №4. С. 32-36.
7. Основы законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах. М., Государственная архивная служба России, 1993.
8. Основные правила работы ведомственных архивов. М., 1988.
9. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. Росархив, 2000.
10. Пособие по делопроизводству. Минск. Полымя 1993 г.
11. Сотов П.В., Тихомиров А.Н. Делопроизводство: образцы документов: Инструкции, ГОСТы. М.:Проспект, 2000-80 с.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение 1

 

                                       

                                                   Образец.

 

 

                                 Лист - заверитель дела №_____

 

 

В деле подшито и пронумеровано 200 (двести) листов + 1 лист внутренней описи

 в том числе :

литерные листы 58 а, 120 а, 120 б.

Лист  150 имеет физическое повреждение: разрыв и склейка.

 

 

 

 

 

Секретарь                                 подпись                                Ф.И.О.

 

 

Дата_______________

 

                                                   

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                                  Приложение 2

 

 

Форма внутренней описи документов дела

 

                   Внутренняя опись документов дела №_____________

 

 

 

  №№    ! Индекс   !   Дата        !     Заголовок   !       Номера   ! Примечание 

п/п        !докумен. ! документа ! документа      ! листов дела  ! 

 

   

   1        !      2        !        3          !         4             !          5           !              6        

 

 

 

Итого________________________ документов

          цифрами  и прописью

 

Количество листов внутренней описи_______________________________

                                                              цифрами и прописью

 

Наименование должностного

лица, составившего опись                      подпись                      расшифровка         

                                                                                                        подписи

Дата

 

 

 

 

  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                                                                       Приложение  3

 

 

Форма описи постоянного и длительного  сроков хранения

структурного подразделения.

 

 

 

                                                                       Утверждаю

                                                             Наименование и должность руководите -

                                                             ля структурного подразделения   

                                                             Подпись                             расшифровка

                                                                                                         подписи      

                                                             Дата

 

                    Опись ___________________ №__________

                              название структурного

                              подразделения

 

                    Название раздела            

№№  !Индекс ! Заголовок ! Дата  ! Кол-во  ! Срок             !  Примечание

п/п    !дела(то-! дела(тома,! дела  ! листов в! хранения       !         

         ! ма,част.! части        ! (т.,ч.)! деле(т.,ч.! дела( т.,ч.)    !

   1    !     2       !         3        !    4    !      5         !          6          !               7

 

 

 

 

 

 

В данную опись внесено_______________________________ дел

                                           ( цифрами, прописью)

 с №__________ по  №__________________ , в  том числе

литерные номера_______________________

пропущенные номера _____________________

 

 

Наименование должности                                                расшифровка

составителя описи                          подпись                     подписи       

 

Дата                    

 

 

 

                                                                                                    Приложение 4

 

 

Форма описи дел постоянного и длительных сроков хранения.

 

Наименование                                               Утверждаю

предприятия                                                  Руководитель предприятия

                                                                        Подпись                  расшифровка

                                                                                                            подписи

                                                                         Дата

 

                                   О П И С Ь  №___________

 

              Наименование     раздела 

№№ п/п

Индекс дела

Заголовок дела

Дата дела

Кол-во  листов дела

Срок хранения

Примечание

 

1

2

3

4

5

6

7

 

В данную опись внесено ______________________ дел

                                         ( цифрами, прописью)

№____________ по №____________ в том числе :

литерные номера_________________________

пропущенные номера_____________________

Наименование должности                                                         расшифровка

составителя описи                            подпись                            подписи

 

Дата

          Согласованно                                                              Одобрено

Наименование должности                                                    протокол  ЭК                                                  руководителя предприятия                                                   предприятия

 Подпись                        расшифровка                          от__________№_____

дата                                подписи