Подготовка документов в архив организации

Содержание

 

Подготовка  документов в архив организации

Экспертиза  ценности документов и дел

Составление описей

Работа  с запросами

Архив ликвидированной  организации

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Подготовка  документов в архив организации

 
Отдельным большим участком работы архива являются вопросы подготовки дел к сдаче в архив организации. Они заслуживают серьезного внимания, потому что именно на этом этапе  зачастую совершаются серьезные  методические и практические ошибки, которые в дальнейшем могут привести к негативным последствиям в работе архива. Комплекс работ по передаче документов в архив, в том числе  и по личному составу, делится  на следующие стадии:  
1. Формирование дел после окончания и в текущем делопроизводстве.  
2. Оформление дел в соответствии с установленным порядком.  
3. Экспертиза ценности документов и дел.  
4. Описание дел, передаваемых в архив организации.  
5. Передача документов в архив организации.  
 
Итак, рассмотрим особенности формирования некоторых видов документов по личному составу в документальные комплексы (дела).  
 
1. Приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности работников организации, имеющие различные сроки хранения, формируются в разные дела.  
 
Это необходимо, потому что часть приказов по личному составу, причем небольшая, посвящена действительно вопросам, влияющим на место работы, перемещение по должности, премирование работников. Эти документы должны храниться 75 лет. Вместе с тем большая часть приказов по личному составу отражает оперативные вопросы деятельности работников: приказы по командировкам, отпускам, дежурствам и т. д. Данные виды приказов хранятся 5 лет. Целесообразно с самого начала присваивать приказам 75-летнего срока хранения и 5-летнего срока хранения самостоятельные номера, что облегчит их формирование в разные дела и последующий поиск необходимой информации.  
 
2. Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в дело за определенный год и располагаются в них в алфавитном порядке по фамилиям.  
 
3. Личные дела. В личных делах все документы располагаются только в хронологическом порядке их поступления. На все документы, содержащиеся в личном деле, в обязательном порядке составляется внутренняя опись, которая содержит следующие реквизиты:  
- порядковый номер документа, включенного в опись;  
- номер и дата документа (если это необходимо);  
- наименование документа;  
- количество листов в документе;  
- примечание;  
- итоговая запись о количестве документов, включенных в личное дело. 

Оформление  дел

 
Для всех дел по личному составу  долговременного срока хранения оформление дел в обязательном порядке  предусматривает:  
- оформление обложки дел по установленной форме;  
- нумерацию листов в деле;  
- составление листа-заверителя, подтверждающего количество листов в деле;  
- составление внутренней описи документов дела (в необходимых случаях);  
- подшивку или переплет дела.  
 
На обложке дела указывается:  
- наименование организации;  
- индекс дела по номенклатуре дел организации;  
- заголовок дела;  
- даты дела (датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении работника);  
- количество листов в деле.  
 
После внесения дела в опись на обложке проставляется его номер по описи и срок хранения дела. 

Экспертиза  ценности документов и дел

 
Экспертиза дел проводится в несколько  этапов:  
- при составлении номенклатуры дел и определении сроков хранения каждого дела, внесенного в номенклатуру;  
- в процессе формирования дел;  
- при подготовке дел к передаче на архивное хранение.  
Экспертиза осуществляется путем обязательного просмотра каждого дела по всем входящим в него листам. Из дела должны быть изъяты дублетные экземпляры документов, черновики, не заверенные в установленном порядке копии, не относящиеся к вопросу документы. 

Составление описей

 
Описи дел, в том числе и по личному составу, составляются по установленной  форме отдельно от описей дел постоянного  и временного хранения. Составляя описи дел, следует иметь в виду, что в зависимости от объема дел могут составляться отдельные описи на приказы по личному составу и финансовые документы и на личные дела или на карточки формы Т-2. Причем каждая карточка заносится в опись как самостоятельная единица хранения. При составлении описи необходимо соблюдать ряд требований:  
- каждое дело, вносимое в опись, должно иметь самостоятельный порядковый номер;  
- заполнение граф в описи должно соответствовать данным, указанным на обложке дела;  
- если в опись вносится несколько одинаковых заголовков, то полностью пишется заголовок первого дела, а вместо остальных проставляется слово «тоже».  
В конце описи делается итоговая запись, фиксирующая количество дел, внесенных в данную опись.  
 
После составления опись подписывается составителем, визируется руководителями тех структурных подразделений, документы которых включены в опись, согласовывается в установленном порядке с экспертной комиссией организации или если организация состоит на учете государственного (муниципального) архивного учреждения, то с экспертно-проверочной комиссией органа управления архивным делом на данной территории и утверждается руководителем организации.  
 
В каждое структурное подразделение (службу кадров, бухгалтерию) передается один контрольный экземпляр описи на переданные в архив дела. В архиве организации должно остаться не менее двух экземпляров описей: один - рабочий, другой - страховочный. Следует иметь в виду, что в архив организации передаются личные дела и карточки по форме Т-2 только уволенных работников, дела работающих сотрудников хранятся в службе кадров, которая несет полную ответственность за обеспечение их сохранности и выдачу необходимых сведений. 

Работа  с запросами

 
При выполнении социально-правового  запроса работник архива или лицо, за него отвечающее, делает только архивную справку о месте работы, стаже, занимаемой должности.  
 
Выборку бухгалтерских документов о полученной заявителем за требуемые годы зарплате делает бухгалтер организации, которому работник архива, в случае необходимости, представляет нужные бухгалтерские документы. Выборка по зарплате в обязательном порядке заверяется бухгалтером, остальные сведения - работником архива. Препроводительное письмо на бланке организации подписывается только руководителем организации или лицом, его замещающим. Архивные справки в обязательном порядке заверяются печатью организации.  
 
Документы по личному составу из архива могут выдаваться во временное пользование только самому работнику организации, руководителю структурного подразделения, в котором он работает, или руководителю организации. Остальные работники к документам по личному составу не имеют права доступа. Выдача дел производится только под расписку работника, которому дело выдается, в журнале или картотеке учета выдаваемых дел. 

Архив ликвидированной  организации

 
При ликвидации организации документы  передаются или организациям-правопреемникам  или преемникам функций. В случае их отсутствия (например, в результате банкротства) - на хранение в государственный  или муниципальный архив. Перед  передачей дел в обязательном порядке производится проверка наличия  документов, а также их научно-техническая  обработка. Документы передаются организации-правопреемнику или в государственный (муниципальный) архив только по описям. По итогам передачи составляется акт установленной  формы, в котором фиксируется  количество, техническое состояние  передаваемых дел, отмечается отсутствие дел. И описи дел прилагаются  к акту, который подписывается  или председателем ликвидационной комиссии, или конкурсным управляющим.

Дата: 21.07.2008  
Название источника: www.vprikaz.com