Автор работы: Пользователь скрыл имя, 14 Октября 2013 в 18:25, контрольная работа
Система хранения информации стала формироваться одновременно с формированием системы деловой письменности.
С появлением первых документов появилась и задача сохранения этих документов. 16 июля 1712 г. - особая дата в истории архивного дела, связанная с указом о создании из дел и «приговоров» правительствующего Сената первого в государстве архива. В течении ХVIII - ХIХ вв. росло количество исторических архивов, вёлся поиск наилучшей схемы их систематизации - архивы возникали, сливались, переподчинялись, иногда ликвидировались.
Делопроизводство составляет полный цикл обработки и движения документов с момента их создания (или получения) до завершения исполнения и отправки.
Введение 3
Экспертиза ценности документов 5
Описи дел 7
Оформление дел 9
Порядок передачи дел в архив 10
Хранение документов в электронной форме 13
Заключение 14
Список используемой литературы
-описи в трех экземплярах, утвержденные ЭПК архивного отдела;
-историческую справку организации, если дела сдаются на государственное хранение впервые;
-справку о неполной сохранности документов (если какие - либо дела утрачены).
Затем дела шифруются. Шифровка включает в себя указание на обложке дела номера фонда, номера описи, номера дела.
Сверенные с описью и зашифрованные дела увязывают в архивные связки. Сдача дел оформляется актом. Организация - сдатчик и государственный архив расписываются на всех экземплярах описей и акта сдачи документов.
Два экземпляра описи и один экземпляр акта остаются в государственном архиве, третий экземпляр описи и второй экземпляр акта возвращаются организации и хранятся постоянно в делопроизводственной службе.
Оформление обложки дел
Дело считается заведенным после включения в папку для хранения первого исполненного документа. При этом одновременного оформляется обложка заведенного дела.
На обложку заведенного дела выносятся следующие сведения:
- название организации;
- название структурного подразделения организации, в котором оно формировалось;
- индекс дела по номенклатуре дел;
- заголовок дела;
- срок хранения дела
или надпись "Хранить
На обложке дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который дела организации будут приняты, обозначения кодов государственного архива и организации.
ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ В ЭЛЕКТРОННОЙ ФОРМЕ
Документы в электронном виде могут создаваться сотрудниками организации на компьютерах, быть получены по электронной почте, переведены в электронную форму (путем сканирования) с традиционного бумажного вида. Созданный или полученный документ необходимо сохранить в памяти компьютера - записать в виде файла на жесткий диск. Документы могут хранится на жестком диске компьютера, либо на специально выделенном компьютере (файл - сервере), на сменных носителях.
Особенность электронного хранения состоит в направлении документов в электронный архив сразу по завершению работы с ними в делопроизводстве. Это позволяет обеспечить сохранность документов, их централизованное хранение, быстрый поиск и распределенный доступ к документам как с помощью локальной сети, так и с использованием удаленного доступа (по телефону и через Internet).
База данных о документах формируется в процессе их регистрации.
Данные о документах за истекший год хранятся отдельно и после того, как все документы за истекший год будут исполнены. База данных используется только для справочной работы и может быть переписана на внешний носитель информации. В зависимости от объема информации это может быть дискета, магнитная лента, CD-ROM или другой архивный носитель.
Сроки хранения документов не зависят от формы существования - бумажной или электронной - и определяются специальными справочниками - перечнями документов с указанием сроков хранения.
Минимальный срок хранения документов установлен Федеральным законом о “О бухгалтерском учете” - пять лет с правом уничтожения только после проведения ревизии. Обязательное условие - проверка качества записи после переноса данных и периодическая проверка сохранности данных в течении срока хранения носителей информации.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Работа с документами
должна иметь настолько
Неважно, на каком уровне будет вестись делопроизводство: традиционным способом или современным безбумажным обменом электронными документами - в любом случае документирование и работа с документами осуществляется по установленным правилам.
Таким образом, организации, полностью перешедшие на безбумажный документооборот, имеют возможность сэкономить значительные площади, занимаемые ранее под архивохранилища. Автоматизированные технологии позволяют существенно ускорить делопроизводственные операции по подготовке дел к архивному хранению.
По окончании
Архивные правила
В случае, передачи документов на государственное хранение по требованию архивных органов на основе по документных описей легко могут быть сформированы обобщенные описания дела, постоянного и долговременного сроков хранения.
Список используемой литературы
-Андреева, В.И. Делопроизводство: Практическое пособие/ В.И.Андреева, Издание 9-е, исправленное и дополненное. - М.: ЗАО «Бизнес - школа «Интел - Синтез» совместно с ООО «Журнал «Управление персоналом», 2003
-Быкова, Т.А. Делопроизводство. Учебник /Т.А. Быкова .- М.: МЦФЭР,2006
-Кирсанова, М.В. Современное делопроизводство :Учебное пособие/М.В.Кирсанова . - М.: ИНФРА, Новосибирск: Сибирское соглашение, 2000
-Кузнецова, Т.В. Делопроизводство : Учебник для вузов / Т.В.Кузнецова, Л.В. Санкина, Т.А.Быкова, под ред. Т.В. Кузнецовой. - М.: ЮНИТИ - ДАНА, 2001
-Микушина, М.Н. Делопроизводство в кадровой службе/ М.Н.Микушина, - Новосибирск, ИЦ «Мысль», 2004
-Павлюк, Л.В. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере/ Л.В.Павлюк, Т.И. Киселева., М.Ф.Воронина., Н.И.Воробьев. - СПб .: «Издательский дом Герда»,2004
-http://www.termika.ru