Подготовка и передача документов на архивное хранение

На обложках дел со сроками  хранения свыше 10 лет номер дела проставляют после одобрения  описей ЭК организации и утверждения руководителем организации.

Заголовок дела переносят  на обложку в соответствии с номенклатурой  дел с учетом изменений, которые  были сделаны в процессе подготовки дел к оформлению.

Если дело состоит из нескольких томов (частей), то на обложку каждого  тома (части) выносят общий заголовок  и заголовок каждого тома (части).

 

 

Например:

Приказы директора предприятия  по основной деятельности т. 1 с № 1 по №85

Приказы директора предприятия  по основной деятельности т.2 с № 86 по № 198.

В заголовках дел делают ссылку на копийность документов, из которых состоит дело.

Например:

Приказы директора предприятия  по основной деятельности с № 1 по № 60(копии).

На подлинность документов в заголовках дел не указывают. Аннотацию  к документам составляют к делам, в составе которых

имеются особо ценные документы (ОЦД). В аннотации дают ссылку на вид, дату, номер документа и его  краткое содержание.

Дата дела должна соответствовать  году заведения и окончания дела.

На обложках дел, состоящих  из нескольких томов (частей), проставляют

даты каждого тома (части).

Датой дел, содержащих распорядительную документацию (приказы протоколы, доклады, письма и т.п.), являются крайние даты документов дела, т.е., даты регистрации  самого раннего и самого позднего документа помещенного в дело.

При обозначении дат указывают  число, месяц и год. Число и  год обозначают арабскими цифрами, а месяц - словами.

Допускается написание даты тремя парами арабских цифр, если это  не будет приводить к неоднозначности  толкования даты.

Например:

2 января 1998 года или 02.01.98

2 января 2001 года; 02.01.01 - недопустимое  написание даты.

Если дата содержится в  заголовке дел, ее отдельно не указывают.

Если делом является журнал регистрации документов, то датой  такого дела будут крайние даты первой и последней записи в журнале.

Например, датами журнала (картотеки) регистрации приказов руководителя организации будут крайние даты первого и последнего приказов.

Датами протоколов заседаний  будут даты составления или утверждения  первого и последнего протоколов.

Личные дела датируются в  соответствии с датами приема и увольнения лица, на которое оно заведено.

Если дата документа или  отдельные ее элементы определены приблизительно, на основании анализа содержания документов, то пределы колебания  оговаривают, а дата. или отдельные ее элементы заключают в квадратные скобки. Элементы даты, не абсолютно достоверные, сопровождают вопросительным знаком.

Например:

[не ранее 21 сентября?] 1995 г.

Количество листов переносят  на обложку из заверительной надписи. Срок хранения проставляют в соответствии с номенклатурой дел после сверки с ведомственным или типовым перечнем документов с указанием сроков хранения документов. На делах постоянного хранения пишут "Хранить постоянно".

Архивный шифр дел может  быть проставлен на обложках дел постоянного  хранения только по согласованию с  государственным архивом, в который  данная организация передает документы  на государе венное хранение. На делах  по личному составу и других делах  сроками хранения свыше 10 лет архивный шифр проставляет архив организации  после согласования описи дел  по личному составу ЦЭПМК государственного архивного учреждения, согласования с ЭК организации и утверждения руководителем организации описи на дела со сроком хранения свыше 10 лет.

Надписи на обложках дел  производят стойкими черными чернилами  или тушью.

СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ОПИСЕЙ ДЕЛ  СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ ОРГАНИЗАЦИИ.

На все дела постоянного  и временного (свыше 10 лет) хранения в каждом структурном подразделении  организации по окончании делопроизводственного  года составляют описи (рис. 7.3.).

Опись дел структурного подразделения  является прежде всего документом, предназначенным для учета и обеспечения сохранности дел. Кроме того опись является основным видом научно-справочного аппарата (НСА), обеспечивающего быстрый поиск документов.

При наличии в структурном  подразделении дел, за несколько  лет, составляют общую опись за несколько  лет.

Порядок составления описей структурных подразделений должен быть изложен в инструкции по ведению  делопроизводства в организации.

Ответственность за качественное и своевременное составление  описей несут руководители структурных  подразделений.

Пред внесением заголовков дел в описи проверяют:

• соответствие заголовка  дела содержанию документов в деле;

• правильность оформления и группировки документов в деле;

• правильность оформления дел.

В случае отсутствия дел, числящихся по номенклатуре, т.е. имеющих отметки  о заведении дел, структурное  подразделение принимает меры к  розыску дел. На необнаруженные дела составляют справку о причинах отсутствия дел. Справку подписывает руководитель структурного подразделения. При передаче дел в архив справку передают в архив вместе с описью.

Описи структурного подразделения  составляют по установленной форме.

Описательная статья описи  включает в себя следующие элементы:

• порядковый номер дела (тома, части) по описи;

• индекс дела (тома, части);
• заголовок дела (тома, части);
• дата дела (тома, части);
• количество листов в деле (томе, части);
• срок хранения дела;
• примечание.

При составлении описи  соблюдают следующие правила:

• каждое дело (том, часть) вносят в опись под самостоятельным  номером;

• графы описи заполняют  в точном соответствии со сведениями, вынесенными на обложку дела;

1	2	3	4	5	6
	…..
6	01-06	Приказы руководителя организации по основной деятельности т.1 с.№ 1 по №60	03.01.96 28.06.96	102
7	01-06	То же, т.2 с  № 61 по № 132	03.07.96 28.12.96	184

• при внесении подряд дел с одинаковыми заголовками  заголовок первого дела пишут  полностью, а все остальные однородные дела обозначают словами "то же".

 

Например: 

• дополнительные сведения о деле пишут полностью. Причем заголовок  воспроизводят на каждом новом листе  также полностью;

• дела систематизируют  в описи таким же образом, как  в номенклатуре;

• графу "Примечание" используют для отметок о передаче дел  в другое структурное подразделение, об особенностях формирования дел, о  наличии копий, о физическом состоянии  документов и т.д.

За последней описательной статьей, в конце описи, делают итоговую запись, в которую цифрами и  прописью указывают количество дел, числящихся по описи, первый и последний  номера дел по описи, а также оговаривают  особенности нумерации дел в  описи (литерные, пропущенные номера дел).

Опись согласовывают с  руководителем службы делопроизводства организации, затем опись подписывает  составитель (лицо, ответственное за делопроизводство в подразделении) и утверждает руководитель структурного подразделения.

При наличии в подразделении  экспертной комиссии опись до утверждения  должна быть ею одобрена.

Составляют Опись в  двух экземплярах: один остается в структурном  подразделении, второй - вместе с делами передают в архив организации.

Номера описям структурных  подразделений присваивает архив  организации.

По согласованию с архивом  на обложках дел проставляют мягким, черным графическим карандашом номера дел (томов, частей) по описи.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ПЕРЕДАЧА ДЕЛ В АРХИВ ОРГАНИЗАЦИИ

В архив, как правило, передают дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе и  дела по личному составу.

Передачу дел производят только по описям.

Дела временного хранения (до 10 лет включительно) хранят в  структурных подразделениях или  централизованно службой делопроизводства в специально выделенном помещении. В архив их передают в исключительный случаях и только в соответствии с решением руководителя организации. Передают такие дела по описям или номенклатуре дел.

Дела постоянного хранения передают в архив, как правило, через  год после окончания дел в  делопроизводстве. Передачу дел осуществляют по графику, который составляет заведующий архивом (ответственный за архив). График согласовывают с руководителями подразделений, передающих дела в архив, и затем представляют на утверждение  руководителю организации.

В период подготовки дел  для передачи в архив проверяют  правильность их оформления, а также  соответствие дел, включенных в опись, номенклатуре дел. Недостатки в оформлении и формировании дел устраняют. На отсутствующие дела составляют справку, в которой излагает причины отсутствия дел (переданы в другое подразделение, находятся У руководителя организации, предусмотрены по номенклатуре, но не быг1и заведены и т.п.).

Дела доставляют в архив, увязанными в связки. Если вместе с делами передаются регистрационно-контрольные картотеки, то заголовок каждой картотеки включают в опись.

Прием каждого дела производят поединично в присутствии работника структурного подразделения. Напротив описательной статьи каждого дела в обоих экземплярах описи делают отметку о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи цифрами и прописью указывают количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дату приема-передачи дел. Там же сотрудники архива и лицо, передающее дела, ставят свои подписи.

При передаче особо ценных дел проверяют количество листов в делах (т.е. дела принимают полистно).

Порядок работы с делами, законченными делопроизводством (их оформление, порядок оперативного хранения в  структурных подразделениях до передачи в архив и т.д.), записывают в  нормативном документе -положении об архиве, или в положении о службе документационного обеспечения управления организации, а также в инструкции по организации делопроизводства в организации.