Подготовка распорядительной документации

Приказы по основной деятельности  издаются при реорганизации, ликвидации учреждения, утверждении и изменении  структуры и штатов, в целях  утверждения и (или) введения в действие документов (положений, инструкций, правил, регламентов и др.), при необходимости регулирования вопросов финансирования, материально-технического обеспечения, научно-технической политики, информационного и документационного обеспечения, социальной политики и др. Приказы по личному составу (кадровые приказы) регулируют прием, перемещения, увольнения работников, предоставление отпусков, присвоение разрядов, вынесение взысканий и поощрения работников [6, стр.151].

Постановлением Госкомстата России от 05 января 2004 г. № 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" утверждены унифицированные формы для следующих разновидностей приказов [2]:

- приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (унифицированная форма № Т-1);

- приказ (распоряжение) о приеме работников на работу (унифицированная форма № Т-1а);

- приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (унифицированная форма № Т-5);

- приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу (унифицированная форма № Т-5а);

- приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (унифицированная форма № Т-6);

- приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам (унифицированная форма № Т-6а);

- приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (унифицированная форма № Т-8);

- приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении) (унифицированная форма № Т-8а);

- приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (унифицированная форма № Т-9);

- приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (унифицированная форма № Т-9а);

- приказ (распоряжение) о поощрении работника (унифицированная форма № Т-11);

- приказ (распоряжение) о поощрении работников (унифицированная форма № Т-11а).

Для создания этих разновидностей приказов по личному составу должны использоваться только вышеперечисленные унифицированные  формы.

Проекты приказов по основной деятельности, подготовленные для согласования, оформляются на стандартных листах бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов и указанием на верхнем поле документа справа – "Проект". Проекты приказов составляются на основе тщательного и всестороннего изучения вопросов, требующих разрешения, с тем чтобы содержащиеся в проектах поручения были конкретными и реальными, соответствовали действующему законодательству, обеспечивались достаточными материально-техническими и финансовыми средствами и исключали в дальнейшем необходимость корректировки принятых решений [6, стр.151].

Заголовок является обязательным реквизитом приказа, он должен быть сформулирован  четко, по возможности кратко, выражая  основное содержание документа, и должен отвечать на вопрос "О чем?", например: "О создании филиала общества в г. Твери", "Об изменении устава общества".

В приказах текст излагают от первого  лица единственного числа ("приказываю").

Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

Преамбула может начинаться словами "В целях", "Во исполнение" и т.д.

В констатирующей части  дается обоснование  предписываемых действий. Если основанием для издания приказа послужил законодательный или нормативный  правовой акт вышестоящей организации  или документ, ранее изданный данной организацией, в констатирующей части указываются его название, дата, номер. Если приказ издается в инициативном порядке, т.е. во исполнение возложенных на организацию функций и задач, в констатирующей части формулируются цели и задачи предписываемых действий, излагаются факты или события, послужившие причиной издания приказа [6, стр.152].

Констатирующая часть отделяется от распорядительной словом "ПРИКАЗЫВАЮ", которое печатается с новой строки от поля прописными буквами или строчными  в разрядку. Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении или обосновании.

Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя  каждого действия и сроков исполнения. При этом распорядительная часть делится на пункты, если исполнение приказа предполагает несколько исполнителей и выполнение различных по характеру действий. Пункты, которые включают управленческие действия, носящие распорядительный характер, начинаются с глагола в неопределенной форме. Например: " 1. Создать рабочую группу в составе...".

В том случае, если действие предполагает конкретного исполнителя, соответствующий  пункт документа должен начинаться с указания должности и фамилии  исполнителя (инициалы в тексте ставятся после фамилии) в дательном падеже. В качестве исполнителей могут быть указаны организации или структурные подразделения. Сведения об управленческом действии передают глаголом в неопределенной форме и дополнением с обозначением объекта действия [6, стр.152].

Например:

1. Начальнику Управления производства  и внедрения информационных систем  Воробьеву К.В. подготовить проект "Технического задания…".

2. Начальнику Управления сбыта  информационных систем Ярославцевой  Е.Н. подготовить проект коммерческого предложения … .

Указание срока исполнения печатается отдельной строкой и оформляется  как дата завершения исполнения. Например: Срок представления 15.04.2009.

В последнем пункте распорядительной части указывают конкретных лиц, на которых возлагается контроль за исполнением распорядительного документа.

Например: "5. Контроль за исполнением  приказа возложить на заместителя  генерального директора Ярославцеву  Т.П.".

Если приказ изменяет, отменяет или  дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу...".

В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до сведения...". Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, перечисляются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.

До представления на подпись  проект приказа визируется всеми заинтересованными подразделениями и должностными лицами. Визы проставляются на первом экземпляре приказа в нижней части на обороте последнего листа документа.

Если к проекту приказа имеются  приложения справочного или аналитического характера (графики, схемы, таблицы, списки), в тексте приказа в соответствующих пунктах распорядительной части даются отсылки: "(приложение 1)", "(приложение 2)". На самом приложении в правом верхнем углу первого листа печатается слово "Приложение" (если приложений несколько, они нумеруются) и указывается, к какому приказу или пункту приказа относится приложение:

Приложение 1

к п. 2 приказа ЗАО "ТЕХНИКА"

от 24.04.2009 № 43

Если приложением к приказу  является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция и т.п.), в соответствующем пункте распорядительной части делается отметка: "(прилагается)", а на приложении в верхнем правом углу оформляется гриф утверждения документа [6, стр.154].

Приложения к проектам приказов должны визироваться исполнителем, подготовившим их, руководителями структурных подразделений.

Приказы подписывают руководитель организации или его заместитель, официально исполняющий обязанности  руководителя во время его длительного  отсутствия (командировка, отпуск, болезнь).

Приказы оформляются на бланке приказа (бланк конкретного вида документа).

Обязательными реквизитами приказа  являются: наименование организации, название вида документа (ПРИКАЗ), дата и регистрационный  номер документа, место составления  или издания, заголовок к тексту, подпись, визы согласования документа.

3.2 Распоряжение

Распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным  образом, коллегиального органа государственного управления в целях разрешения оперативных  вопросов. Как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций должностных лиц и граждан.

Порядок составления и оформления распоряжений в целом аналогичен порядку оформления приказов по основой  деятельности организации. Различия заключаются  в следующем: распорядительная часть отделяется от констатирующей словом "ПРЕДЛАГАЮ" или "ОБЯЗЫВАЮ", которое так же, как в приказах печатается отдельной строкой от поля прописными буквами, или без какого-либо слова, т.е. непосредственно следует за констатирующей частью после двоеточия [6, стр.154].

Распоряжения оформляются на бланке распоряжения (бланк конкретного  вида документа) [6, стр.ё54].

Обязательными реквизитами распоряжения являются: наименование организации, название вида документа (РАСПОРЯЖЕНИЕ), дата и  регистрационный номер документа, место составления или издания, заголовок к тексту, подпись, визы согласования документа.

 

Заключение

Распорядительные документы –  это документы, в которых фиксируются  решения административных и организационных  вопросов деятельности организации. Эти  документы регулируют и координируют деятельность, позволяют органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач.

Процедура издания распорядительных документов в условиях единоличного принятия решений – приказов, указаний, распоряжений – включает следующие стадии:

1. Инициирование решения (обоснование необходимости издания распорядительного документа).

2. Сбор и анализ информации по вопросу.

3. Подготовка проекта распорядительного документа.

4. Согласование проекта документа.

5. Доработка проекта распорядительного документа по замечаниям.

6. Принятие решения (подписание документа).

7. Доведение распорядительного документа до исполнителей.

Подготовка распорядительных документов при коллегиальном принятии решений  включает следующие стадии:

1. Подготовка материалов к заседанию коллегиального органа.

2. Внесение материалов на рассмотрение коллегиального органа.

3. Обсуждение вопроса (подготовленных материалов) на заседании коллегиального органа.

4. Принятие решения по рассмотренным материалам.

5. Оформление протокола заседания.

6. Издание распорядительного документа.

7. Доведение решения до исполнителей.

 

Список использованных источников

1. Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты"//Бюллетень Минтруда РФ. - N 5. – 2004.

2. Постановление Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст "О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации" (вместе с "ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов"). М.: ИПК Издательство стандартов, 2003.

3. Бардаев Э.А., Кравченко В.Б. Документоведение. М.: Академия, 2010. – 304 с.

4. Басаков М.И. Делопроизводство. М.: Дашков и Ко, 2012. – 352 с.

5. Делопроизводство. Редактор Т.В. Кузнецова. М.: Форум, 2010. – 256 с.

6. Куняев Н.Н., Уралов Д.Н., Фабричнов А.Г. Документоведение. СПб.: Логос, 2010. – 352 с.

7. Ларьков Н.С. Документоведение. М.: АСТ, 2012. – 432 с.