Подготовка служебных документов

Термины, установленные стандартом, обязательны для применения в документации всех видов, учебной и справочной литературе.

Делопроизводство – деятельность, охватывающая документирование и организацию работы с документами.

Документ – материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве.

* Создание общей  модели построения документов. Заключается  в построении формуляра-образца  документов для конкретной системы  документации и установлении  на его основе состава реквизитов  для данной системы документации, отдельных видов документов, конкретного  документа и т.д. Построение отдельных  систем документации оказалось  очень эффективным не только  как направление, но и стало  основным методом унификации  документов;

* Единообразие  форм документов и правил их  построения, составление, оформление. Обеспечивается путем максимальной  типизации и трафаретизации документов, унификации расположения данных на полях документа, выработки терминологии и условных сокращений.

* Комплексность  унификации. Унификация показателей  и реквизитов должна предусматривать  все требования к документу  на всех стадиях его создания, обработки и хранения. Кроме того, должны учитываться психофизиологические  возможности человека и параметры  технических средств. Эта унификация должна предусматривать классификацию показателей по содержанию, установление единой структуры показателей, применение единых методов расчета одних и тех же показателей при их использовании в различных системах управления, единообразие формулировок наименований реквизитов, входящих в состав показателей, расчленение показателей и реквизитов на постоянную и переменную части с целью воспроизведения постоянной части в бланках документов, кодирование показателей с помощью ЭВМ.

* Информативность. Означает включение в документы  только тех реквизитов, которые  нужны для решения конкретных  задач, для поиска и подтверждения  юридической силы документов. К  группе реквизитов, подтверждающие  юридическую силу документов, относятся: подпись, печать, грифы согласования  и утверждения и т.д.

* Сокращение  числа видов документов. Достигается  за счет совершенствования методов  управления, например, в направлении  исключения многоступенчатости  в системе управления или широкого  и повсеместного применения организационной  и электронно-вычислительной техники.

* Стабильность  требований к документам. Для  придания максимальной стабильности  требований к документам необходимо  установить государственные и  отраслевые стандарты, т.к. формы  документов используют достаточно  длительное время.

* Сопряжение  с действующими системами классификации  и кодирования технико-экономической  информации. Должны быть составлены  классификаторы показателей, допустимых  к применению на различных  уровнях управления в разных  системах управления, и в надлежащем  порядке утверждены, т.е. стандартизированы. Кроме того, должна быть обеспечена  система ведения показателей, которая  бы позволила вносить необходимые  изменения в эти классификаторы.

* Экономичность. Достигается за счет обоснованного  включения документов в систему  документации, широкого применения  бланков, рациональной группировки  форм документов, установления оптимального  объема реквизитов и их логического  расположения на бланке. Также  снижаются затраты на составление, изготовление и оформление документов, их передачу, обработку, хранение  и уничтожения.

Основная цель унификации управленческой документации – создание системы документов, внедрение которой даст значительный экономический эффект в народном хозяйстве. Использование таких документов способствуют росту творческих элементов в управленческом труде, повышению его культуры. Сокращаются операции, требующие ручного малоквалифицированного труда, сокращается время на составление и изготовление документов, снижается количество ошибок в документах, повышается информационная ценность документов, что облегчает их поиск.

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ (шрифт 14)

 

  В современном динамичном мире менеджеры тратят от 50 до 90% своего рабочего времени на коммуникации, связующие процессы, сопряженные с обработкой информации. Более того. Некоторые известные авторы в области менеджмента, например Г. Минцберг, вообще представляют руководителя как систему обработки информации.

 

 

 

До середины страницы

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

 

Основные источники:

1. Ленкевич Л.А. Делопроизводство. Учебник. – М.; Академия, 2009

2. Пшенко А.В. Секретарь-референт высокой квалификации. Документационное обеспечение управленческой деятельности: учеб. пособие для нач.проф. образования. - М.: Издательский центр «Академия», 2007.

3. Лопатникова Е.А. Делопроизводство. Образцы документов с комментариями. 7-е издание. – М.: Издательство ОМЕГА-Л. 2012

Государственные стандарты:

1. ГОСТ Р 6.30 – 2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».-М.: Госстандарт России, 2003.

Интернет- источники:

1. Сайт содержит тексты нормативно-правовых документов, публикует все изменения в законодательстве. Также представлены бланки документов и т.п.- [Электронный ресурс], форма доступа www.garant.ru, свободная.

2. Сайт содержит тексты законодательных актов, новые требования контролирующих органов, даёт рекомендации по заполнению бланков бухгалтерской отчётности. - [Электронный ресурс], форма доступа www.consp.ru, свободная.  

3. На сайте представлены анонсы  профессиональных журналов секретаря «справочник секретаря и офис-менеджера», «Секретариат в вопросах и ответах»; вопросы организации делопроизводства; правила оформления и хранения документов. Здесь организовано общение на форуме секретарей.- [Электронный ресурс], форма доступа www.sekretariat.ru,  свободная.