Понятие документ. Функции документа

 

 

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РФ

 

ФГБОУ ВПО КЕМЕРОВСКИЙ  ТЕХНОЛОГИЧЕСКИЙ  ИНСТИТУТ

ПИЩЕВОЙ  ПРОМЫШЛЕННОСТИ

 

КАФЕДРА «ОРГАНИЗАЦИЯ И ЭКОНОМИКА ПРЕДПРИЯТИЙ

ПИЩЕВОЙ ПРОМЫШЛЕННОСТИ»

 

 

 

 

 

 

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

по дисциплине «Делопроизводство»

 

Вариант №1

 

 

 

 

 

 

                                                                                                              Выполнил:

студент гр. ПДнд-041

                                                                                                              Антаков Е.П..

 

                                                                                                              Проверил:

                                                                                                              доцент Брезе В.А.

 

 

 

Кемерово - 2015

 

 

СОДЕРЖАНИЕ

 

 

1. Понятие документ. Функции документа……………………………………..3

2. Типичные ошибки в текстах документа………………………………………7

3. Предпринимательский договор………………………………………………..9

 

4. Список используемой литературы…………………………………….…..…..16

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Понятие документ. Функции документа.

 

Терминология, используемая при работе с документами закреплена в законах и других нормативных актах, в ГОСТ Р 51141 - 98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" и в различных словарях. Федеральный закон от 20 февраля 1995 г. № 24 - ФЗ "Об информации, информатизации и защите информации" содержит ряд понятий в области создания документов. Под информацией в законе понимаются сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления. Термины "документированная информация" и "документ" в законе и в ГОСТе на терминологию рассматриваются как синонимы и определяются как зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. 
      

 Реквизит - "обязательный элемент оформления официального документа" ("дата", "подпись", "печать", "текст документа" и др.)  
Документ создается в результате документирования - записи информации на различных носителях по установленным правилам. Носитель - это материальный объект, который используется для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. Управленческая документация подразделяется на отдельные системы. Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.  
       

 В русский язык слово "документ" пришло во времена Петра I и первоначально имело значение письменного свидетельства. Затем появляются термины "деловая бумага", "служебный документ", "акт" и подчеркивается значение документа в управлении. Выделяются "счетные документы", "исторические документы". 
      

  Понятие "документ" используется во всех сферах общественной деятельности. Почти каждая отрасль знания дает свое толкование этого термина. К сожалению, до настоящего времени среди специалистов в области документоведения, библиотековедения, информатики и др. сфер нет единства в понимании понятия "документ", не смотря на наличие ряда законодательных и официальных определений. В зависимости от того какая отрасль знания дает это определение, преобладает какой-то один аспект (правовой, управленческий, исторический) и само понятие "документ" определяют различным образом, хотя информационная его сущность очевидна. Эволюция понятия "документ", которое дает документоведение: 1) документ - материальный объект, 2) документ - носитель информации, 3) документ - документированная информация. 
       

 Таким образом, в последнее  время происходит перенос смысловой  нагрузки в определении "документа" с материальной составляющей  на информационную. Официальное  толкование данного термина дает  ГОСТ Р 51141 - 98 "Делопроизводство и архивное дело. Термина и определения".

 

Для понимания эволюции документа важно изучать вопрос о его функциях. Функция документа есть его целевое назначение, присущее ему независимо от того осознана эта функция автором или нет. Любой документ обладает определенными функциями, выяснение которых важно для определения цели создания документа, для его классификации и изучения роли в данной социальной структуре и экономической системе. Автор документа, фиксируя информацию не всегда программирует какую-либо функцию.

Документ полифункционален (многофункционален), т.е. содержит в себе различные функции, которые с течением времени меняют свое доминирующее значение. Выделяются функции общие и специальные. Общие - это информационная, социальная, коммуникативная, культурная; специальные - управленческая, правовая, функция исторического источника, функция учета (Схема № 1). 
 
Схема № 1 

Функции документа

 
 
 

Информационная функция определяется потребностью в запечатлении информации с целью сохранения и передачи и присуща всем без исключения документам. Причина появления любого документа - необходимость фиксировать информацию о фактах, событиях, явлениях, практической и мыслительной деятельности. 
Информацию, содержащуюся в документах можно подразделить на: 1) ретроспективную (относящуюся к прошлому); 2) оперативную (текущую); 3) перспективную (относящуюся к будущему). Существуют и другие классификации информации. Например, разделение на первичную и вторичную; по жанрам; видам; носителям и проч. 
Каждый документ имеет информационную емкость (или информационный потенциал), т.е. количество и качество информации. 
Информационная емкость характеризуется такими показателями: полнота, объективность, достоверность, оптимальность, актуальность информации, ее полезность и новизна. Чем выше эти показатели, тем ценнее документ. 
Социальная функция тоже присуща многим документам, т.к. создаются они для удовлетворения различных потребностей как общества в целом, так и отдельных его членов. Документ также сам может влиять на социальные отношения них в зависимости от назначения, роли в данном обществе, причем может не только стимулировать их развитие социальных процессов, но и тормозить. 
           

Коммуникативная функция выполняет задачу передачи информации во времени и пространстве, информационной связи между членами общества. Без обмена сведениями, мнениями, идеями социальные связи не могут поддерживаться. Можно выделить две категории документов, в которых ярко выражена коммуникативная функция: 
           1) документы, ориентированные в одном направлении (законы, указы, распоряжения, приказы, инструкции, жалобы, докладные записки и др.); 
           2) документы двустороннего действия (деловая и личная переписка, договорные документы и т.д.) . 

Культурная функция - способность документа сохранять и передавать культурные традиции, эстетические нормы, ритуалы, принятые в обществе (кинофильм, фотография, научно-технический документ и др.). 
Управленческая функция выполняется официальными документами, которые специально созданы для целей и в процессе управления (законы, положения, уставы, протоколы, решения, сводки, отчеты и др.). Эти документы играют большую роль в информационном обеспечении управления, они многообразны, отражают различные уровни принятия решений.  
Правовая функция присуща документам, в которых закрепляются изменения правовых норм и правонарушений. Можно выделить две категории документов, наделенных правовой функцией: изначально обладающие ею и приобретающие ее на время . 
В первую группу входят все документы, устанавливающие, закрепляющие, изменяющие правовые нормы и правоотношения или прекращающие их действие, а также другие документы, влекущие за собой юридические последствия. Сюда относятся все правовые акты органов государственной власти (законы, указы, постановления и др.), судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты, все договорные, удостоверительные документы (паспорта, пропуска, удостоверения и т.д.) и оправдательно-финансовые документы (накладные, приходные ордера, счетно-платежные требования и т.п.) 
Ко второй категории относятся документы, которые на время приобретают эту функцию, являясь доказательством каких-либо фактов в суде, органах следствия и прокуратуре, нотариате, арбитраже. В принципе любой документ может быть доказательством и тем самым временно будет наделен правовой функцией.  

Функция исторического источника изучается исторической наукой.

Существует две точки зрения: первая - документ становится историческим источником с момента передачи его на архивное хранение; вторая - документ наделяется этой функцией с момента его возникновения, но осознается эта функция человеком лишь когда документ поступает в архив. Таким образом, эта функция начинает доминировать в документе, если он выступает как источник информации для историка, исследующего ту или иную проблему. 
Функция учета дает не качественную, а количественную характеристику информации, связанной с хозяйственными, демографическими и иными социальными процессами с целью их анализа и контроля. Основные виды учета - статистический, бухгалтерский, оперативный отражаются в статистических и финансово-экономических документах, плановой, отчетной, документации. 

Автор документа, как правило, наделяет его какой-то одной функцией, объективно же этот документ несет и иные функции и с течением времени удельный вес той или иной функции изменяется. Перечисленные функции можно подразделить на функции оперативного характера, время действия которых ограничено (управленческая, правовая, учета) и функции постоянно действующие (информационная, социальная, исторического источника). Например, аттестат зрелости содержит информационную, культурную, социальную, правовую и функцию исторического источника, др. примеры.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Типичные ошибки в текстах  документа

 

Данная группа ошибок во многом неотличима при рассмотрении результатов распечатки, в связи с чем воспринимается большинством как нечто вроде «индивидуального стиля работы». Вместе с тем, все эти «ошибки» приводят к неряшливому виду текста, неоднозначности его размещения при перекомпоновке, невозможности осуществить поиск с гарантированным результатом и т.п. В современных условиях файл документа почти всегда попадает на последующую издательскую подготовку и много времени уходит на исправление многочисленных огрехов.

В частности, не следует подменять латинские буквы (например, переменные или шифры соединений) русскими с аналогичными начертаниями. Тоже относиться и к обратной ситуации. В первую очередь это «С», «Н», «О», «А», «К», «М», часто встречающиеся в химических текстах. В случае такой подмены возникает проблема поиска и/или замены соответствующих символов, так как они могут иметь варианты, число которых возрастает в геометрической прогрессии при увеличении длины искомого буквосочетания.

Схожая проблема возникает при использовании встроенной в Word for Windows команды меню Insert Symbol, с помощью которой обычно вставляются символы греческого алфавита (шрифт Symbol). Последующие затруднения могут быть связаны с необходимостью замены, например, символа «α» на «β», так как для того, чтобы найти символ, его придется сначала набрать: вставленные символы имеют тот же шрифт, что и окружающий текст. Более того, те же греческие буквы и математические символы содержатся не только в традиционном шрифте, но и в Unicode-шрифтах, что позволяет создать два неотличимых символа, абсолютно разных с точки зрения поиска.

1. Страница, документ
• формат страницы не А4;
• слишком маленькие или неоправданно большие поля;
• отсутствует нумерация страниц в многостраничном документе.
2. Автоматизация
• не использованы стили при оформлении;
• содержание и/или указатель набраны вручную.
3. Абзацные
• новая страница начинается за счет добавления множества пустых абзацев;
• абзацы, выровненные по центру имеют отступ для первой строки. В этом случае первая строка выравнивается со смещением вправо на 1/2 этого отступа;
• разбивка текста производится при помощи дополнительных абзацев;
• отсутствуют отступы от заголовков;
• заголовки делаются чрезмерно крупными или мелкими;
• красная строка выделена пробелами или табулятором;
• красная строка слишком большая;
• оформление абзацев как в Интернете (часто возникает при копировании).
4. Символьные
• ПРОБЕЛ
• пробел после открывающей и перед закрывающей скобками/кавычками;
• пробел перед закрывающей скобкой/кавычкой, запятой, точкой или другими знаками препинания;
• знаки препинания просто используются вместо пробелов;
• ставятся пробели и/или табуляторы в начале/конце абзаца;
• двойные, тройные... пробелы между словами;
• использование множества пробелов для выравнивания текста;
• пробелы оформляются начертанием предыдущего текста, что усложняет использование замены макросами для типичных ошибок;
• не используются неразрывные пробелы и дефисы.
• начертание прерывается между словами (только на пробел): проблема для теговой разметки;
• использование знаков тире, минуса и дефиса не по назначению;
• вместо минуса ставятся два дефиса, вместо тире – три дефиса;
• точка (запятая, точка с запятой, двоеточие) в конце цитаты ставится до, а не после кавычек;
• вместо кириллических букв вводятся латинские и наоборот;
• не соблюдается оформление кавычек;
• символ подчеркивания используется для чего-либо, кроме нижней линии в бланках, либо для целей программирования;
• для знака умножения используются разные и нестандартные символы (*, ×, точка в верхнем индексе);
• для обозначения штриха используется апостроф или верхняя обратная запятая;
• греческие буквы или другие символы берутся из нескольких шрифтов (понадобится провести несколько поисков чтобы найти одинаково выглядящий символ);
• градус вводится как буква "о" (лат/рус) или "ноль" в верхнем индексе.
5. Графика, объекты
• вставка графических элементов вместо символов, которые могут быть найдены в шрифтах, отличных от стандартного (Symbol, Wingdings, Dixieland и др.)
6. Другое
• без выраженной необходимости применяются возможности, не поддерживаемые другими программами (рисование таблиц, вертикальный табулостоп, кадрирование рисунков, векторное рисование);
• неверно (а иногда и по разному) расставляются десятичные разделители;
• ударение формируется как рисунок, привязанный к тексту;
• литературные ссылки оформляются в квадратных скобках (по ГОСТ): глупость;
• неверно сделанные сокращения размерностей и знаки препинания после них;
• используются запрещенные сокращения (то есть и так как);
• век записывается арабскими, а не римскими цифрами;
• нарушаются правила математического набора

На самом деле, перечисление технических ошибок набора документа можно продолжать практически до бесконечности. Более того, их чрезвычайно сложно разделить с ошибками оформления. Однако, знание того, что обычно неправильно делается другими, потенциально позволяет «не наступать на свои грабли».

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Предпринимательский договор

Понятие «предпринимательский договор» широко применяется в учебной и научной литературе. Однако оно не получило легальной прописки в действующем законодательстве, а также в правоприменительной практике. Если в советское время термин «хозяйственный договор» часто встречался в нормативных правовых актах, то сейчас используются нейтральные словосочетания. Анализ положений Гражданского кодекса позволяет очертить несколько групп норм, которые в скрытой форме подразумевают предпринимательский договор.

С. И. Виниченко справедливо выделяет нормы Гражданского кодекса, указывающие на принадлежность лиц — участников договорных обязательств к субъектам предпринимательской деятельности. Так, законодатель прямо предусматривает необходимость участия коммерческих организаций во всех публичных договорах (ст. 426), договорах финансирования под уступку денежного требования (ст. 825), доверительного управления имуществом (ст. 1015) и коммерческой концессии (ст. 1027).

Вторая группа норм Кодекса содержит правила, согласно которым в качестве стороны обязательства называются лица, осуществляющие предпринимательскую деятельность. Это договор поставки (ст. 506), поставки товаров для государственных нужд (ст. 525), контрактации (ст. 535), хранения на товарном складе (ст. 907).

Третья группа норм определяет предпринимательские цели использования передаваемого имущества. Так, по договору финансовой аренды (лизинга) арендодатель обязуется приобрести в собственность указанное арендатором имущество у определенного им продавца и предоставить арендатору это имущество за плату во временное владение и пользование для предпринимательских целей (ст. 665 ГК).

В чем же причина такого положения, сложившегося в «кодексе цивилизованного рынка»? Почему отечественное законодательство игнорирует использование понятия «предпринимательский договор»?

Во-первых, структура и внутренняя логика Гражданского кодекса не позволяют (без ущерба для концептуальной основы продукта цивилистической мысли) разместить общие положения о предпринимательском договоре, равно как нормы о конкретных видах данного договора. В реальной действительности практически невозможно провести разграничение между предпринимательскими и непредпринимательскими договорами, особенно это касается гражданско-правовых договоров с «двойным действием» (например, договоры купли-продажи, мены, аренды, подряда, комиссии, поручения, хранения, страхования и др.).