Понятие документооборота

№ п/п

Реквизит

Примечания

01

Государственный герб РФ

Изображается только в случаях, предусмотренных законодательством

02

Герб субъекта РФ

Размещается на бланках субъектов РФ при условии указания полного названия государства

03

Официально зарегистрированная эмблема организации или ее товарный знак

Размещают на левом поле документа на уровне названия организации. Эмблема исключается при наличии в документе гербов

04

Код организации

Подтверждает полномочия организации

0

Код формы документа

ОКУД

06

Наименование организации

Согласно учредительным документам

07

Справочные данные об организации

Индекс, почтовый адрес, телефон, факс, расчетный счет, банк

08

Наименование вида документа

Регламентируется уставом

09

Дата подписания или утверждения

22 августа 1999 или 22.08.99, или 99.08.22

10

Регистрационный индекс документа

«Индекс структурного подразделения», «Номер дела» - «Порядковый номер»

11

Ссылка на регистрационный номер и дату документа

При ответе на письмо

12

Место составления или создания

С учетом принятого административно-территориального деления

13

Гриф ограничения доступа к документу

«Для служебного пользования», «Секретно», «совершенно секретно»

14

Адресат

Наименование учреждения в именительном падеже, наименование структурного подразделения, ФИО получателя, почтовый адрес

15

Гриф утверждения

Без кавычек, полное наименование должностного лица, подпись, дата утверждения

16

Резолюция

В верхнем правом углу указание руководителя по поводу исполнения документа: ФИО исполнителя, содержание поручения, срок исполнения, подпись руководителя, дата

17

Заголовок к тексту

Не более 28 знаков в одной строке

18

Отметка о контроле

Буква «К» проставляется цветным стержнем на уровне заголовка на левом поле документа

19

Текст документа

Только на русском языке – для федеральных органов и для органов субъектов РФ.

20

Отметка о наличии приложений

В тексте документа дается сокращенно, помимо текста дается полное описание

21

Подпись, расшифровка подписи

Только на первом экземпляре, с указанием должности и фамилии

22

Гриф согласования

Располагают ниже реквизита «Подпись» или на отдельном листе согласований

23

Виза (внутреннее согласование)

В случае разногласий на отдельном листе согласований

24

Печать

Должна быть хорошо читаемой и захватывать часть наименования должности

25

Отметка о заверении копии

«Верно».

Наименование должности сотрудника, его подпись, расшифровка, дата

26

Отметка об исполнителе

В левом нижнем углу ФИО, телефон

27

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

«В дело №____» - с указанием года, номера и даты ответного документа, краткие сведения об исполнении документа

28

Отметка о поступлении документа в организацию

Наименование организации, дата, входящий номер, регистрационный номер

29

Отметка для автоматического поиска документа

Номер диска, имя файла и др.