Автор работы: Пользователь скрыл имя, 09 Апреля 2013 в 13:53, реферат
Документы, предназначенные для удовлетворения непрерывно растущих потребностей людей в доступной и надёжной информации, имеют необходимые для этого свойства не только на момент их формирования, но и в дальнейшем – в процессе использования.
Целью моей работы является рассмотрение понятия и особенностей текстовых документов.
ВВЕДЕНИЕ 3
1 Общее представление документа 4
1.1 Текстовый и нетекстовый документ 4
1.2 Представление структурных единиц информации 5
2 Особенности текстовых документов 9
2.1 Специфические составляющие текстового документа 9
2.2 Электронные текстовые документы 12
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 16
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ 17
6. Цитаты, адреса и ссылки на другие документы.
Эти элементы обычно относятся к символьным структурным элементам и выделяются курсивом.
7. Заключение.
Правильная структуризация документа необходима не только для непосредственно работающих с ними пользователей, но и для людей, которые применяют поисковые системы и системы автоматического учёта электронных документов. Поисковый робот такой системы при правильно построенной структуре более адекватно индексирует документ и помещает в базу данных учёта ресурсов более релевантные сведения о документе.
Документ – это определённым образом организованная система взаимосвязанных показателей.
Документ является основной и наиболее удобной формой представления информации с точки зрения управления, так как наряду с наглядностью отображения информации он содержит атрибуты, придающие ему юридический статус.
Наиболее распространённой формой представления документа является табличная форма (рисунок 2), включающая общую (1), предметную (2) и оформительскую (3) части.
Рисунок 2 – Пример документа в табличной форме
Общая часть (заголовочная) содержит название документа и перечень общих по составу и значению реквизитов для всех показателей, представленных в документе, наименование предприятия, коды реквизитов и т.д.
Предметная часть (содержательная) включает реквизиты-основания и реквизиты-признаки, характеризующие особенности показателей документа.
Оформительская часть содержит атрибуты, как правило, не участвующие непосредственно в процессах обработки информации, но придающие документу юридическую силу8.
Помимо табличной формы представления документов могут использоваться документы упрощённой формы, в которых наименования реквизитов приводятся не в «шапке», а в «боковике», рядом с которым проставляются конкретные значения соответствующих реквизитов. Документ может одновременно содержать и «шапку», и «боковик», например, отчётный документ.
По форме представления выделяют три разновидности документов: бумажный документ, электронная копия бумажного документа и электронный документ.
Бумажный документ представлен на соответствующем материальном носителе – на бумаге. Это многочисленные общепринятые и распространённые документы, до сих пор незаменимые в любой организации.
Электронные копии бумажных документов представлены либо сканированными копиями документов, либо как электронные формы тех же документов. Это документы, воспринимаемые электронными средствами работы с информацией, то есть файлы.
Рассматривая документы в контексте ДОУ и компьютеризации систем организационного управления (СОУ), необходимо учитывать, что они лежат в основе большинства моделей систем автоматизации управления. В процессе документооборота формируется ряд специфичных реквизитов9.
Электронный документ в соответствии с Федеральным законом «Об электронной цифровой подписи» является документом, где информация представлена в электронно-цифровой форме10. Федеральный закон РФ «Об информации, информатизации и защите информации» определяет понятие документа как информации, зафиксированной на материальном носителе с реквизитами, которые позволяют её идентифицировать11.
Следовательно, понятие электронного документа нужно рассматривать как зафиксированную в виде файлов информацию, содержащую определённые реквизиты и размещённую на материальном носителе. Реквизиты электронного документа при этом могут зафиксироваться как в электронном виде, например, посредством электронно-цифровой подписи, так и в документе на бумажной основе.
Электронные документы – это те же файлы, представляющие документы в тех же видах, что и копии, но содержащие очень важный атрибут – электронную цифровую подпись. Цель электронной подписи – удостоверение подлинности сведений, содержащихся в электронном документе, и установление её принадлежности к конкретному лицу.
Электронная подпись представляет собой определённую последовательность символов, имеющую неизменяемое соотношение с каждым символом определённого объёма сведений документа и предназначенную для подтверждения целостности этого объёма сведений, а также соответствия этого объёма сведений конкретному лицу12.
Выработка электронной подписи осуществляется сертифицированными средствами создания электронной подписи.
Среди требований к электронному документу выделяются: лингвистические (структуризация документа и текста, семантика текста, правописание и др.), предъявляемые к формированию и отображению смысловых аспектов документируемой информации, и технологические, регламентирующие оформление документа (официальный статус, состав обязательных реквизитов, удостоверение подлинности документа, удостоверение подлинности источника информации и прочие)13. Лингвистические аспекты включают следующие основные моменты:
Текстовыми форматами, предусматривающими сохранение электронных документов являются: форматы Microsoft Word DOC и DOCX; формат RTF (Rich Text Format), который поддерживается различными программными приложениями и при этом сохраняет заданное форматирование текста; формат PDF (Portable Document Format), который содержит изображение страницы, включающее текст и графику. Файлы в формате PDF могут быть прочитаны при помощи различных программ, предназначенных только для чтения файлов, однако создаются только при помощи программы Adobe Acrobat, формат TXT – наиболее простой текстовый формат таких приложений как Блокнот.
К текстовым форматам электронных документов можно отнести и формат HTML как стандартный язык разметки документов в сети Интернет и FictionBook (FB2) – формат представления электронных версий книг в виде XML-документов. Документы, обычно имеющие расширение .fb2, могут содержать структурную разметку основных элементов текста, некоторое количество информации о книге, а также могут содержать вложения с двоичными файлами, в которых могут храниться иллюстрации или обложка.
Современный документооборот организации следует рассматривать как смешанный документооборот, основанный на приоритетном использовании электронной технологии работы с документами14.
В заключение можно сделать следующие выводы. Отличительной особенностью документа является то, что содержащаяся в нем информация (содержание) передаётся посредством тех или иных знаков. Знаковость – обязательное свойство документа, так как только в закодированной знаками форме можно передать информацию.
В текстовом документе знаком служит алфавит (буквы) естественного языка (книга, журнал, газета, патент, стандарт, бюллетень и т.п.). Текстовые документы часто называют вербальными или словесными. Вербальный документ, как правило, существует в письменном виде – слова (речь) закреплены на материальном носителе условными знаками письма. Благодаря словесному способу кодирования информации обеспечивается наиболее точная передача смысла. Именно вербальная информация и создание языка принципиально отличает социальную коммуникацию от биологической.
Понятие «текстовой документ» может применяться не только к письменным, но и к фонодокументам, содержащим речь, иначе говоря, ко всем текстовым документам, включая огромное множество электронных документов и их копий.
Документ представляет собой относительно самостоятельную систему благодаря наличию собственных признаков и свойств, обусловливающих его различие и сходство с другими материальными объектами. Любой документ характеризуется наличием всех его свойств одновременно (различна лишь степень их проявления), а набор реквизитов документа в каждом случае может быть индивидуальным.
1 Гельман-Виноградов К.Б. Особая миссия документов: избр. тр. – М.: ВНИИДАД, 2009. – 184 с. – С. 23.
2 ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 СИБИД. Управление документами. Общие требования.
3 Куняев Н.Н. Документоведение: учебник. / Н.Н. Куняев, Д.Н. Уралов, А.Г. Фабричнов. – М.: Логос, 2012. – 352 с. – С. 39.
4 ГОСТ 2.105-95. ЕСКД. Общие требования к текстовым документам от 01.07.1996.
5 Экономическая информатика: Учебник / Под ред. В.П. Косарева. – М.: Финансы и статистика, 2002. – 592 с. – С. 25.
6 Экономическая информатика. Указ. соч. – С. 27.
7 Куняев Н.Н. Указ. соч. – С. 180.
8 Куняев Н.Н. Указ. соч. – С. 173.
9 Гринберг А.С. Документационное обеспечение управления. / А.С. Гринберг. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2011. – 390 с. – С. 92.
10 Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» № 1 ФЗ от 10.01.02 (в ред. Федерального закона от 08.11.2007 N 258-ФЗ).
11 Федеральный закон "Об информации, информатизации и защите информации" от 20.02.1995 N 24-ФЗ (ред. от 10.01.2003) (утратил силу в связи с принятием Федерального закона от 27.07.2006 N 149-ФЗ).
12 Экономическая информатика. Указ. соч. – С. 31.
13 Гринберг А.С. Указ. соч. – С. 93.
14 Кузнецов И.Н. Делопроизводство: учебно-справочное пособие. / И.Н. Кузнецов. – 5-е изд., перераб. и доп. – М.: Дашков и Ко, 2009. – 520 с. – С. 54.
Информация о работе Понятие и особенности текстовых документов