В настоящее время в
Российской Федерации существует достаточно
обширная нормативно-методическая база
документационного обеспечения
управления, которая одновременно является
и важнейшим источником для исследования
документоведческих проблем. Нормативно-методическая
база документационного обеспечения управления
- это совокупность законов, нормативных
правовых актов, методических документов,
государственных стандартов, регламентирующих
технологию создания, обработки, хранения
и использования документов в текущей
деятельности организации, а также деятельность
службы делопроизводства: ее структуру,
функции, штатную численность, техническое
обеспечение и некоторые другие аспекты.
В ее состав входят:
- правовые акты, издаваемые высшими органами государственной власти и управления;
- правовые акты, издаваемые федеральными органами исполнительной власти: министерствами, комитетами, ведомствами как общеотраслевого, так и ведомственного характера;
- правовые акты, издаваемые органами законодательной и исполнительной власти субъектов РФ и их территориальных образований, регламентирующие вопросы делопроизводства;
- правовые акты нормативного и инструктивного характера, а также методические документы по документационному обеспечению управления, издаваемые руководством предприятий и организаций.
Документирование информации
(создание документов) осуществляется
на основе правил, устанавливаемых
органами различных уровней управления.
Нормативную базу, регламентирующую
подготовку и оформление документов,
составляют правовые акты, полностью
посвященные этим вопросам, а также
отдельные положения нормативных
актов, имеющих более широкую
сферу действия (например, по вопросам
информатизации, законотворчества, деятельности
коммерческих структур, построения систем
делопроизводства и т.д.).
Нормативными актами Российской
Федерации и субъектов Российской
Федерации утверждены основные правила
документирования информации, требования
к отдельным видам документации,
многие формы управленческих документов.
Документы, используемые в конкретных
управленческих ситуациях, создаются
в соответствии с утвержденными
образцами - типовыми и примерными формами
или, если такие формы не приняты,
на основе правил оформления документов.
Требования к оформлению документов
могут носить универсальный характер
или относиться только к отдельным
видам документов, их формам, бланкам,
реквизитам.
Нормативные акты, устанавливающие
требования к оформлению документов,
можно условно разделить на ряд
групп.
Общие требования к составу
документации и ее оформлению содержит
Конституция Российской Федерации,
законы Российской Федерации, устанавливающие
порядок деятельности органов государственной
власти и местного самоуправления,
коммерческих и некоммерческих организаций
(например, Федеральный конституционный
закон "О Правительстве Российской
Федерации", Федеральный закон "Об
общих принципах организации
законодательных (представительных) и
исполнительных органов государственной
власти субъектов Российской Федерации",
Федеральный закон "Об общих принципах
организации местного самоуправления
в Российской Федерации", Гражданский
кодекс Российской Федерации, Федеральные
законы: "Об акционерных обществах",
"Об обществах с ограниченной ответственностью",
"О некоммерческих организациях"
и др.).
В законодательстве содержатся
нормы, определяющие правила оформления
различных групп документов. Так,
основные правила заключения, изменения
и расторжения гражданско-правовых
договоров, а также их оформления
изложены в Гражданском кодексе Российской
Федерации. Оформление ряда документов
по кадрам регламентирует постановление
Госкомстата России от 5 января 2005 г. №
1, которым утверждены унифицированные
формы первичной учетной документации
по учету труда и его оплаты.
В нормативных актах различного
уровня закреплены требования к оформлению
отдельных реквизитов документов. Так,
в федеральном законодательстве
содержатся правила использования
официальной символики при изготовлении
бланков документов. Государственный
герб Российской Федерации изображается
на документах в соответствии с Федеральным
конституционным законом от 25 декабря
2000 г. № 2-ФКЗ "О Государственном
гербе Российской Федерации"; использование
гербовых бланков регламентируется
постановлением Правительства от 27
декабря 1995 № 1268. Геральдические знаки
- эмблемы федеральных структур (Вооруженных
Сил Российской Федерации, организаций
федеральной почтовой связи, МЧС
России, МВД России и др.) утверждаются
указами Президента страны и используются
при оформлении документов. Использование
товарных знаков при оформлении документации
определяется законом "О товарных
знаках, знаках обслуживания и наименования
мест происхождения товаров" (от
23 сентября 1992 г. № 3520-1). Законодательство
субъектов Российской Федерации
также содержит правила изображения
их символики на бланках и печатях.
В законодательстве содержатся
нормы, регулирующие использование
языка в делопроизводстве. Основным
нормативным актом в этой сфере
является Закон Российской Федерации
от 25 октября 1991 г. № 1807-1 "О языках
народов Российской Федерации" (в
редакции от 24 июля 1998 г.). Его положения
конкретизируются в других законах
применительно к ведению делопроизводства
в таких областях, как связь, транспорт,
судопроизводство, нотариат, и других.
В нормативных актах закреплены
требования к написанию отдельных
наименований, например: географических
названий (ФЗ от 18 декабря 1997 г. № 152-ФЗ
"О наименованиях географических объектов");
наименований "Россия", "Российская
Федерация" в названиях организаций
(постановление Правительства Российской
Федерации от 7 декабря 1996 г. № 1463); фирменных
наименований (Гражданский кодекс Российской
Федерации и федеральные законы, регулирующие
деятельность организаций различных организационно-правовых
форм) и т.д.
Расширение применения компьютерных
технологий в управлении приводит к
возрастанию значения той части
нормативной базы делопроизводства,
которая связана с законодательством
по вопросам информатизации, применения
автоматизированных информационных систем
и телекоммуникаций. Автоматизация
делопроизводства осуществляется в
соответствии с законами "Об информации,
информатизации и защите информации"
(от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ), "О правовой
охране программ для электронных
вычислительных машин и баз данных"
(от 23 сентября 1992 г. № 3523-1). Новые возможности
для применения электронных документов
открывает Федеральный закон
от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ "Об электронной
цифровой подписи". Он определяет правовые
условия использования электронной
цифровой подписи в процессах
обмена электронными документами, при
соблюдении которых электронная
цифровая подпись признается юридически
равнозначной собственноручной подписи
человека.
Вопросы оформления документации
находят отражение в нормативных
актах в области почтовой связи
и электросвязи. Правовую основу деятельности
в области связи устанавливает
Федеральный закон от 16 февраля 1995
г. № 15-ФЗ "О связи". Требования
к письменной корреспонденции и
сообщениям, передаваемым по сетям
почтовой связи и электросвязи, определяются
в соответствии с решениями Всемирного
почтового союза и Международного
союза электросвязи.
Важную часть нормативной
базы подготовки и оформления документации
составляют нормативные правовые акты
межведомственного и ведомственного
характера, издаваемые федеральными органами
исполнительной власти. Наиболее полным
общеотраслевым документом, регламентирующим
работу с документами, длительное время
была принятая государственной архивной
службой страны в 1988 г. "Государственная
система документационного обеспечения
управления. Основные требования к документам
и службам документационного обеспечения
(ГСДОУ)". ГСДОУ были установлены единые
принципы и правила документирования
управленческой деятельности, а также
организации работы с документами в учреждениях.
Положения ГСДОУ получили развитие в Типовой
инструкции по делопроизводству в министерствах
и ведомствах Российской Федерации (1993),
которая Приказом Федеральной архивной
службы России от 27 ноября 2000 г. № 68 была
заменена на новую Типовую инструкцию
по делопроизводству в федеральных органах
исполнительной власти. Типовая инструкция
устанавливает общие требования к функционированию
служб документационного обеспечения
управления, документированию управленческой
деятельности и организации работы с документами
в федеральных органах исполнительной
власти. Положения Типовой инструкции
распространяются на организацию работы
с документами независимо от вида носителя,
включая их подготовку, регистрацию, учет
и контроль исполнения, осуществляемые
с помощью автоматизированных (компьютерных)
технологий.
Правила оформления документов
закрепляются в стандартах и других
документах по стандартизации. Введение
в действие ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные
системы документации. Унифицированная
система организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению"
совпало с началом нового этапа развития
стандартизации в нашей стране, основные
направления которого определяются Федеральным
законом от 27 декабря 2002 г. № 184-ФЗ "О
техническом регулировании". Положения
ГОСТ Р 6.30-2003 необходимо рассматривать
исходя из того, что он разрабатывался
и принимался на основе Закона Российской
Федерации от 10 июня 1993 г. № 5154-1 "О стандартизации",
отмененного с 1 июля 2003 г., а действует
в условиях новых подходов к стандартизации.
В соответствии с Федеральным
законом "О техническом регулировании"
основными источниками обязательных
требований к продукции и процессам
производства стали технические
регламенты. Под стандартизацией
в Законе понимается деятельность по
установлению правил и характеристик
в целях их добровольного многократного
использования, направленная на достижение
упорядоченности в сферах производства
и обращения. Одной из целей стандартизации
является достижение технической и
информационной совместимости. С принятием
Федерального закона "О техническом
регулировании" изменилась сама трактовка
понятия "стандарт". Если раньше под
стандартом понимался нормативный
документ (ГОСТ Р 1.12-99), то теперь Закон
закрепил принцип добровольного применения
стандартов.
В нормативных документах
по стандартизации закреплены требования
к построению, изложению и оформлению
различных видов документации, проведению
унификации документов и применению
унифицированных систем документации;
созданию и использованию классификаторов
технико-экономической и социальной
информации; автоматизации информационных
процессов в сфере управления,
техническим средствам обработки
информации; применяемой в области
работы с документами терминологии.
Важными средствами информационного
обеспечения являются классификаторы
технико-экономической и социальной
информации, а также унифицированные
формы документов. Методологические
и организационные основы проведения
работ по классификации и кодированию
информации, унификации документации
установлены в нормативах Единой
системы классификации и кодирования
технико-экономической и социальной
информации (ЕСКК) и унифицированных
систем документации (УСД). ЕСКК представляет
собой систему, включающую: общероссийские
классификаторы технико-экономической
и социальной информации, а также
нормативные и методические документы,
регламентирующие разработку, ведение
и применение общероссийских классификаторов.
Порядок разработки, принятия,
введения в действие, ведения и
применения общероссийских классификаторов
в социально-экономической области
устанавливается Правительством Российской
Федерации.
УСД состоит из совокупности
взаимосвязанных унифицированных
форм документов, обеспечивающих документированное
представление данных в определенных
видах экономической деятельности;
средств их ведения; нормативных
и методических документов по их разработке,
ведению и применению. Требования
к УСД изложены в стандартах серии
"Унифицированные системы документации".
В государственных стандартах закреплена
терминология в области делопроизводства
и архивного дела (ГОСТ Р 51141-98), установлены
требования к потребительским форматам
бумаги (ГОСТ 9327-60). Требования к гербовым
печатям установлены в ГОСТ Р 51511-2001. В
комплексе стандартов "Информационная
технология" регламентированы многие
вопросы создания автоматизированных
информационных систем (ГОСТ 34.201-89; ГОСТ
34.602-89; ГОСТ 34.003-90 и др.), защиты информации
и использования электронной цифровой
подписи (ГОСТ Р 34.10-2001, ГОСТ Р 34.11-94 и др.).
Основой для систематизации
унифицированных форм документов в
информационно-поисковых системах
служит Общероссийский классификатор
управленческой документации (ОКУД), принятый
и введенный в действие постановлением
Госстандарта России от 30 января 1993 г.
№ 299. Вновь разработанные унифицированные
формы документов подлежат регистрации
путем включения в ОКУД. Разделы
ОКУД ведутся с различной оперативностью
и полнотой. Формы документов, указанные
в ОКУД, приводятся в альбомах унифицированных
форм документов.
Подготовка нормативных
актов, регламентирующих оформление документов
в организации, осуществляется в
соответствии с действующим законодательством,
на основе типовых и примерных
инструкций, правил, унифицированных форм
и других нормативных и методических разработок,
с учетом особенностей сложившейся в организации
системы делопроизводства. Порядок подготовки
и оформления управленческой документации
в организации может закрепляться в таких
нормативных актах, как: "Инструкция
по делопроизводству", "Регламент",
"Правила оформления документов",
"Табель унифицированных форм документов",
"Альбом бланков", "Альбом унифицированных
форм документов". В зависимости от
состава и содержания этих нормативных
актов и распределения положений по делопроизводству
между ними, в организации может быть принят
весь комплекс перечисленных нормативных
актов или отдельные из них. Количество,
наименования и последовательность разделов,
степень детализации, характер примеров,
состав приложений определяются их разработчиками.