Понятие технических средств управления

Понятие технических  средств управления

Технические средства управления - неотъемлемая часть технического оборудования любого предприятия. Слабое применение средств оргтехники приводит к снижению производительности труда  и эффективности работы управленческого  и технического персонала.

Для использования новых  технических средств и технологий приспособлены делопроизводственные процессы, т.к. для создания и обработки  документов используются стандартные  операции. Достаточно четко можно  представить и структуру документов большинства организаций. Для документирования определенных управленческих действий используются стандартные виды и  разновидности документов. Стандартная  структура формуляра и текста управленческих документов. Кроме того, значительная часть управленческих операций (в частности, все делопроизводственные операции) носит формально-логический характер, т.е. сравнительно легко поддается  расчленению на более простые  операции.

Итак, в настоящее время  имеют место, с одной стороны, насущная необходимость использования  современной техники и технологии в управленческих процессах, с другой - объективные предпосылки для  их реализации.

На сегодняшний день материальной базой для внедрения новых  управленческих технологий является современный  офис. Современная концепция офисной  деятельности сформировалась относительно недавно - к началу 80-х гг. ХХ в. До этого речь шла только о конторской деятельности, а ее оптимизация связывалась  с механизацией, а затем и автоматизацией ряда вспомогательных, большей частью рутинных управленческих операций (в  первую очередь делопроизводственных).

Бурное развитие техники, программного обеспечения, средств  коммуникации привело к изменению  основного содержания офисной деятельности. В настоящее время в ее основу положено широкое использование  компьютерных информационных технологий и современных технических средств. Богатейший опыт высокоразвитых стран  и российский опыт последних лет  наглядно свидетельствуют: офисная  деятельность (т.е. управленческая деятельность, основанная на использовании современных  технологий, оснащенная современными средствами оргтехники) способствует повышению производительности управленческого  труда, качества принимаемых решений, улучшению управляемости и прогнозируемости бизнеса. Наличие у фирмы современного офиса является наглядным подтверждением ее респектабельности и надежности.

В нашей стране развитие офисной деятельности и ее теоретическое  осмысление связано со становлением новых социально-экономических отношений. За последние годы в России образовалось множество новых фирм, больших  и малых, ориентированных на работу в условиях рынка. Перед ними стоят  проблемы обустройства своего офиса. Созданием  современных офисов озаботились  также государственные организации  и предприятия. 

 

1.2 Понятие технических  средств составления и изготовления  документов и их классификация

В сфере документационного  обеспечения управления широкое  распространение получили классификации  технических средств по функциям, выполняемым ими по отношению  к информации или носителю информации - документу. В качестве классификационных  категорий используются группы технических  средств, позволяющие оптимизировать какой-либо отдельный участок технологической  цепочки управленческого процесса. Классификация по функциональному  принципу связывает процедуры технологического процесса обработки документов в  организации с техническими характеристиками и возможностями технических  средств.

Классификация технических  средств по признаку функциональности была предложена в начале 1970-х гг. ВНИИоргтехники. В Общесоюзный классификатор промышленной и сельскохозяйственной продукции (ОКП) был включен подкласс "Средства механизации и автоматизации управленческого и инженерно-технического труда". Подкласс включал следующие группы технических средств:

-  Средства составления текстовых документов.

-  Средства копирования и оперативного размножения документов.

-  Средства обработки документов.

-  Средства поиска, хранения и транспортирования документов.

-  Мебель и оборудование, специализированные для служебных помещений.

-  Средства сигнализации и информации конторские.

В 1975 г. коллективом специалистов под руководством Л.Н. Качалиной  на основе классификации ВНИИоргтруда была предложена уточненная классификация, предполагающая деление средств оргтехники на 7 классов:

-  Средства составления текстовой документации: пишущие машины различных классов, пишущие и наборно-пишущие автоматы, печатающие устройства автоматизированных систем управления, диктофонная техника, средства письма (различные по конструкции ручки, карандаши) и др.

-  Средства размножения и копирования документов: разнообразные по форматам, габаритам, степени автоматизации и назначению машины и аппараты (светокопировальные,

-  электрофотографические, термокопировальные, офсетной, трафаретной и гектографической печати и др.).

технический управление дизайнерская студия

-  Средства обработки документов: оборудование и устройства фальцевальные, листоподборочные, режущие и окантовывающие, сшивающие и склеивающие, средства для нанесения защитных и декоративных покрытий на документы, номенклатурно-адресовальные, штемпельные устройства, бумагоуничтожающие машины и др.

-  Средства хранения, поиска и транспортировки документов: хранилища различной емкости, назначения и степени механизации и автоматизации, боксы, шкафы, картотечное оборудование, средства микрофильмирования и поисковые системы, транспортирующие устройства и оборудование - электрическое, пневматическое, электромагнитное, контейнерное.

-  Средства для чертежных работ и счетных операций.

-  Средства сигнализации информации: поисково-вызывные устройства, табло, стенды.

-  Мебель и оборудование для служебных помещений.

С конца 1980-х до середины 1990-х гг. в литературе преобладала  классификация, предполагающая деление  средств оргтехники на пять классов:

-  Средства составления и изготовления документов.

-  Средства копирования и оперативного тиражирования документов.

-  Средства обработки документов.

-  Средства хранения, транспортирования и поиска документов.

-  Современные средства связи.

Приведенная классификация  не в полной мере отражала многообразие технических средств управления: например, в ней не упоминались  средства выполнения вычислительных операций, прежде всего персональные компьютеры, которые получали все более широкое  распространение. Все вышеуказанные  классификации основаны на принципе функциональности, который можно  считать традиционным.

В настоящее время номенклатура технических средств управления претерпевает существенные изменения. На российском рынке появляется разнообразная офисная техника ведущих мировых фирм-производителей. Повышается скорость и качество работы, расширяются функции и сервисные возможности офисных аппаратов. Появились принципиально новые, экологически безопасные технологии, позволяющие использовать современные технические средства непосредственно в офисе, на рабочих местах сотрудников. Появляются мощные интегрированные системы, сочетающие различные технологии. Технические средства оснащаются процессорами, памятью. Появляется возможность их подключения к персональным компьютерам или включение в корпоративные вычислительные сети в качестве отдельных терминалов.

В связи с расширением  и усложнением номенклатуры технических  средств пользователи испытывают определенные затруднения при выборе технических  средств и конкретных моделей  офисных аппаратов для определенных управленческих, в первую очередь  делопроизводственных процессов. Появляется необходимость теоретического осмысления возможностей современных офисных  технологий, наиболее эффективного использования  технических средств. Вместе с тем  баланс между теоретическими исследованиями и практическими методическими  разработками смещается в пользу методических пособий. В последнее  десятилетие появляются различного рода издания - руководства, справочники, адресованные управленческому персоналу. Они содержат разделы, посвященные  современным офисным технологиям  и техническим средствам.

В конце 1990-х гг. коллективом  сотрудников кафедры документоведения и документационного обеспечения  управления Российского гуманитарного  университета предложена новая, более  полная классификация технических  средств, в основе которой также  заложен функциональный принцип. Предложенная классификация предполагает деление  средств организационной техники  на девять классов:

-  Носители информации: носители информации на бумажной основе несветочувствительные; носители для репрографических процессов (термобумага, диазобумага, фотопленка, калька и т.д.).

-  Средства составления и изготовления документов: ручные пишущие средства; пишущие машины; диктофонная техника; принтеры, графопостроители; специализированные программные продукты для персональных компьютеров.

-  Средства репрографии и оперативной полиграфии: средства фотокопирования; средства диазокопирования; средства электрофотографического копирования; средства термографического копирования; машины электронно-искрового копирования; средства микрографии; средства ризографического копирования (дупликаторы); машины для гектографической (спиртовой) печати; машины для трафаретной (ротаторной) печати; оборудование для оперативной офсетной печати.

-  Средства обработки документов: фальцевальные, биговальные, перфорирующие и резательные машины (фольдеры); машины и устройства листоподборочные и сортировальные; скрепляющее и склеивающее оборудование; конвертовскрывающие и резательные машины; машины для нанесения защитных покрытий на документы (ламинаторы и лакокрасочные станки; адресовальные, штемпелевальные и франкировальные машины; машины для уничтожения документов (шредер); агрегатированные линии для обработки корреспонденции.

-  Средства хранения, поиска и транспортирования документов: первичные средства хранения (папки, коробки и т.п.); вторичные средства хранения документов (шкафы, стеллажи и т.п.); картотеки и картотечное оборудование; тележки для транспортирования документов; лифтовое оборудование; транспортеры и конвейеры; пневматическая почта; оборудование для хранения носителей информации,

-  Средства электросвязи: средства и системы стационарной и мобильной телефонной связи; средства и системы телеграфной связи; средства и системы факсимильной передачи информации; электронная почта.

-  Банковская оргтехника: машины для чета купюр; детекторы валют; машины для упаковки банкнот; банкоматы.

-  Другие средства оргтехники: сканеры; компьютерные аксессуары.

-  Офисная мебель и оборудование: мебель служебных помещений специализированная; оборудование служебных помещений специализированное; оборудование и приборы для исследования условий труда.

Предложенная классификация  не отрицает ранее существовавших, а уточняет и конкретизирует их с  учетом современных тенденций развития офисных технологий и состояния  отечественного рынка офисной техники. Вместе с тем приведенная классификация  вызывает ряд вопросов. С учетом деления офиса на три составляющих, представляется неправомерным внесение в классификацию технических  средств текстовых и табличных  процессоров и электронной почты, поскольку они являются программными продуктами и относятся к программному обеспечению. Ряд включенных в классификацию  технических средств (средства термографического  копирования, машины электронно-искрового  копирования, машины для гектографической и трафаретной печати) в офисной  деятельности сегодня практически  не используется, поскольку они не обеспечивают необходимого качества, сложны в эксплуатации, небезопасны  для персонала, вследствие чего не могут  использоваться непосредственно на рабочих местах сотрудников. Не вполне понятно, почему класс средств связи  органичен только средствами электросвязи, поскольку сегодня в системах административно-управленческой связи  в той или иной мере используются все современные средства связи, включая спутниковую и радиопоисковую. В приведенной классификации  отсутствует такой важный компонент  офисной техники, как персональные компьютеры, упомянуты лишь компьютерные аксессуары в восьмом классе. Классификация  не свободна и от терминологических  неточностей. Термин средства ризографического копирования (дупликаторы) не вполне правомерен, поскольку аппараты электронно-трафаретной печати (ризографы, дупликаторы) изготавливают тираж с промежуточной печатной формы (рабочей матрицы) и, следовательно, относятся к средствам оперативной полиграфии.

Таким образом, на сегодняшний  день не существует единой, признаваемой всеми специалистами, полностью  отвечающей требованиям практики научной  классификации технических средств  управления.

Параллельно существуют системы  классификации программных продуктов, в основе которых лежат различные  принципы систематизации, имеющие серьезные  терминологические расхождения.

Программное обеспечение  можно в основном подразделить на две группы в соответствии с двумя составляющими делопроизводства:

-  Программные продукты для автоматизации документирования - т.е. автоматизация процессов составления, оформления и изготовления документов.

-  Программные продукты для автоматизации процессов работы с документами и содержащейся в них информацией.