Порядок движения документов в организации

Министерство образования и науки Российской Федерации

Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования

АМУРСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

(ГОУВПО «АмГУ»)

 

Кафедра ЭиМО
КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА
На тему: Порядок движения документов в организации
По дисциплине  «Основы документооборота»
Исполнитель студентка группы 171-сб 2		А.В. Филина
№ зачетной книжки 117588 Вариант № 10
Руководитель ст. преподаватель		Н.М. Москвитина
Благовещенск 2011

СОДЕРЖАНИЕ

 

 

1 Порядок движения документов в организации. Понятие и этапы документооборота	4
1.1 Экспедиционная обработка документов, поступающих в организацию	6
1.2 Организация рационального движения  документов  внутри организации	15
1.3 Обработка исполненных и отправляемых  документов	17
1.4 Исполнение документов	18
1.5 Методы учета и сокращения документооборота	20
1.5.1 Учет количества и качества документов организации	21
1.5.2 Сокращение объема документооборота	25
2 Общая характеристика ОАО «Покровский рудник» как отдельного предприятия, входящего в Группу Компаний Петропавловск. Организация документооборота в ОАО «Покровский рудник»	31
Библиографический список	38
Приложение А Пример входящего документа	40
Приложение Б Пример регистрации входящего документа	41
Приложение В Форма автоматизированной электронной регистрации входящих документов	42
Приложение Г Пример исходящего документа	43
Приложение Д Регистрация исходящего документа	44
Приложение Е Заполнение журнала исходящих документов	45
Приложение Ж Заполнение журнала почтовых отправлений	46
Приложение К Пример приказа	47
Приложение Л Регламент подачи заявок	48
Приложение М Служебная записка	49
Приложение Н Заявление	50
Приложение П Представление	51
Приложение Р Реестр документов, переданных в ОАО «Покровский рудник» из ЗАО «УК «Петропавловск»	52

 

 

 

1 ПОРЯДОК ДВИЖЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ В ОРГАНИЗАЦИИ. ПОНЯТИЕ И ЭТАПЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА

 

 

Документооборот – это движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки. Правильная организация документооборота способствует оперативному прохождению документов в аппарате управления, равномерной загрузке подразделений и должностных лиц, оказывает большое положительное влияние на управленческий процесс в целом.

Документооборот организации состоит из потоков документов, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации (руководители организации, структурные подразделения, специалисты) и пунктами технической обработки документов: экспедиция, машбюро, копировально-множительная служба, секретарь и др. Формирующиеся в  разных подразделениях организации документопотоки сливаются в единый поток корреспонденции.

Разделяют централизованный документооборот и документооборот уровня структурного подразделения. В централизованный документооборот входит вся документация, подлежащая централизованной регистрации. Документы, учитываемые только в структурных подразделениях, составляют документооборот уровня структурного подразделения.

Как правило, централизованный документооборот представлен организационно-распорядительной документацией, а документооборот уровня структурного подразделения - специализированной документацией, обеспечивающей основные направления деятельности организации (в него могут входить и организационно-распорядительные документы). Выделяют три основных типа документов, составляющих централизованный документооборот:

  - входящие;

Входящий документ - документ, поступивший в учреждение. Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, в установленные сроки. Сроки могут быть установлены нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ, или могут быть указанные непосредственно во входящем документе.

- исходящие;

Исходящий документ - официальный документ, отправляемый из учреждения. Большинство исходящих документов являются ответом организации на входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовится на основе внутренних документов организации. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов (например, запросы в другие организации).

- внутренние. Внутренний документ - официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации. К внутренним документам относятся организационно-правовые, организационно-распорядительные документы. Самостоятельные группы внутреннего документооборота составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, внутренняя служебная переписка (докладные, объяснительная записка), личного состава и т.д.

Схемы движения всех документов в организации разрабатываются руководителем службы делопроизводства (общего отдела, канцелярии, секретариата и т.д.) для различных категорий документов: поступающих в организацию, отправляемых из организации и внутренних документов (приказы по основной деятельности, по личному составу, протоколы, акты, письменные и устные обращения граждан и т.д.).

Документооборот, или порядок движения документов в организации, можно разделить на следующие этапы:

-  экспедиционная обработка документов, поступающих в организацию;

- предварительное рассмотрение документов службой ДОУ;

- организация рационального движения документов внутри организации;

- экспедиционная обработка исполненных и отправляемых документов. Движение документов в организации, учреждении, где есть служба документационного обеспечения управления, например, канцелярия, показано на рисунке 1.

Рисунок 1 - Движение документов в учреждении

1.1 Экспедиционная обработка документов, поступающих в организацию

Термин «экспедиционная обработка документов» образован от слова «экспедиция» в значении «подразделение службы делопроизводства, осуществляющее обработку документов». Создание специального подразделения - экспедиции - характерно для крупных организаций с большим объемом документооборота. В организациях средних и небольших экспедиционная обработка документов выполняется одним из работников службы делопроизводства (канцелярии) или работником, отвечающим за организацию работы с документами, если в учреждении вообще нет службы делопроизводства. Независимо от адресата корреспонденция в организации должна передаваться этому должностному лицу. Если же должны передаваться и документы, полученные сотрудниками организации за ее пределами (в командировках, на совещаниях) для обеспечения полноценной информационно-поисковой системы и их учета, необходимо зафиксировать сам факт (при необходимости и время) поступления документов.

Более предпочтительной считается централизованная экспедиция, в которой обрабатывается вся корреспонденция, - это позволяет повысить производительность, более точно определить необходимый штат работников, лучше организовать учет документов. Цель первого этапа - зафиксировать сам факт поступления документов.

Обработка поступающей корреспонденции включает в себя проверку правильности доставки документов, целостности упаковки и вложений, комплектности документов (наличия всех приложений); фиксацию факта поступления документов; сортировку документов для последующей передачи по назначению.

Проверка правильности доставки корреспонденции проводится до вскрытия конвертов или иной упаковки - необходимо, прежде всего, убедиться, что вся корреспонденция доставлена по правильному адресу. Если выявляется корреспонденция, предназначенная другому адресату, то она возвращается в почтовое отделение.

При обнаружении повреждений конверта (а возможно, и документов) составляется акт, в котором фиксируется факт поступления корреспонденции в поврежденном виде. Акт составляется в двух экземплярах, один из которых направляется отправителю, а другой остается в службе делопроизводства организации.

После проверки правильности доставки конверты с корреспонденцией вскрываются, за исключением конвертов с грифом ограничения доступа («Конфиденциально», «Для служебного пользования», «Коммерческая тайна» или др.) либо отметку «лично». Конверты вскрываются с помощью ножниц или, при большом объеме переписки, с помощью специального устройства - конвертовскрывателя. Как правило, конверты уничтожаются, но и здесь есть свои исключения. Конверты не уничтожаются в следующих случаях:

- при поступлении обращений граждан;

- при отсутствии на конверте отметок («лично» или отметок, обозначающих ограничение доступа к информации), или если при вскрытии конверта обнаруживается, что документы имеют особый статус;

- когда только по почтовому штемпелю на конверте можно установить дату отправки и получения документа;

- когда только по конверту можно установить адрес отправителя при значительном повреждении конверта;

- при наличии в конверте только приложений без сопроводительного письма.

В перечисленных случаях конверты скрепляются вместе с документами и далее по инстанциям передаются вместе, в комплекте.

Следующий шаг - проверка комплектности документов. При проверке содержимого конверта может обнаружиться:

- отсутствие отдельных приложений к документу или, наоборот, сопроводительного письма к приложениям;

- присутствие документов, предназначенных для другого адресата.

При отсутствии приложений на сопроводительном письме проставляется соответствующая запись, при отсутствии в конверте самого сопроводительного письма отметка делается на конверте (конверт в этом случае не уничтожается). И в том, и в другом случае отправитель документов должен быть проинформирован (устно или в форме письма) о некомплектности отправленных им документов. При обнаружении документов, предназначенных для другого адресата, эти документы пересылаются в соответствии с указанным в них адресом или возвращаются отправителю также с уведомлением о том, что документы направлены не по адресу.

Телеграммы и телефонограммы, поступающие на обработку одновременно с письмами, обрабатываются в первую очередь.

На всех поступивших документах проставляется отметка о поступлении с помощью так называемого входящего штампа, в котором от руки указывается дата поступления документов. Отметка о поступлении проставляется на сопроводительном письме или первом листе документа на нижнем поле справа. Нумерацию писем, телеграмм, факсограмм ведут в пределах года, телеграмм, при большом их количестве, - в течение месяца.

Если конверты в ходе первоначальной обработки не вскрывались, отметка о поступлении проставляется на самом конверте. Кроме даты поступления, в отметке может указываться время поступления в часах и минутах, если документ требует срочного рассмотрения. Если на конверте имеются записи «Срочно», «Вручить немедленно» и другие, отмечается точное время их получения. Если документ является повторным, то при его получении устанавливается по информационно-поисковой системе местонахождение ранее присланного документа по данному вопросу и на поступившем документе делается соответствующая пометка. Удобнее для этого также использовать правый верхний или левый нижний угол первого листа документа.

При отсутствии штампов от руки ставится подпись сотрудника, обрабатывающего корреспонденцию, валовой номер поступления и дата получения.

Первоначальная обработка документов заканчивается их сортировкой. Этап прохождения поступающих в организацию документов в большей степени зависит от всей постановки документационного обеспечения. Основное его значение - оперативное получение документов исполнителями и формирование полноценного научно-справочного аппарата. Значительным резервом сокращения сроков и инстанций прохождения документов является установленное ДОУ предварительное рассмотрение документов в службе документационного обеспечения и распределения на этой стадии документов на потоки - для обязательного рассмотрения руководителями организации в соответствии с распределением обязанностей; а также направляемые сразу в структурные подразделения исполнителям как не требующие резолюции руководства. При оценке поступившего документа учитывается: важность его содержания; сложность и новизна поставленных вопросов; авторство, т.е. общественное положение лица, автора документа, место учреждения-отправителя в структуре управления, роль общественной организации в жизни общества; реальная срочность исполнения документа; вид документа: закон, распоряжение, письмо, отчет и т. д. В связи с нечетким разделением функций между отдельными органами представительной власти и управления, нарушением сложившихся правил ведения переписки и по другим причинам значительную часть корреспонденции могут составлять документы по вопросам, не входящим в компетенцию их получателя. На стадии предварительного рассмотрения эти документы отбираются и с типовым сопроводительным письмом направляются по назначению.