Порядок оформления телефонограммы

Порядок оформления телефонограммы.

 

ВВЕДЕНИЕ	3
Понятие телефонограмма. Телефонограммы.	4
Использование телефонограмм  в судебном процессе. Требования, предъявляемые к тексту телефонограмм.	7
Извещение лиц, участвующих  в судебном процессе посредством  телефонограммы	9
Заключение	12
Литература	14

СОДЕРЖАНИЕ

 

 

Введение 

 

Делопроизводство в учреждениях, организациях и на предприятиях (далее - организации) осуществляется, как  правило, специальным структурным  подразделением (или назначенным  за делопроизводство лицом), на которое  возложены функции документационного  обеспечения управления. В целях  совершенствования работы с документами, обеспечения высокого качества их подготовки контроля исполнения разрабатываются  и утверждаются приказом руководителя организации инструкция по делопроизводству (далее – инструкция), должностные  обязанности лиц, ответственных  за делопроизводство.

Инструкция разрабатывается  в соответствии с действующими нормативно-правовыми  документами по делопроизводству и  устанавливает порядок его ведения, в том числе обязательные для  всех работников основные правила, учета, подготовки, оформления, размножения (тиражирования), контроля за исполнением, хранением и использованием документов.

В данном реферате предметом  является телефонограмма, объектом формы  ее применения в делопроизводстве, законность её использования в судебной исполнительной деятельности на практике.

 

Понятие телефонограмма. Телефонограммы.

 

Телефонограмма  – обобщенное название различных  по содержанию документов, выделяемых в отдельную категорию в связи  с особым способом передачи текста.

Обычно телефонограммы принимают  для срочных оповещений о совещаниях, заседаниях, собраниях и других случаев, когда переданное сообщение необходимо документально. Телефонограммы применяют  в пределах действия местной телефонной связи.

Телефонограмма – это документ по оперативным вопросам, передаваемый по телефону и записываемый получателем. Телефонограммы оформляются на специально разработанных бланках или на листе бумаги формата А5.  

Бланки для телефонограмм  целесообразно иметь при большом  количестве этих документов в организации. Допускается оформление телефонограмм  на чистых листах бумаги. Составляется телефонограмма в одном экземпляре. Реквизиты телефонограммы следующие: название учреждения-автора документа, должность, фамилия сотрудника, передавшего телефонограмму, номер его телефона, наименование организации - получателя, должность и фамилия сотрудника, принявшего телефонограмму, номер его телефона, дата и номер телефонограммы, текст (не более 50 слов), наименование должности лица, подписавшего документ, его личная подпись, фамилия инициалы.

Примеры заполнения телефонограмм:

 
ООО «Оптима» 
сеть магазинов  
 
Телефонограмма  
Передал – секретарь Принял - секретарь 
Т.В. Петрова. Шилова А.П.  
Т. 53-53-53. 12ч.30мин.  
 
15.01.14 г. № 15. 
 
16.01.2014г. в14.30 состоится совещание, посвященное работе с претензиями покупателей. На заседание приглашаются заместители управляющих магазинов по работе с клиентами. 
 
Начальник управления  
 
А.И. Иванов.

 

Оргкомитет “Возрождение”             Директору ОАО                                                                     “Фемида”                                                                 Пугачёву С.С.                                    ТЕЛЕФОНОГРАММА                                            т. 222-444-16           15.01.2014             Совещание “Круглый  стол “Возрождение” переносится  в гостиницу “Славянская” (конференц-зал). Дата проведения – 15.01.2014. Регистрация  участников в 16.00.    Председатель оргкомитета        Подпись     И.И. Иванов                  Передал:                            Принял:             Референт       И. С. Шилов                           Секретарь      А. Р. Петрова        15.01.2014  12ч. 15мин.

 

 При составление телефонограмм следует придерживаться следующих рекомендаций:  
Текст не должен содержать сложных логических оборотов, трудно выговариваемых редко произносимых слов, информация должна быть краткой и срочной.

При передаче телефонограммы необходимо проверить правильность записи повторным чтением, слова, плохо воспринимаемые на слух, требуется передавать, разбивая по буквам[5 c. 44]. 

Если телефонограмма направляется по нескольким адресам, то к ней составляется список на рассылку с указанием номеров  телефонов. 
Сотрудник, принявший телефонограмму, обязан ознакомить с ее всех должностных лиц, которым предназначалась полученная информация.

 

Использование телефонограмм  в судебном процессе

Извещение лиц, участвующих  в судебном процессе, посредством телефонограммы предусмотрено всеми процессуальными кодексами (ст. 25.15 КоАП РФ, ст. 121 АПК РФ и ст. 113 ГПК РФ), кроме УПК РФ. Существуют правила оформления телефонограмм.

В процессуальных кодексах отсутствуют какие-либо специальные  требования к телефонограмме. Часть 1 ст. 25.15 КоАП РФ и ч. 1 ст. 113 ГПК РФ относят ее к иным средствам связи и доставки, обеспечивающим фиксирование извещения или вызова и его вручение адресату. Согласно ч. 3 ст. 121 АПК телефонограмма, равно как телеграмма, электронная почта, факс либо иное средство связи, используется для вызова или извещения участников арбитражного процесса в случаях, не терпящих отлагательства.

Правила оформления телефонограмм  встречаются в отдельных ведомственных нормативных актах и документах рекомендательного характера. Так, ГОСТ Р 6.30-2003 вообще не упоминает телефонограмм. Однако в методических рекомендациях по его внедрению, утв. Росархивом (без даты, не опубликованных), имеется соответствующая рубрика, интересная тем, что по логике Росархива получателем данного вида извещения может быть только организация (должностное лицо). Например, указано, что текст телефонограммы записывается (печатается) получателем, а юридическая сила поступившей телефонограммы определяется:

• исходящим регистрационным номером;
• должностью, Ф.И.О. и подписью отправившего лица;
• должностью, Ф.И.О. и подписью лица, принявшего телефонограмму, в журнале регистрации;
• входящим регистрационным номером полученной телефонограммы.

Почти дословно воспроизводят  эти положения, правда, с некоторыми техническими уточнениями, внутриведомственные нормативные акты. Инструкция по делопроизводству в системе ФМС России ограничивает размер текста телефонограммы, разрешая использовать не более 50 слов. Типовая инструкция по делопроизводству и работе архива в таможенных органах требует подшивать переданные телефонограммы в хронологическом порядке в отдельное дело. Ряд особых уточнений содержится в Инструкции по делопроизводству Следственного комитета РФ. Например, круг получателей телефонограммы ограничен должностными лицами Комитета, количество слов сокращено до 30, предусмотрено проставление отметки «срочно» и т.д. На служебный характер телефонограмм прямо указано в Инструкции ФССП России[2 c.18].

Одна из самых лаконичных — Инструкция органов прокуратуры. Требования к реквизитам предельно просты: дата и время передачи, фамилия лица, принявшего и передавшего ее.

 

Извещение лиц, участвующих  в судебном процессе посредством  телефонограммы

Инструкция по делопроизводству в арбитражных судах РФ предусматривает ведение в секретариате председателя суда журнала приема-передачи телефонограмм, поступивших на имя председателя и его заместителей, а также некоторые правила обработки входящих телефонограмм. Другие нормы, касающиеся данного вида извещений, в том числе в отношении участников судопроизводства, в Инструкции отсутствуют. Инструкция Верховного Суда РФ умалчивает о телефонограммах.

Инструкция по судебному делопроизводству в районном суде предусматривает вызов телефонограммой участников уголовного судопроизводства. Требования к оформлению, а также иные варианты использования оповещений данного вида не установлены.

Редкие инструкции, разработанные  для мировых судей в субъектах Федерации, регламентируют оформление, прием и отправку телефонограмм.

Судебная практика показывает, что передача телефонограмм судом в адрес физических лиц широко распространена. Данное обстоятельство наряду с другими часто используется при подаче жалоб на судебные постановления: граждане утверждают, что извещений не получали, ссылаются на их неправильное оформление или же ставят под сомнение законность оповещений данного вида.

Вышестоящие суды, разумеется, всегда признают правомерность телефонограммы как способа извещения, при этом обращая внимание на оформление такого извещения и поведение извещенных[6 c.87].

Требуется подтверждение получения телефонограмм в ряде случаев, так как вопрос о допустимости телефонограммы в каждом конкретном деле всегда решается по усмотрению суда со ссылкой на применяемый процессуальный кодекс и никогда — на инструкцию по делопроизводству. Касается это и технических ошибок, не влияющих на исход дела. Главной проблемой остается подтверждение получения извещения адресатом, особенно физическим лицом, которое не ведет журнал регистрации, письменно не фиксирует и не подшивает полученные сообщения.

Решая эту проблему, судьи стараются учесть любые косвенные свидетельства факта получения телефонограммы, например: не отрицание или не опровержение лицом получения извещения; согласие с правильностью телефонного номера, указанного в телефонограмме; распечатку детализации разговоров по мобильному телефону; явку на заседание иных участников, извещенных таким же способом, и т.п.

Добросовестность суда, формально  выполнившего требования к составлению и отправке телефонограммы, но не располагающего объективными свидетельствами ее получения, может вызвать сомнения, особенно в ситуации, когда принимающая сторона в процессе заявляет о неполучении телефонограммы. К сожалению, ситуация держится исключительно на авторитете суда. В известных нам случаях она всегда разрешалась в его пользу, хотя более прочной опорой мог бы служить продуманный механизм фиксации отправки и получения сообщения. Но такого механизма, увы, до сих пор нет[3 c.1].

Телефонограмма зачастую является единственным способом довести  информацию до сведения лица, участвующего в деле. Следует признать, что с юридической и организационной стороны этот вид извещений все еще далек от совершенства. Но выход есть.

Самым надежным и прозрачным способом фиксации телефонограммы, объективно подтверждающим ее получение, могла бы стать аудиозапись разговора в памяти телефона. Данная функция сегодня реализована во многих мобильных и стационарных моделях.

Копирование или прямое сохранение полученного файла на жесткий диск компьютера также не является сколько-нибудь сложным и затратным делом. В будущем все полученные таким образом телефонограммы было бы целесообразно выкладывать на специальном судебном сервере для всеобщего (или ограниченного) ознакомления.

Таким образом, проблема вполне решаема, главное идти в ногу со временем.

 

 

 Заключение

Ответственность за организацию  делопроизводства, соблюдение установленных  правил и порядка работы с документами  в структурных подразделениях возлагается  на руководителя организации или  предприятия. Деятельность организации  или предприятия обеспечивается системой взаимоувязанной управленческой документацией. Ее состав определяется компетенцией, порядком разрешения вопросов, объемом и характером взаимосвязей данной организации с вышестоящими организациями, с органами законодательной  и исполнительной власти, с подчиненными и сторонними организациями, с физическими  лицами.

Непосредственное ведение  делопроизводства осуществляется должностными лицами, на которых возложена ответственность  за делопроизводство, учет и сохранность  документов на предприятии.

С документами работают абсолютно  все организации и большое  количество частных лиц[4 c.35].

Практически каждая организация  сталкивается с проблемами в делопроизводстве, даже если речь не идет об автоматизации: документы теряются, не контролируются и т. д.

Из всего выше изложенного  можно сделать вывод, что телефонограмма — документ, содержащий оперативную  информацию, передаваемую устно по каналам телефонной связи. Адресат  полученное сообщение записывает от руки. 
Обязательным и реквизитами телефонограммы являются: наименования учреждений адресанта и адресата: реквизит «от кого» и «кому» с указанием должности, фамилии, имени, и отчества должностных лиц: номер, дата и время передачи и приема телефонограммы; должности и фамилии передавшего и принявшего телефонограмму; номера телефонов; текст и подпись. 
Телефонограмма должна иметь заголовок, он составляется в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 как для делового письма, то есть выражается предложным падежом с предлогом «о» или «об». Например, «Об изменении времени заседаний Совета», «О прибытии участников семинара».

Телефонограммы пишутся  подобно телеграммам кратко, четко, простыми предложениями. В первой части  телефонограммы констатируются факты, побудившие дать телефонограмму, во второй — предпринимаемые действия. Телефонограммы излагаются от первого лица. Объем  телефонограммы не должен превышать  более 50 слов.