Придание кадровым документам юридической силы

ФГБОУ ВПО

«КАЛИНИНГРАДСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ

ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ»

БАЛТИЙСКАЯ ГОСУДАРСТВЕННАЯ АКАДЕМИЯ

РЫБОПРОМЫСЛОВОГО ФЛОТА

 

 

 

Реферат

 

 

По дисциплине «Документационное обеспечение управления персоналом»

Тема: «Придание кадровым документам юридической силы»

 

 

 

 

                                                                                                   

                                                                         Выполнил: студент 3 курса группы УПб- 31

                                                                                                      Чинаускас С.А.

                                                                                               Руководитель: Савченко Т.Н.

 

                                                                                                    

 

 

                                                            

Калининград 2014

Квалифицированное ведение кадрового делопроизводства предполагает документирование всех кадровых вопросов с соблюдением установленных правил оформления документов. Требование документирования информации по определенным правилам установлено законодательно. Норма статьи 11 Федерального закона от 27 июля 2006 года №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» гласит следующее:

«1. Законодательством Российской Федерации или соглашением сторон могут быть установлены требования к документированию информации.

2. В федеральных органах исполнительной  власти документирование информации  осуществляется в порядке, устанавливаемом  Правительством Российской Федерации. Правила делопроизводства и документооборота, установленные иными государственными  органами, органами местного самоуправления  в пределах их компетенции, должны  соответствовать требованиям, установленным  Правительством Российской Федерации  в части делопроизводства и  документооборота для федеральных  органов исполнительной власти».

Руководителям, а также работникам кадровой службы следует помнить, что правильно оформить документ - значит, придать ему юридическую силу. Необходимо уделять достаточное внимание не только содержанию, но и форме документа.

Юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

Для управленческой деятельности юридическая сила документов очень важна, она подтверждает, что документы могут служить подлинным доказательством заключенной в них информации.

Важно! Судебная практика знает много примеров, когда организация проигрывала дело из-за ненадлежащим образом оформленных кадровых документов, составленных с нарушением требований соответствующего ГОСТа, поскольку они не принимаются в суде в качестве письменных доказательств, и не имеют юридической силы. Это еще одно подтверждение тому, что в трудовых правоотношениях (особенно в ситуации увольнения) необходимо соблюдать все формальные тонкости кадрового делопроизводства.

Требования к оформлению основных кадровых документов содержатся в соответствующих нормативно-методических документах, которые будут рассматриваться далее. Следует отметить, что ТК РФ не содержит никаких требований к оформлению документов, за исключением требования об обязательном подписании приказов (распоряжений) по личному составу работодателем и отметке об ознакомлении работника с содержанием приказов (распоряжений), а также локальных нормативных актов, имеющих отношение к трудовой функции работника, и коллективного договора. К форме трудового договора предъявлено следующее требование: заключать его в письменной форме и составлять в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами.

Для того чтобы правильно оформить документ, прежде всего, нужно определить, к какой группе документов, или системе документации, он относится.

В соответствии с ОКУД кадровое делопроизводство должно включать две системы документов:

1. Унифицированную систему  организационно- распорядительной документации.

2. Унифицированную систему  первичной учетной документации (группа документации по учету  труда и его оплаты).

Правила оформления документов, входящих в систему организационно-распорядительной документации определены ГОСТом Р 6.30-2003. Настоящий стандарт устанавливает требования к оформлению реквизитов документов и требования к бланкам документов.

Унифицированные формы (19 форм по учету личного состава и 11 форм по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда) первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, а также указания по применению и заполнению этих форм содержит Постановление Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

Таким образом, при оформлении документов необходимо руководствоваться двумя основными вышеуказанными нормативами.

Однако ГОСТ Р 6.30-2003 ограничивается перечнем реквизитов, который содержит 30 надписей, к сожалению, не указывая, какие именно надписи придают документу юридическую силу.

Так, «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники ГОСТ 6.10.4-84», утвержденный Постановлением Госкомстатом СССР от 6 октября 1984 года №3549 устанавливает требования к составу реквизитов, придающих юридическую силу документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники.

Это следующие реквизиты:

- наименование организации-создателя  документа;

- местонахождение организации-создателя  документа или почтовый адрес;

- наименование документа;

- дата изготовления документа;

- код лица, ответственного за  правильность изготовления документа  на машинном носителе или машинограммы или, как правило, код лица, утвердившего документ.

Но кроме таковых документ может содержать целый ряд дополнительных реквизитов, которые для отдельных видов документов могут становиться обязательными в силу требований закона или иных нормативных актов.

Помимо традиционных документов, составленных на бумажном носителе, в системе современной кадровой службы используются и электронные документы. В статье 11 Федеральный закон от 27 июля 2006 года №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» устанавливает специальные требования к таким документам:

«Электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, признается электронным документом, равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью, в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается или не подразумевается требование о составлении такого документа на бумажном носителе».

В целях заключения гражданско-правовых договоров или оформления иных правоотношений, в которых участвуют лица, обменивающиеся электронными сообщениями, обмен электронными сообщениями, каждое из которых подписано электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи отправителя такого сообщения, в порядке, установленном федеральными законами, иными нормативными правовыми актами или соглашением сторон, рассматривается как обмен документами.

При этом юридическая сила электронного документа в силу указанного закона подтверждается электронной цифровой подписью. Юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в автоматизированной информационной системе программно - технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и соблюдении установленного режима их использования. Более того, положения указанного закона не запрещают использование в электронных документах в качестве реквизитов, идентифицирующих информацию, иных аналогов собственноручной подписи.

Электронный документ должен обладать всеми реквизитами юридически значимого документа (наименование и место нахождения организации - создателя документа, код лица, изготовившего документ, код лица, ответственного за изготовление документа на компьютерном носителе, код лица, утвердившего документ) и формой, доступной для непосредственного восприятия человеком.

Кроме того, ГОСТ Р 6.30-2003, перечисляя состав реквизитов, используемых при оформлении документов, не определяет данного понятия. Определение содержит пункт 39 ГОСТ Р 51141-98:

«Реквизит документа - это обязательный элемент оформления официального документа».

Итак, юридическая сила документа обеспечивается установленным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов и оформлением на бланке, соответствующем стандарту. Основным документом, устанавливающим состав реквизитов и требования к их оформлению, является ГОСТ Р 6.30-2003.

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает следующие реквизиты, которые используются при подготовке и оформлении организационно-распорядительных документов:

«01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской  Федерации;

03 - эмблема организации или товарный  знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - основной государственный регистрационный  номер (ОГРН) юридического лица;

06 - идентификационный номер налогоплательщика/код  причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 - код формы документа;

08 - наименование организации;

09 - справочные данные об организации;

10 - наименование вида документа;

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа;

13 - ссылка на регистрационный  номер и дату документа;

14 - место составления или издания  документа;

15 - адресат;

16 - гриф утверждения документа;

17 - резолюция;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле;

20 - текст документа;

21 - отметка о наличии приложения;

22 - подпись;

23 - гриф согласования документа;

24 - визы согласования документа;

25 - оттиск печати;

26 - отметка о заверении копии;

27 - отметка об исполнителе;

28 - отметка об исполнении документа  и направлении его в дело;

29 - отметка о поступлении документа  в организацию;

30 - идентификатор электронной копии  документа».

Необходимо помнить, что различные документы состоят из разного набора реквизитов и при составлении одного документа не нужно использовать все 30, описанных в ГОСТе реквизитов. Некоторые реквизиты взаимоисключающие, например, реквизит «Справочные данные об организации» указывается только в письмах, при этом на бланке письма не пишут «Наименование вида документа». В процессе подготовки и оформления документов состав обязательных реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требует назначение документа, его обработка и так далее.

Примечание

Можно внести дополнительные реквизиты в унифицированные формы документов.Например, в бланк приказов о приеме и увольнении работников добавить реквизит «подпись начальника отдела кадров», «подпись непосредственного руководителя». Но удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается в соответствии с указанием в Постановлении Госкомстата Российской Федерации от 24 марта 1999 года №20 «Об утверждении порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации».

Состав реквизитов, характеризующих конкретный документ, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования.

Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 года №2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации».

Рисунки Государственного герба Российской Федерации в многоцветном и одноцветном вариантах помещены в приложениях 1 и 2 к Федеральному конституционному закону от 25 декабря 2000 года №2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации». Использование Государственного герба Российской Федерации с нарушением закона, а также надругательство над Государственным гербом Российской Федерации влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).

Товарный знак и знак обслуживания (далее - товарный знак) - обозначения, служащие для индивидуализации товаров, выполняемых работ или оказываемых услуг юридических или физических лиц.

Правовая охрана товарного знака в Российской Федерации предоставляется на основании его государственной регистрации в порядке, установленном Законом Российской Федерации от 23 сентября 1992 года №3520-1 «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименования мест происхождения товаров», или в силу международных договоров Российской Федерации.

Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Код формы документа проставляют по ОКУД.