Проблемы архивного хранения документов

Оглавление

Введение…………………………………………………………………….3

Общие положения и понятийный аппарат  федерального закона

  «Об архивном деле в Российской  Федерации»…………………………..4

Архивный  фонд Российской Федерации………………………………….6

Управление  архивным делом в Российской Федерации………………....8

Хранение  и учет архивных документов………………………………….10

Доступ  к архивным документам и их использование…………………...11

Контроль  за соблюдением законодательства об архивном деле в

Российской  Федерации и ответственность  за его нарушение…………..13

Заключение…………………………………………………………………15

Список  литературы………………………………………………………...17

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Завершающим этапом процесса делопроизводства является подготовка исполненных документов к хранению. Главным документом, на котором строится организация  архивного хранения документов является Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Однако принятие этого закона обострило  проблему, заложенную еще в Основах архивного законодательства 1994 г. Тогда, с учетом изменения государственного строя и появления частной собственности, были посеяны первые зерна разделения архивных документов на государственные и негосударственные. Последствия такого решения еще долго будет чувствовать вся страна, так как в результате колоссальное количество документов (особенно по личному составу ликвидированных коммерческих организаций) уже утрачено и продолжает утрачиваться ежегодно.

1.Общие положения и  понятийный аппарат федерального  закона «Об архивном деле в  Российской Федерации»

Хранение архивных документов - обеспечение  рационального размещения и сохранности  документов. Согласно российской практике делопроизводства архивное хранение документов является самостоятельным процессом, не относящимся к документообороту. Однако практически любой орган власти осуществляет архивное хранение собственных документов.

Законодательной базой, на которой  основывается весь процесс организации  архивного хранения документов, является федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Этот закон был опубликован 27 октября 2004 г. и вступил в силу с момента опубликования. Последние  изменения были внесены 27 июля 2010 года. Он регулирует отношения в сфере  организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере  управления архивным делом в России в интересах граждан, общества и  государства.

В законе последовательно раскрываются основные, применяемые в нем, понятия, такие как архивное дело и архивный документ, документы по личному составу, документ Архивного фонда РФ и  многие другие.

Под архивным делом следует понимать деятельность государственных органов, органов местного самоуправления, организаций  и граждан в сфере организации  хранения, комплектования, учета и  использования документов Архивного  фонда Российской Федерации и  других архивных документов.

Сами же архивные документы представляют собой материальный носитель с зафиксированной  на нем информацией, который имеет  реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства. Совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой, составляет архивный фонд. Под архивом же понимается учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющие хранение, комплектование, учет и использование архивных документов. При этом понятия государственный и муниципальный архив четко разделяются:

- государственный архив - это  федеральное государственное учреждение, создаваемое Правительством РФ, или государственное учреждение  субъекта РФ, создаваемое органом  государственной власти субъекта  Российской Федерации, которые  осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов  Архивного фонда Российской Федерации,  а также других архивных документов;

- муниципальный архив - это структурное  подразделение органа местного  самоуправления муниципального  района, городского округа или  муниципальное учреждение, создаваемое  этим органом, которые осуществляют  хранение, комплектование, учет и  использование документов Архивного  фонда Российской Федерации, а  также других архивных документов.

Таким образом, отечественная сеть архивов сегодня представлена следующим  образом:

- пятнадцать федеральных архивов;

- региональные государственные  архивы;

- муниципальные, городские или  архивы местных образований;

- федеральные ведомства, которые  обладают правом постоянного  хранения (МИД, ФСБ, Госстандарт  и т. п.).

Владелец архивных документов - государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, осуществляющие владение и пользование архивными документами и реализующие полномочия по распоряжению ими в пределах, установленных законом или договором;

Пользователь архивными документами - государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, обращающиеся на законных основаниях к архивным документам для получения и использования необходимой информации.

 

2. Архивный фонд Российской Федерации

Архивный фонд Российской Федерации - исторически сложившаяся и постоянно  пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих  историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного  наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению.

В состав Архивного фонда Российской Федерации входят находящиеся на территории Российской Федерации архивные документы независимо от источника  их происхождения, времени и способа  создания, вида носителя и форм собственности и места хранения, в том числе: юридические акты; управленческая документация; документы, содержащие результаты научно-исследовательских, опытно-конструкторских и технологических работ; градостроительная документация; кино-, фото-, видео- и фонодокументы; электронные и телеметрические документы; рукописи; рисунки и чертежи; дневники и мемуары; переписка; копии архивных документов на правах подлинников; архивные документы государственных организаций, находящихся в иностранных государствах.

Архивный фонд не включает в себя документы с временными сроками  хранения и имеет стабильный состав, который может только наполняться.

Включение архивных документов в состав Архивного фонда Российской Федерации  происходит на основании экспертизы ценности документов. Экспертиза ценности документов подразумевает изучение документов на основании критериев  их ценности в целях определения  сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного  фонда РФ.

Этот процесс осуществляется центральной  экспертно-проверочной комиссией  специально уполномоченного Правительством России федерального органа исполнительной власти, и в его ходе происходит выявление в составе Архивного  фонда Российской Федерации особо  ценных и уникальных документов.

Особо ценный документ - это документ Архивного фонда РФ, который имеет  непреходящую культурно-историческую и научную ценность, особую важность для общества и государства и  в отношении которого установлен особый режим учета, хранения и использования.

Уникальный документ - это особо  ценный документ, не имеющий себе подобных по содержащейся в нем информации и/или его внешним признакам, невосполнимый  при утрате с точки зрения его  значения и/или автографичности.

Экспертизе ценности документов подлежат все документы на носителях любого вида, находящиеся в федеральной  собственности, собственности субъекта России или муниципальной собственности. До проведения в установленном порядке  экспертизы ценности документов уничтожение  документов запрещается.

Включение документов, находящихся  в частной собственности, в состав Архивного фонда РФ осуществляется также на основании экспертизы ценности документов и оформляется договором  между собственником или владельцем архивных документов и государственным  или муниципальным архивом, музеем, библиотекой или организацией Российской академии наук. В данном договоре указываются  обязанности собственника или владельца  архивных документов по хранению, учету  и использованию документов Архивного  фонда РФ.

Следует отметить, что архивные документы, находящиеся в государственной  или муниципальной собственности, не подлежат приватизации, не могут  быть объектом продажи, мены, дарения, а также иных сделок, которые могут  привести к их отчуждению. В случае приватизации государственных или  муниципальных предприятий образовавшиеся в процессе их деятельности архивные документы, в т.ч. документы по личному  составу, остаются соответственно в  федеральной собственности, собственности  субъекта РФ и муниципальной собственности.

 

3. Управление архивным делом в Российской Федерации

Создание архивов - процесс сложный  и трудоемкий. Государственные органы, органы местного самоуправления муниципального района и городского округа обязаны  создавать архивы в целях хранения, комплектования, учета и использования, образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов.

Организации и граждане также имеют  право создавать архивы. Чаще всего  это происходит в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в т.ч. - хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной  или муниципальной собственности.

Государственное управление архивным делом в Российской Федерации  осуществляют федеральные органы государственной  власти, в том числе специально уполномоченные Правительством РФ федеральные  органы исполнительной власти. В субъектах  России этим делом занимаются органы государственной власти субъектов  РФ. Управление же архивным делом в  муниципальных образованиях осуществляют органы местного самоуправления. При  этом государство выступает гарантом прав, предусмотренных настоящим  Федеральным законом, обеспечивает развитие архивного дела в Российской Федерации на основе проведения соответствующей  научно-технической и финансовой, в том числе налоговой и  кредитной, политики.

Финансовое и материально-техническое  обеспечение архивного дела осуществляется следующим образом. Государственные  органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью  без образования юридического лица, обязаны:

- обеспечивать финансовые, материально-технические  и иные условия, необходимые  для комплектования, хранения, учета  и использования архивных документов;

- предоставлять создаваемым ими  архивам здания и/или помещения,  отвечающие нормативным требованиям  хранения архивных документов  и условиям труда работников архивов.

В случае реконструкции, передаче или  сносе здания, в котором размещен государственный или муниципальный  архив, государственный орган или  орган местного самоуправления, принимающие  подобное решение, обязаны предоставить этому архиву здание, отвечающее всем нормативным требованиям хранения документов.

В современных рыночных условиях важным становится право архивов осуществлять приносящую доход деятельность постольку, поскольку это предусмотрено  их учредительными документами, служит и соответствует достижению целей, ради которых они созданы, а также  покрывать свои расходы за счет иных поступлений, разрешенных российским законодательством.

Таким образом, все услуги архива можно  разделить на бесплатные и платные. К бесплатным услугам государственного архива можно отнести социально-правовые запросы граждан, составляющие основной костяк обращений в Государственный архив России:

- подбор документов для оформления  пенсий;

- рассмотрение запросов граждан,  пострадавших во время Второй мировой войны;

- справочная работа, связанная  с желанием потомков репрессированных  и реабилитированных граждан  ознакомиться с личными делами  своих родственников.

Однако существуют работы, выполнение которых не бесплатно, и это имеет  смысл. Например, много запросов поступает  от организаций, обращающихся с просьбой подтвердить право собственности  на землю, здание, и ответы на них  уже являются платной услугой. Кроме  того, документы архивов часто  используют для съемок фильмов исторического  плана. Но в каждом отдельном случае заключают договор и учитывают  массу деталей.

 

 

 

4. Хранение и учет архивных документов.

Государственные органы или органы местного самоуправления, организации  и граждане, занимающиеся предпринимательской  деятельностью без образования  юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в  т.ч. документов по личному составу, в течение сроков их хранения: