Путеводители и справочники по архивным фондам

  Министерство образования Омской области

Бюджетное образовательное  учреждение Омской области

среднего профессионального  образования

«Омский государственный  колледж

управления и профессиональных технологий»

 

 

Отделение управления и экономики

 

Специальность 032002 Документационное обеспечение управления и архивоведение

 

Дисциплина Архивоведение

 

Группа ДО – 34

 

Тимошенко Галина Юрьевна

 

 

ПУТЕВОДИТЕЛИ И СПРАВОЧНИКИ  ПО АРХИВНЫМ ФОНДАМ

Курсовая работа

 

Гринкеева Юлия

Евгеньевна

 

 

 

 

 

 

 

Омск 2013

Содержание

Введение………………………………2

1. Архивные путеводители………………………3
2. Справочный аппарат путеводителя…………………………..4
1. Обзоры документов и другие архивные справочники………5
2. Научно-справочный аппарат к документам архива…………6
3. Система научно-справочного аппарата к архивным документам…………………………………….7

Заключение…………………

Список литературы……………….

 

Введение

 

Путеводитель - это архивный справочник, содержащий краткие сведения о документах одного или нескольких архивов. Видами путеводителя являются: путеводитель по архивам, путеводитель по фондам архива (ов), краткий справочник по фондам архива (ов), тематический путеводитель по фондам архива (ов).

Путеводитель по архивам (архиву) - вид путеводителя по фондам архивов, содержащий систематизированный  перечень архивов с характеристикой  хранящихся в них документов. Он может включать информацию обо всех архивных учреждениях, музеях, библиотеках  и других архивохранилищах, осуществляющих постоянное хранение документов АФ РФ, отдельных субъектов Российской Федерации или ее регионов. Объектом описания в путеводителе по архивам  выступает архив или любое  из перечисленных выше хранилищ документов АФ РФ.

Цель курсовой работы: анализ путеводителя по архивным фондам,  как  составная часть научно-справочного  аппарата архива.

Для достижения цели поставлены следующие задачи:

1. Изучить архивные путеводители.
2. Выявить место архивного путеводителя в системе научно-справочного аппарата архива.

Объектом исследования выступает справочный аппарат путеводителя.

Предмет исследования: архивные путеводители.

Хронологические рамки: конец 20 века - начало 21 века.

Методы используемые в  работе: системный, анализ и синтез.

В своей работе я использовала законодательные и нормативные  акты, периодические издания, а также  учебную литературу.

 

1 Архивные путеводители

 

Путеводитель - это архивный справочник, содержащий краткие сведения о документах одного или нескольких архивов. Видами путеводителя являются: путеводитель по архивам, путеводитель по фондам архива (ов), краткий справочник по фондам архива (ов), тематический путеводитель по фондам архива (ов).

Путеводитель по архивам (архиву) - вид путеводителя по фондам архивов, содержащий систематизированный  перечень архивов с характеристикой  хранящихся в них документов. Он может включать информацию обо всех архивных учреждениях, музеях, библиотеках  и других архивохранилищах, осуществляющих постоянное хранение документов АФ РФ, отдельных субъектов Российской Федерации или ее регионов. Объектом описания в путеводителе по архивам  выступает архив или любое  из перечисленных выше хранилищ документов АФ РФ.

Характеристика архива в  путеводителе по архивам состоит: из названия архива (полного или сокращенного), адреса архива (полные адресные данные), количества фондов на бумажной основе, объема фондов на бумажной основе, крайних  дат документов на бумажной основе, исторической справки, аннотации. Она  может содержать список изданных справочников. При наличии в архиве кинофотофонодокументов и научно-технической  документации (НТД) указывается их объем  и крайние даты.

Путеводитель по фондам архива - вид архивного справочника, содержащие краткие характеристики или краткие  сведения об архивных фондах (коллекциях, комплексах) в систематизированном  порядке и предназначенного для  общего ознакомления с составом и  содержанием фондов архива.

Тематический путеводитель по фондам архива (ов) - вид путеводителя по фондам архива (ов), характеризующий  ту часть документов этих фондов архива (ов), в которой заключена информация оп теме (темам), и указывающий наименования или номера архивных фондов.

Путеводитель, краткий справочник и тематический путеводитель могут  создаваться по фондам всех или нескольких архивов любого региона, по фондам отдельного государственного архива, по отдельному комплексу фондов государственного архива (ов). Подробно рассмотрим методику создания подобного рода архивных справочников на примере путеводителя по фондам архива.

Любой путеводитель состоит  из двух частей: характеристик фондов (документов) и справочного аппарата.

2 Справочный аппарат  путеводителя

 

Основными элементами справочного  аппарата в путеводителе являются: титульный лист, оглавление, предисловие, список сокращений, указатели.

Следует знать, что титульный  лист не только завершает оформление справочника, но и содержит основные сведения справочно-ориентирующего характера. Это - информация общего характера о  подведомственности данного архива, названии архива и названии справочника, о месте и времени издания.

Для повышения информативности  оглавления целесообразно включать в него постраничный перечень не только разделов, подразделов, но и рубрик. Оглавление несет определенную информационную нагрузку, показывая основные ступени  систематизации, давая конкретную и  наглядную информацию о структуре  описания комплекса документов в  целом.

Предисловие включает общие  сведения по истории архива, на документы  которого составлен данный справочник, по составу и содержанию документов и построению справочника. История  архива дается очень кратко, освещаются такие вопросы, как история комплектования архива, его объем и профиль.

Основное внимание в предисловии  уделяется характеристике материалов и принципам построения справочника. Как правило, дается общая оценка хранящихся документов. Основной акцент делается на те аспекты их содержания, которые составляют специфику данного  архива.

Кроме того, указывается  объем, степень сохранности документов, приводятся сведения об опубликованных документах архива. В предисловие  следует включать сведения о материалах, относящихся к профилю архива, но хранящихся в других архивах, библиотеках, музеях. При отсутствии в путеводителе списка непрофильных фондов, хранящихся в архиве, в предисловии целесообразно  оговорить их наличие в составе  архива.

В последней части предисловия даются сведения о принципах построения справочника; составе характеристик, справочного аппарата и приложений. Выбор остальных элементов справочного аппарата зависит от назначения и формы издания. Для многотомных изданий составляет справочный аппарат как для всего издания в целом, так и для отдельных томов.

Методика составления  списка сокращений, указателей и оглавления к путеводителям аналогична методике подготовки этих элементов справочного  аппарата к описи.

2.1 Обзоры документов  и другие архивные справочники

 

Обзор архивных документов - тип архивного справочника, включающий систематизированные сведения о  составе и содержании отдельных  комплексов архивных документов, дополненные  в необходимых случаях источниковедческим анализом этих документов. Комплексы документов, сведения о которых включаются в обзор, могут быть связаны между собой единством происхождения или единством содержания. В зависимости от этого различают два вида обзоров: обзоры архивных фондов и тематические обзоры документов.

Обзор архивного фонда - вид  обзора документов, включающий систематизированные  сведения о составе и содержании документов архивного фонда с их источниковедческим анализом. Тематический обзор документов - вид обзора документов, включающий систематизированные сведения о составе и содержании документов одного или нескольких архивных фондов по определенной теме с источниковедческим анализом этих документов.

 

 

2.2 Научно-справочный  аппарат к документам архива

 

Картотека - справочник, который  содержит сведения о содержании документов на карточках. Карточки располагают  в картотеках в зависимости от потребностей организации в информации. Как показывает практика работы архивов  организаций, наиболее употребляемой  является информация по содержанию организационно-распорядительных документов (приказов по основной деятельности, протоколов, договоров, соглашений, писем  и т.д.).

В зависимости от задач  по использованию документов могут  создаваться предметные и предметно-тематические картотеки. В предметной картотеке карточки группируют по алфавиту понятий (например, для приказов - по алфавиту наименований участков деятельности: акционирование, производство, сбыт, охрана труда; для писем - по алфавиту наименований организаций-корреспондентов и т.п.)

Целесообразным является создание картотек по личному составу  для поиска сведений о трудовом стаже, зарплате и других данных социально-правового  характера. Карточки должны содержать фамилию, имя, отчество сотрудника организации и поисковые данные (номер фонда, описи, дела и листов) документов, в которых имеются сведения о нем. Карточки систематизируют по фамилиям в порядке алфавита в пределах одинаковых фамилий по алфавиту имен и отчеств.

При создании и применении автоматизированных систем поиска документов и дел в архивах организаций, традиционные правила регистрации  и учета документов и дел, как  на стадии делопроизводства, так и  в архиве, должны быть использованы при разработке программ для ЭВМ. Такая преемственность облегчит переход работы в архивоведении на новый технический уровень.

Особое место среди  архивных справочников занимает историческая справка. Справку составляют при  первом поступлении документов фонда  в архив организации. В последующем  по истечении 5-7 лет целесообразно  составлять дополнение к исторической справке. Историческую справку составляет и подписывает заведующий архивом. В организациях с небольшим объемом дел, образующихся за год, историческую справку можно заменить предисловием к описи дел постоянного хранения.

Историческая справка  состоит из трех разделов:

1. Истории фондообразователя;

2. Истории фонда;

3. Характеристики документов фонда.

Первый раздел - история  фондообразователя, (в хронологической  последовательности) содержит следующие  сведения:

1. Даты, номера и заголовки распорядительных документов о создании, преобразованиях и ликвидации организации;

2. Крайние даты деятельности организации;

3. Изменения в названии и деятельности организации;

4. Задачи и функции организации и их изменения;

5. Масштаб деятельности организации и ее место в системе государственного аппарата, отрасли;

6. Структура организации и ее изменения (с указанием дат).

Второй раздел-история  фонда, содержит следующие сведения:

1. Количество дел в  фонде и крайние даты дел  фонда;

2. Состав документов фонда и крайние даты каждой группы;

3. Время поступления фонда в архив организации;

4. Степень сохранности документов;

5. Изменения в составе и объеме документов фонда;

6. Указание (если организация передает документы на государственное хранение) даты и места передачи дел на государственное хранение (наименование государственного архива; № фонда, присвоенный государственным архивом, ссылка на акт приема-передачи дел, его дату и номер).

Третий раздел-характеристика документов фонда, содержит перечисление видов научно-справочного аппарата к фонду.

В третьем разделе-характеристике документов фонда, перечисляют:

1. Основные виды документов;

2. Указывают на особенности документирования в данной организации;

3. Дают общие сведения об использовании документов (основное содержание и количество справок социально-правового характера, подбора и выдачи документов в структурные подразделения, и т. п.

Справку печатают на общем  бланке организации в 4-х экземплярах (3 экземпляра предназначены для  государственного архива и передаются вместе с описями при приеме-передаче дел.

 

 

2.3 Система научно-справочного  аппарата к архивным документам

 

Система научно-справочного  аппарата к архивным документам архива - это комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых архивных справочников о составе и содержании архивных документов, создаваемых на единой методической основе для поиска архивных документов и архивной информации в целях эффективного использования.