Пути совершенствования документооборота

 

 

Санкт-Петербургский  государственный

университет технологии дизайна

 

 

 

 

 

 

Реферат на тему:

«Пути совершенствования  документооборота»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Маркова Т.К.

1-ВД-12                                                                                                                        2010год.

 

 

 

 

Содержание:

1.Введение

2.Компьютерные технологии в  делопроизводстве

3.Эффективность управленческой  деятельности предприятия с учетом  внедрения    автоматизированного  документооборота.

4. Список литературы

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение 

 

Под документооборотом организации принято понимать упорядоченное перемещение документов, созданных в процессе работы соответствующими должностными лицами. Отметим, что для перемещения документов сегодня широко используются как традиционные средства (почта, в том числе обычная, авиа- и специализированная — типа DHL, UPS и т. п., курьерская доставка, телеграф, телефон, телефакс), так и электронные (прежде всего электронная почта E-mail, а также текстовые сообщения, пересылаемые по сотовым средствам связи и средствам персонального радиовызова).

Таким образом, если до недавнего  времени в деловой литературе было принято отделять друг от друга  традиционный и электронный документооборот, то теперь говорить о возникновении  нового, современного типа документооборота, сочетающего в себе лучшие качества традиционного делопроизводства с современными технологиями создания, обработки и передачи документов по назначению. 

Основу традиционного  документооборота, безраздельно доминировавшего все минувшие десятилетия, составляли так называемые"бумажные" технологии, предполагавшие обращение бумажных документов. Однако, начиная с середины 1990-х гг., традиционный документооборот стал постепенно сдавать свои вековые позиции, уступая место документообороту электронному. Основу последнего (по определению) составляют так называемые электронные документы, создаваемые и передаваемые от пользователя к пользователю при помощи электронных технологий, основанных на использовании компьютерной офисной техники,безбумажных (машинных, магнитных и прочих) носителей, беспроводных (электронно-сетевых) средств связи, современных полиграфических и расходных материалов.

В настоящее время  в российском делопроизводстве все  еще сохраняется сочетание обоих видов документооборота с некоторым преобладанием электронного в крупных административно-промышленных центрах. Традиционный документооборот сохраняет свои позиции в некоторых специфических областях делопроизводства, в частности,там, где речь идет о конфиденциальных документах (документах ограниченного пользования).

Итак, современный документооборот  организации следует рассматривать как смешанный документооборот, основанный на приоритетном использовании электронной технологии работы с документами.

 

 

 Последнее означает, что документы, как правило, создаются при помощи современных технологических средств (оргтехники, материалов и т. п.), а их пересылка, обработка и хранение осуществляются как в электронном, так и в "бумажном" виде. Современный документооборот организации формируется в результате организованного "слияния" трех самостоятельных информационных потоков, по которым "путешествуют" внутренние документы, входящие документы и исходящие документы.

 

Компьютерные технологии в делопроизводстве

Деятельность современных  предприятий невозможно представить без применения технических средств. С их появлением изменилась технология создания и обработки документов. К техническим средствам, применяющимся в делопроизводстве, можно отнести:

– средства составления  и изготовления документов (пишущие, диктофонные и др.);

– средства репрографии  и оперативной полиграфии;

– средства обработки  документов (склеивающие, скрепляющие, штемпелюющие и др.);

– средства хранения, поиска и транспортировки;

– средства связи; и др.

В настоящее время для рационализации управленческих процессов на предприятиях, в учреждениях и организациях применяются различные программные средства, предназначенные для полной или частичной автоматизации документационного обеспечения управления (ДОУ). Все чаще для решения различных управленческих и производственных задач используют локальные компьютерные сети. Их установка и программное обеспечение законодательно не регламентированы. Каждая организация сама приобретает офисные программные продукты, предназначенные для автоматизации документационного обеспечения управления исходя из своих материальных, финансовых и интеллектуальных возможностей.

Система «Дело-96» предназначена в основном для автоматизации

документационного обеспечения управленческой деятельности государственных организаций, она обеспечивает:

– контроль всех этапов делопроизводственных операций и результатов выполнения работ по основным функциональным процессам  предприятия;

– единую регистрацию всей поступающей  внутренней корреспонденции, включая  письма и обращения граждан, путем создания регистрационных карточек.

 

 

– занесение в память компьютера текстов резолюций;

– направление резолюций и документов по сети исполнителям;

– поиск регистрационных карточек и резолюций для осуществления  контроля исполнения документов с целью ведения справочно-аналитической работы;

– пересылку отчетов исполнителей по документу ответственным исполнителям;

– отслеживание документооборота организации, включая перемещения  бумажных оригиналов и копий документов, резолюций, отчеты об исполнении, согласование документов;

– контроль за своевременным  исполнением поручений, запросов учреждений, организаций, резолюций и указаний руководства; проверку сроков исполнения документов;

– объединение и группировку зарегистрированных документов по различным признакам сходства;

– ввод сведений об отправке исходящих документов адресатам  для создания реестров рассылки документов;

– получение информационных и статистических материалов, сводок, отчетов для предоставления руководству;

– хранение электронных  документов;

– «отправления» документов в дело в соответствии с номенклатурой  дел и извлечения (при необходимости) их из дела.

Последующие версии этой системы поддерживает доступ к документам посредством Internet-технологии.

Система «LanDocs» предназначена для автоматизации документационных процессов управления в организациях. Существует она в двух вариантах: 1) как законченная система (программное обеспечение, документация, обучение пользователей); 2) как открытый к развитию вариант, представляющий базовый набор моделей, специализированную библиотеку диалоговых элементов, технологию адаптации и поддержки; она предполагает обучение пользователей, разработчиков и специалистов группы поддержки.

 

Программный комплекс позволяет реализовать в автоматизирован-

ном режиме следующее  документационные операции:

– регистрацию входящих, внутренних и исходящих документов с использованием регистрационных  карточек;

 

 

– сохранение документов, созданных разнообразными приложениями в виде файлов текстов, таблиц, видеоизображений, звука;

– интегрированный вызов  соответствующего приложения при открытии документа;

– рассылку документов, заданий, поручений как одному пользователю, так и по списку;

– контроль за прохождением и исполнением документов и поручений с помощью механизма контрольных карточек (все данные о зарегистрированных документах и ходе их исполнения могут быть отпечатаны в виде отчетов);

– поиск документов с  возможностью сохранения поисковых  запросов, просмотр и редактирование документов;

– поддержку нескольких версий одного документа;

– сканирование бумажных документов и распознавание текстов(OCR);

– интегрированный вызов  офисных приложений для просмотра, редактирования и печати документов;

– архивирование документов;

– гибкую настройку на административную иерархию организации и тематическую структуру документарного фонда;

– ограничение прав доступа  пользователей к документам и  функциям системы.

 

В состав системы «Optima Workflow Enterprise Edition» входят пять программных модулей, которые могут быть установлены на различное серверное оборудование в корпоративной сети в зависимости от методов организации процессов документооборота и наличия рабочих мест пользователей. Внедрение системы в организации дает возможность:

– централизованного хранения документов в электронном виде;

– формализации процедур создания и обработки документов;

– единого управления и контроля за движением документов.

Система содержит инструменты  задания маршрутов прохождения  документов, аудита, отслеживания их статуса в процессе обработки, а также дает возможность подключать лицензированные средства криптографической защиты.

 

 

 

 

 

Эффективность управленческой деятельности предприятия с учетом внедрения  автоматизированного документооборота.

 

Создание, приобретение и внедрение систем автоматизации документационного обеспечения управления (САДОУ) преследует достижение следующих целей.

 

1. В области обработки  документов:

– повышение оперативности  и качества работы с документами;

– упорядочение документооборота;

– обеспечение эффективности контроля исполнения;

– постепенный переход  от традиционных бумажных технологий ДОУ к электронным «безбумажным»;

– повышение доли интеллектуального  труда в работе с документами  и снижение трудозатрат на рутинные операции;

– повышение качества документов, создаваемых в организации;

– исключение дублирования ввода  в информационно-поисковую

систему сведений о документе на различных участках его обработки;

 

2. В области контроля за исполнительской  дисциплиной:

– обеспечение автоматизированного контроля исполнения документов в подразделениях организации;

– информирование сотрудников и  руководства о поступивших и  создаваемых документах,

– исключение потерь документов;

– оперативное получение информации о состоянии исполнения и местенахождения  любого документа;

– сокращение сроков прохождения  и исполнения документов;

 

3. В области организации доступа  к информации:

– обеспечение сохранности текстов  документов, подготовленных в электронной  форме, а также всех сопутствующих  материалов, относящихся к одному вопросу (регистрационных карточек документов, резолюций, сопроводительных документов);

– обеспечение оперативного поиска (подборки) документов по тематическому  набору реквизитов.

 

 

 

Таким образом можно сказать  что автоматизированный документооборот улучшает эффективность управленческой деятельности.

 

Использованная  литература:

1) В.И. Андреева Делопроизводство: организация и ведение – 2008г.

2) Бахтеев Ю.Д., Захаров В.Ф. Документационное обеспечение управления предприятий и организаций и архивное хранение документов – Пенза 2003г.

3) Делопроизводство и документооборот: Учебное пособие (для студентов экономического факультета) / Сост. Т.В. Сиганова. – Омск: Омск. гос. ун-т, 2004

4) Кузнецов И. Н. Делопроизводство: Учебно-справочное пособие. — 2-е изд., 2006.