Рабочее место секретаря

 Психофизические факторы должны учитывать колебания физического состояния работника в течение рабочего дня. Нагрузка должна быть распределена в соответствии с этим состоянием. Например, в первый час работы и сразу после обеденного перерыва не следует планировать пик производственной активности, так как организм в это время несколько расслаблен и не готов к интенсивному труду. К концу рабочего дня происходит общее утомление, поэтому на этот период следует оставить менее ответственную работу, не требующую концентрации внимания и умственного напряжения. Пик работоспособности человека приходится на время с 9 до 12 часов и с 14 до 17 часов. На это время должна планироваться основная производственная нагрузка.

Эстетические факторы способствуют хорошему настроению работник, формируют в нем уважение к своему труду и гордость за предприятие, повышают престижность труда. Мебель, цветы, жалюзи, современный интерьер, приятная тихая музыка, цветовая гамма и многое другое можно отнести к эстетическим факторам, влияющим на условие труда.

Важнейшим фактором обеспечения  производительной и качественной работы при сохранении здоровья являются соответствующие санитарно-гигиенические нормы условий труда.

К санитарно-гигиеническим и эстетическим составляющим рабочего места относятся: нормальное освещение, благоприятная  окраска рабочего помещения, устранение шумов, вентиляция и температура  воздуха, озеленение помещения, установление правильного режима труда и отдыха.

Основные санитарно-гигиенические  нормы оговорены стандартами, приведенными в таблице 1.1.

Таблица 1.1

Санитарно-гигиенические  факторы	Нормативные показатели
Температура воздуха, ˚C: летом зимой	22-25 18-21
Относительная влажность  воздуха, %	40-60
Скорость движения воздуха, м/с	0,2
Освещенность рабочей  поверхности, лк: Люминесцентными лампами Лампами накаливания	300 150
Уровень шума, дБ	40-65
Содержание вредных  примесей,мг/м³пыли	15-20
Коэффициент отражения  стен,%	60

Важным условием благоприятного климата на рабочем месте является оптимальное освещение. Так как большинство документационных операций связано с использованием зрения(чтение, письмо, работа на компьютере), напряжение зрении вызывает напряжение всех мускулов тела человека и влечет общее утомление.

Свет должен падать на рабочие поверхности  стола и средств оргтехники с  левой стороны или спереди. При  этом источник света следует располагать  под углом более 30º от горизонтальной линии взора.

Освещение рабочего места может  быть общим (светильники, установленные на потолке) или местным (настольная лампа). Оно должно быть достаточным по уровню и равномерности освещения.

Оптимальный температурный режим  в помещении является предпосылкой хорошей работоспособности. Высокая  температура в помещении вызывает сонливость, усталость, снижает работоспособность. В холодном помещении рассеивается внимание, что вредно для людей, занятых умственным трудом.

Борьба с шумом в помещении  ведется путем звукоизоляции  шумящего оборудования и рабочих  мест. Для уменьшения шума непосредственно в его источнике можно положить войлочные или поролоновые прокладки, поставить глушители на телефонные аппараты, смазать двери. Для защиты от внешнего шума рекомендуется использовать беруши, которые снижают воспринимаемость внешних шумов на 50%.

Что касается цветового оформления, то использование соответствующего цвета не только улучшает внешний  вид служебного помещения, но и повышает производительность труда, сокращает  утомляемость, оказывает на человека положительное психологическое влияние.

Главное в цветовом решении- мягкие, неконтрастные сочетания, без резких цветов.

Рабочее помещение должно регулярно  проветриваться или иметь кондиционирование. Свежий воздух для небольшого помещения, где нередко скапливается много  сотрудников, посетителей, очень важный фактор для нормальной работы.

Кратковременное открывание окон(5-8мин) переносится легче, чем постоянный легкий воздушный поток (сквозняк).

Хорошо влияет на состав воздуха  озеленение служебных помещений, так  как растения выполняют не только декоративную функцию, но и улучшают состав воздуха, снижают нервное и зрительное утомление. Расположить растения можно вдоль оконных проемов, стен, на полу. Нежелательно размещение цветов на подоконниках, так как это уменьшает поток естественного света.

Влияют на работоспособность и  запахи. Исследования показали, что  запах лимона в большинстве случаев  понижает производительность труда, а  запах розы – повышает. Запах  любимых духов хорошо тонизирует и вызывает положительные эмоции.

Создание благоприятных условий труда улучшает рабочее настроение и повышает производительность труда.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.Проектная часть

2.1Характеристика объекта  управления

Проведем исследовательскую  работу по теме: «организация рабочих  мест» на деятельности предприятия ДОУ д/с №172.

Полное наименование предприятия- муниципальное образовательное  учреждение детский сад №172 общеразвивающего вида с приоритетным осуществлением художественно-эстетического развития воспитанников.

Сокращенное наименование предприятия- ДОУ д/с №172.

Юридический адрес-622049, Свердловская область, г.Нижний Тагил, Черноисточинское шоссе 5, тел. 44-68-82, 44-68-87 (Приложение А)

Основные виды деятельности предприятия:

• охрана жизни и укрепление физического и психического здоровья детей
• обеспечение познавательно-речевого, социально-личностного, художественно-эстетического и физического развития детей
• воспитание с учетом возрастных категорий детей гражданственности, уважения к правам и свободам человека, любви к окружающей природе
• осуществление необходимой коррекции недостатков в физическом или психическом развитии детей
• оказание консультативной и методической помощи родителям детей по вопросам их воспитания, обучения (Приложение А)

Структура управления представлена схемой 1(Приложение В)

Служба ДОУ не имеет самостоятельного структурного подразделения и представлена отдельным сотрудником- заведующим данного предприятия функции  данного должностного лица, который  занимается делопроизводством, закреплены в должностной инструкции    (Приложение Б).

Предприятие организует свою работу на основании устава (Приложение А, выписка из устава).

 

2.2Анализ обустройства  рабочих мест службы ДОУ

Заведующий данного  предприятия, который занимается делопроизводством  не имеет отдельного кабинета.

В помещении, которое я исследую помимо заведующей находится еще два сотрудника, которые выполняют свои обязанности(два воспитателя дошкольных групп).

Площадь рабочего места делопроизводителя  составляет не менее 18 кв.м., из них 3к.м  занимает заведующая, а объем помещения в котором оборудовано рабочее место делопроизводителя, должен быть не менее 20кв.м.

Рабочее место заведующей оборудовано:

 

• рабочей мебелью
• рабочим столом с ящиками
• стулом со спинкой
• шкафом для документов
• шкафом для одежды

Также оргтехникой:

• компьютер
• принтер
• копировальная машина
• телефон

Рабочий стол оборудован основными канцелярскими принадлежностями:

• ручки
• карандаши
• степлер
• маркеры
• бумага для записи
• скрепки
• ножницы
• лотки для документов
• папки для документов

Заведующая хранит большое  количество документов, копий, которые должны быть оперативно представлены руководству, соответственно шкафы для хранения этой информации должны быть достаточно емкими и защищенными, то есть запирающимися от постороннего доступа при отсутствии заведующей на рабочем месте. В связи с тем, что такие шкафы отсутствуют необходимо создать специально оборудованные шкафы для хранения документов.

Документы лежат в легко доступных  местах для посторонних лиц (Приложение Г).

Влажность помещения составляет 40-60%,а  температура 22-24%.

В помещении отсутствует кондиционер, но проводится влажная ежедневная уборка.

Шторы и обои светлых тонов, чтобы  помещение было светлее, а линолеум персикового цвета.

Отсутствует озеленение помещения, т.к. мало места.

Стены, обои в помещении отпадают, в связи с этим необходимо провести ремонт помещения.

Батарей в помещении должны быть закрытыми, а здесь открыты.

В кабинете нет мягкой мебели для  посетителей.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

Проведя исследовательскую  работу по изучению организации рабочего места в ДОУ №172 можно сделать вывод:

Площадь рабочего места недостаточно для организации цикла работы, который выполняет заведующая.

В связи с этим предлагаю:

• Предоставить отдельный кабинет
• Увеличить площадь рабочей зоны кабинета
• Предоставить комнату для отдыха
• Озеленение помещения
• Поменять шторы на жалюзи
• Оборудовать специальными шкафами для хранения документов
• Оборудовать более современным оборудованием, т.е. оргтехникой
• Необходимо провести ремонт помещения
• Усовершенствовать дизайн и интерьер

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Библиографический список

Книги:

1.Басаков М.И./Справочник  секретаря- референта: Практическое  пособие/Басаков М.И.- Ростов н/Д:  Феникс,2003.-512с.

2.Кузнецов И.Н./секретарское дело-М.:АСТ;Мн.:Харвест,2005.-480с.

3. Кузнецова Т.В./Делопроизводство (документационное обеспечение управления)4е изд. испр. и допол. – М.:ООО «Журнал Управление персоналом», 2003.-408с.

4.Макарова Н.В./Компьютерное делопроизводство: учебный курс.- /Макарова Н.В.-СПб:  Питер,2005.-411с.: ил

5.Стенюков М.В./Справочник секретаря/  СтенюковМ.В. - М: «Издательство ПРИОР», 2002.-192с.

Нормативно-локальная база:

1.устав

2.должностная инструкция